Энциклопедия решений ГАРАНТ. График отпусков
График отпусков утверждается работодателем ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации необходимо учесть его мнение в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть первая ст. 123 ТК РФ, ст. 8 ТК РФ).
Если работодатель продолжает применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, то график отпусков составляется по форме N Т-7.
В графе 5 по каждому работнику указывается продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в календарных днях, а в графе 6 — запланированная дата начала отпуска (число и месяц; год можно не указывать, поскольку он уже обозначен в заголовке графика). Проставлять в графике дату окончания отпуска не требуется.
Если по соглашению сторон ежегодный отпуск работника разделен на части, в графике путем заполнения нескольких строк отражаются продолжительность и дата начала каждой части отпуска.
Иногда работодатели запланированную дату отпуска отражают в графике путем указания только месяца (без конкретного числа). Верховный Суд РФ в определении от 06.02.2014 N АПЛ13-606, по сути, подтвердил правомерность таких действий, указав, что законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике очередных отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника. Полагаем, что в ситуации, когда в графике отражен только месяц, точную дату ухода в отпуск в пределах этого месяца нужно согласовывать с работником.
Графы 7 — 9 заполняются по факту. В примечаниях обычно отражают дополнительную информацию по запланированным отпускам (например, отмечают отпуска за прошлые рабочие годы, уточняют, что продолжительность отпуска за вредные условия труда пересчитывается пропорционально стажу работы в таких условиях, имеющемуся на момент предоставления).
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными о новых сотрудниках, заполняют еще одну форму и утверждают ее в качестве дополнения к графику отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика.
Существует позиция, согласно которой работодатель во исполнение требования части второй ст. 22 ТК РФ обязан знакомить работников с графиком отпусков под роспись, поскольку этот документ обязателен для сторон трудовых отношений и утверждается с соблюдением ст. 372 ТК РФ, в связи с чем является локальным нормативным актом (см. консультации специалистов Роструда, определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11.11.2015 N 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24.02.2014 N 11-1778/2014, решение Смоленского областного суда от 15.07.2014 N 21-197).
По нашему глубокому убеждению, график отпусков не является локальным нормативным актом, поскольку не содержит правовых норм, то есть правил поведения, обязательных для неопределенного круга лиц и рассчитанных на неоднократное применение. Тот факт, что работодатель при утверждении графика отпусков должен соблюсти порядок учета мнения профсоюза, установленный для принятия локальных нормативных актов, график отпусков локальным нормативным актом не делает. Поэтому часть вторая ст. 22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в данном случае не применяется. Отдельной нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись, Трудовой кодекс РФ не содержит. Соответственно, обязанность работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в организации исчерпывается извещением конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (часть третья ст. 123 ТК РФ).
У этой точки зрения также есть сторонники как среди специалистов Роструда (см. ответы дежурного инспектора портала «Онлайнинспекция.РФ»), так и среди судей (определение Свердловского областного суда от 02.04.2014 N 33-4186/2014, определение Камчатского краевого суда от 20.06.2013 N 33-911/2013, постановление Президиума Пензенского областного суда от 25.05.2011 N 44а-76/2011).

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

Как говорится, готовь сани летом, а телегу – зимой. В кадровом деле в роли пресловутой телеги выступает график отпусков. По закону его нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Но когда график отпусков составлен и утверждён, у специалистов по кадровому делопроизводству нередко возникает вопрос: обязан ли работодатель знакомить с этим документом под роспись всех сотрудников компании?

Разобраться в этом вам помогут специалисты Superjob.

На профессиональных форумах HR-менеджеров, в том числе на портале Superjob.ru, по этому поводу ведутся горячие споры. Мы решили обобщить имеющиеся мнения и разобраться в нюансах кадрового делопроизводства. Оказалось, что менеджеры по персоналу обладают в этом вопросе значительной свободой.

Убиваем двух зайцев
Для начала уточним, что говорит по этому поводу Трудовой кодекс РФ. В статье 123, регламентирующей очередность предоставления отпусков, необходимость под роспись знакомить всех сотрудников именно с графиком отпусков не предусмотрена. Упоминается лишь, что о времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала. А это не одно и то же. Тем не менее многие специалисты по кадровому делопроизводству всё же проводят такую процедуру, объясняя это двумя причинами.

Во-первых, скрытой правовой коллизией: в статье 22 Трудового кодекса говорится об обязанности работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Если считать график отпусков таким локальным нормативным актом, то знакомить с ним всех сотрудников всё же необходимо, несмотря на отсутствие прямых указаний в статье 123. Чтобы избежать возможного нарушения трудового законодательства, HR-менеджеры подстраховываются.

