Прием на работу и назначение материально ответственного лица в организации

Назначение материально ответственного лица при приеме на должность в организации осуществляется в следующем порядке:

1. Работодатель должен подготовить рабочее место сотруднику – проверить материально-техническое его обеспечение.
2. Далее подбирается руководством подходящая на это место кандидатура – учитывается отсутствие судимости, наличие высшего образования по данной специальности, стаж работы, отсутствие противопоказаний в плане медицинских показателей.
3. Затем работнику объясняют его должностные обязанности и полномочия – оговариваются гарантии и условия труда, обсуждается размер заработной платы, подписываются нормативные документы.
4. Заключается договор о полной, индивидуальной или коллективной материальной ответственности в двух образцах – один экземпляр остается у работодателя, другой отдается сотруднику.
5. Затем уполномоченное лицо официально трудоустраивается – составляется приказ по специальной форме, и сотрудник оформляется с записью в личное дело и трудовую книгу.
6. Руководитель издает указ о назначении материально ответственного лица в компании или организации, в котором описываются его права и обязанности.
7. Следом осуществляется прием и передача тмц – описывается перечень товарных материальных ценностей руководителя, которые сотрудник будет применять в ходе работы и продаж.

Обратите внимание! Если мат ответственность возлагается на уже действующего работника, который состоит в штате, то процедура значительно упрощается. Для процесса понадобиться составить и заключить договор с данным сотрудником и на основе этого соглашения издать приказ.

Следует учитывать, что с одним работником можно заключить только одно соглашение, но при этом документ может быть двух видов – индивидуальная или коллективная мат ответственность. Также на лицо может возлагаться полная материальная ответственность, однако по закону такое соглашение можно заключать только с совершеннолетними лицами, поскольку лица, которые не достигли 18 лет, несут ответственность только за причинение ими ущерба имуществу.

Процесс приема – передачи

Как назначить после смены работника материально ответственное лицо? Поводом для осуществления такой процедуры могут стать следующие обстоятельства:

• Увольнение сотрудника;
• Отправление работника в длительную командировку;
• Уход на больничный;
• Сотрудник не надлежащим образом использовал доверенное ему имущество;
• Другие негативные факторы.

Назначить материально ответственное лицо не получится по стандартной форме приказа о смене мат ответственного работника, поскольку такая форма законодательством не предусмотрена. Это означает, что документ будет составляться в свободной форме, исходя из потребностей компании и представлений о нем руководства. Если же внутри предприятия присутствует собственный шаблон данного документа, который был ранее разработан и утвержден работодателем, ориентироваться при составлении всей последующей документации следует на него.

Обратите внимание! Данный приказ должен в полной мере отвечать всем нормам распорядительной документации.

Что же касается составления приказа о смене материально ответственного лица, здесь составители вправе самостоятельно выбирать в печатной или рукописной форме его делать. Такой документ производится в одном подлинном экземпляре. Если его необходимо отксерокопировать, то все ксерокопии должны быть заверены надлежащим образом и переданы по месту требования.

На ком лежит ответственность за подписание такого документа? