Порядок заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой ключевой документ, в котором фиксируются все этапы трудовой карьеры специалиста. Именно поэтому ее заполнению уделяется особое внимание, в том числе на законодательном уровне. В частности, порядок внесения сведений в этот документ и вопросы исправления недействительных записей регламентируется следующими нормативными документами:

Трудовой кодекс Российской Федерации; постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»; постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Как устанавливает постановление № 225, трудовая книжка включает в себя три основных раздела: титульный лист, раздел, отведенный для внесения сведений о работе, и раздел, предназначенный для фиксации информации о вознаграждениях. При этом порядок исправления неверных данных в трудовой будет различаться в зависимости от того, в каком именно разделе была допущена ошибка.

Основные случаи признания записи в трудовой книжке недействительной

Практика показывает, что наиболее распространенными ошибками, которые уполномоченные лица допускают при внесении сведений в трудовую книжку, являются такие неточности как указание неверной даты наступления того или иного события, например, приема или увольнения с работы, а также перевода на другую должность — такие сведения фиксируются в графе 2.

Кроме того, нередко встречаются и ошибки в других графах трудовой: так, в графе 3 иногда указывают неправильное название должности сотрудника или формулировку причин его увольнения с работы, а в графе 4 — неверные данные о локальном нормативном акте, на основании которого произведена соответствующая кадровая операция.

Скачайте документы по теме:

Общий порядок действий в случае наличия недействительной записи

Пункт 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, устанавливает, что в случае, если было обнаружено, что в трудовой книжке та или иная запись недействительна, неправильна или неточна, такая запись в обязательном порядке должна быть исправлена.

Ключевым требованием к ситуации, если те или иные сведения были ошибочно внесены в трудовую, является полный запрет на какие-либо исправления на страницах документа. К ним относятся все возможные варианты таких исправлений, включая зачеркивание, покрытие корректором, нанесение правильной записи поверх ошибочной и проч. Для внесения правильных данных необходимо использовать специальный образец отмены записи в трудовой книжке, который вписывается в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Обратите внимание! Эти правила не относятся к случаю, когда запись признается недействительной на титульном листе трудовой книжки: в этой ситуации действует особый порядок внесения исправлений.

Общий порядок исправления неверных записей предполагает, что корректные данные вместо неправильных вносятся тем работодателем, который допустил ошибку при заполнении трудовой. Если в настоящий момент сотрудник уже работает у другого работодателя, последний также вправе внести требуемую информацию в трудовую книжку — при условии, что работник предоставит подтверждающий ее документ, выданный прежним работодателем.

В случае, если компания, которая внесла неверную запись, отказывается предоставить такой документ или уже не существует, подтверждением правильной информации могут быть данные архивов или судебное постановление.

Обратите внимание! Внесение изменений в трудовую книжку осуществляется уполномоченным сотрудником, чаще всего специалистом отдела кадров на основании соответствующего приказа, подписанного руководителем компании.

При этом, однако, далеко не все ситуации, в которых можно признать запись в трудовой книжке недействительной, описаны в действующих нормативных документах. В этой связи сотрудники кадровых служб при принятии решения в условиях конкретного случая могут руководствоваться сложившейся практикой либо использовать алгоритмы, аналогичные тем, которые зафиксированы в законодательстве.

Наконец, у них также остается возможность принимать решение по собственному усмотрению. Однако в этом случае необходимо строго следить за тем, чтобы оно не противоречило положениям актуальной нормативной базы.

Признание недействительной записи на титульном листе трудовой книжки

Заполнение титульного листа трудовой книжки требует особенного внимания со стороны сотрудников кадровой службы, поскольку исправление сведений в этом разделе документа на сегодняшний день недостаточно полно урегулировано действующим законодательством. В частности, раздел 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусматривает правомерную возможность изменения сведений в данном разделе в случае, если они изначально были внесены верно, но затем в этом вопросе действительно произошли обновления.

Например, это может случиться, если сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, либо документ был выдан работнику, когда у него еще было неоконченное высшее образование, а затем он закончил вуз.

В этом случае Инструкция предписывает кадровому работнику аккуратно зачеркнуть устаревшую надпись одной чертой, после чего над ней вписываются новые сведения. В случае, если информацию на титульном листе следует не заменить, а дополнить, зачеркивать записи, внесенные ранее, нет необходимости — их продолжают считать действительными, а новую информацию вносят на свободные поля.

Обратите внимание! В этих случаях необходимо зафиксировать на внутренней стороне обложки трудовой реквизиты документа, на основании которого вносятся исправления.

Таким образом, в действующих нормативно-правовых документах, регламентирующих порядок заполнения трудовой книжки, не содержится указаний на то, как работодателю следует поступить в случае, если обнаружится, что сведения на титульном листе оказались неправильными. Поэтому и работнику, и работодателю следует внимательно следить за тем, чтобы вписываемые сюда сведения соответствовали действительности. Если же в данном разделе документа все же была допущена ошибка при заполнении, что чаще всего происходит при первичной выдаче трудовой, необходимо списать испорченный бланк и завести работнику новую трудовую.

Некоторые сотрудники кадровых служб практикуют зачеркивание информации на титульном листе и внесение новых сведений с заверением исправления на внутренней обложке трудовой, однако действующие правила не содержат указания на такой способ внесения правильных данных как на правомерный.

Исправление недействительной записи в основном разделе трудовой книжки

Справка

1. определить порядковый номер неверной записи согласно нумерации в графе 1 трудовой книжки;
2. после последней на данный момент записи в трудовой проставить следующий порядковый номер в данной графе;
3. в графе 2 указать дату внесения новой записи;
4. в графе 3 вписать фразу «Запись за номером (соответствующим номеру неверной записи) недействительна;
5. в графу, в которой была допущена ошибка при внесении информации в трудовую, внести правильные сведения — например, верную формулировку должности или реквизиты приказа;
6. в оставшихся графах продублировать сведения, которые были внесены без ошибок.

Соответствующий порядок исправления недействительной информации в трудовой книжке действует также при заполнении других разделов трудовой книжки и дополнительных документов, включая раздел, предназначенный для внесения сведений о награждениях, дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее.

Обратите внимание! После внесения отметки о том, что следует определенную запись в трудовой книжке считать недействительной, остальные записи нумеруются по порядку, следующему после записи об ошибке.