Во-вторых, ознакомление работников с графиком отпусков фактически способно заменить собой подготовку и заполнение многочисленных уведомлений о времени начала отпуска. Иными словами, если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за две недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже необязательно. Достаточно вовремя подготовить приказ об отпуске и выплатить отпускные.

Ведь Трудовой кодекс не оговаривает форму и способ письменного уведомления работников, оставляя это на усмотрение кадровика, а устанавливает лишь срок (не позднее чем за 14 дней до начала отпуска) и необходимость получения «автографов» сотрудников. Таким образом, ознакомление с графиком отпусков под роспись позволяет убить двух зайцев: подстраховаться на случай скрытого противоречия в законодательстве и упростить уведомление сотрудников о времени начала отпуска.

Как уведомить коллег?
Итак, вы приняли решение ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков под роспись. Как рациональнее организовать эту процедуру? Существует два возможных пути.

Напомним, график отпусков составляется на основе унифицированной формы кадровых документов №Т-7. Первый путь – это внести в неё дополнительный столбец № 11 «С графиком ознакомлен / дата / подпись». Лучше сделать это с помощью приказа генерального директора. Подобное дополнение не противоречит закону.

Второй путь – создать отдельный лист ознакомления в произвольной форме. Как и график отпусков, он может быть разбит на части (по структурным подразделениям компании). Это удобно, когда речь идёт о большом коллективе. Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить работников с графиком за конкретным сотрудником или руководителями подразделений компании.

Наконец, можно уведомить сотрудников о графике отпусков и без всяких «автографов» – с помощью электронной почты, интранет-портала компании или старого доброго информационного стенда. Но помните, что в этом случае вы не избавлены от обязанности под роспись сообщать о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за две недели до этого радостного события.

Впрочем, таким уведомлением может считаться и приказ об отпуске (сотрудник расписывается в нём после ознакомления), если он выпущен не позднее чем за две недели до начала отпускного периода. Как видно, в работе с графиком отпусков нет ничего сложного, однако знание всех нюансов данной процедуры позволит вам всегда быть в ладах с законом и собственными коллегами. Желаем вам безошибочного делопроизводства и приятных отпускных дней!

Зачем нужен документ в организации

Сама бумага, которая составляется в процессе извещения, может быть абсолютно различной, безусловно оговорено лишь то, что сам сотрудник обязан поставить на документе свою собственную подпись. График отпусков представляет собой локальный нормативный акт, принимаемый на предприятии, в котором регламентируются даты, когда сотрудники этой компании уходят в отпуск.

Этот документ принимается на один год и в нем прописывается, каковы даты отправления на отдых сотрудников всех структурных подразделений данной организации.

Требуется, чтобы график был составлен за две недели до соответствующего года, то есть в середине декабря предыдущего.

При этом целесообразно знакомить персонал соответствующей компании с содержанием данного акта как по возможности заблаговременно. Получив информацию о том, в какой конкретно период в течение года они будут отправлены в отпуск, сотрудники могут спланировать свой год и определиться, каким образом они израсходуют предоставленное им свободное время.

Именно поэтому исходя из соображений здравого смысла ознакомление с графиком отпусков безусловно необходимо произвести максимально оперативно.

В то же время в законодательстве (Трудовом кодексе) содержится только предписание организации известить всех работников относительно даты их отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Иначе говоря, такое сообщение можно сделать существенно раньше, но по буквальному толкованию этой нормы можно информировать подчиненных о периоде отдыха всего за две недели до его первого дня, и в этом случае работодателя не ждут никакие санкции.

Однако в законодательстве существуют нормы, которые доказывают необходимость оперативного извещения персонала о графике отпуска.

Данный документ представляет собой локальный нормативный акт, который относится к трудовой деятельности кадров и является для них обязательным.

При этом в ТК определено, что у предприятий существует обязанность оперативно знакомить сотрудников с локальными актами, относящимися к исполнению ими трудовых функций.

Из этого юристы делают вывод, что организациям все-таки необходимо под роспись заранее предоставлять занятым в них лицам информацию о графике отпуска.

При этом право на ознакомление не стоит смешивать с возможностью самостоятельно определять время собственного периода отдыха в течение года, которая у работников отсутствует. Наниматель может учесть соображения подчиненных, однако он не обязан это делать.

Таким образом, если сотрудника проинформировали относительно времени, на которое назначен его отпуск, то он обязан с ним согласиться, возможности оспорить решение предприятия у него нет.

Порядок исполнения обязанности работодателем

Порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков точно не описан в действующем законодательстве. Хотя само это действие безусловно обязательно, точная его форма может быть выбрана работодателем в соответствии с принятыми в его организации традициями делопроизводства.

Общий принцип ознакомления сотрудников с информацией о времени их отдыха предполагает, что составляется документ, поскольку требуется, чтобы работники удостоверили ознакомление с локальным актом собственными подписями.

Такой бумагой может быть как лист ознакомления с графиком отпусков, так и журнал соответствующего оформления.

Также возможно применение унифицированной формы Т-7, которую для таких целей требуется дополнить лишней графой, в которой сотрудник своей подписью подтверждает, что он ознакомлен с имеющим к нему отношение расписанием.

В то же время ознакомление персонала с данной информацией через интернет не является достаточным действием. Разумеется, работодатель может эффективно уведомить собственных подчиненных относительно данного решения.

Соответствующее сообщение можно разместить на интернет-странице компании либо же направить его через электронную почту всем сотрудникам. Однако такое действие означает, что подписи от сотрудников не получены.

Поэтому даже если уведомление таким способом посредством интернета произошло заблаговременно, предприятию (его ответственному лицу) в любом случае необходимо получить означенные подписи за стандартные четырнадцать дней до начала отпускного срока.

Образец листа ознакомления

Существует целый ряд вариантов документального оформления процедуры ознакомления с графиком отпусков.

Одна из разновидностей документа — это лист, представляющий собой сравнительно простую форму.

В самой верхней части документа приводится название компании и ее реквизиты.

Далее на этой бумаге по центру размещено его название — собственно лист ознакомления, а строчкой ниже — с графиком отпусков. Далее упоминается, что этот документ утвержден приказом и приводятся даты его принятия и номер этого приказа.

Следом идет простая таблица. Она включает в себя целый ряд колонок, в том числе:

• фамилию, имя и отчество сотрудника;
• его табельный номер;
• структурное подразделение организации, к которому он относится;
• занимаемая им должность в соответствии со штатным расписанием;
• даты, когда он отправится на отдых и когда он вернется из него на свое рабочее место;
• число календарных дней в данном периоде;
• день, когда сотрудник был ознакомлен с бумагой;
• его подпись.

Соответственно в каждую строчку в этой таблице на пересечении со всеми колонками вносятся данные относительно определенного сотрудника и его отпуска в текущем году.

Во все колонки, перечисленные выше, информацию вносит специалист, ведающий отпусками, сотруднику же достаточно поставить собственную подпись и указать ее дату.

Журнал учета ознакомления сотрудников с датами отпуска представляет собой несколько более сложный по оформлению документ. Его таблица схожа с таблицей, описанной выше, но в таком журнале дополнительно требуется упомянуть подпись утвердившего этот документ руководителя, а также изложить мнение выбранного профсоюзного органа.

Также под таблицей в журнале есть строчка, относящаяся к руководителю кадровой службы. В ней требуется привести его должность, там же он расписывается и указывает расшифровку этого реквизита.

Скачать образец листа ознакомления можно бесплатно с нашего сайта.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Лист ознакомления с графиком отпусков

Особенности законодательного регулирования

Ответ на вопрос, обязательно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков, может быт различным, в зависимости от того, какой срок имеется в виду.

Так, в Трудовом кодексе прямо прописано, что для работодателя существует обязательство извещать сотрудника о том, что такого-то числа он отправится в отпуск не позднее, чем за четырнадцать дней до соответствующие даты. Неизвещение об этом представляет собой явное нарушение трудового законодательства. В качестве последствия должностное лицо организации, обязанное выполнить данное действие, будут ждать санкции от государства за нарушение прав подчиненного ему персонала.

Данная в Трудовом кодексе норма имеет формулировку «не позднее двух недель». Это предполагает, что работники могут быть проинформированы о соответствующих датах, определенных для них, существенно раньше этой отметки, она установлена как крайний срок.

Также стоит помнить, что по точной норме от работника требуется подпись в том, что до него была донесена информация относительно того, что его отпуск начнется в такое-то время. При этом не оговаривается, на каком документе он должен ее ставить. Эта бумага может быть как графиком отпусков, так и листом ознакомления.

С другой стороны по норме статьи 22 Трудового кодекса устанавливается, что работодатель обладает обязанностью информировать сотрудников относительно локальных правовых актов при условии, что их содержимое влияет на исполнение ими трудовой функции.

Подобное положение часто толкуется так, что график отпусков, который составляется в декабре предшествующего года, требуется сделать известным для работников компании в сжатые сроки. Кроме того, это решение означает, что данный сотрудник получит больше возможностей для подготовки своего отдыха.

Разумеется, если персонал компании поставил еще в декабре свои подписи под вышедшим тогда графиком отпусков, то в дальнейшем предлагать его представителям расписываться в листе ознакомления за две недели до их ухода на отдых не требуется.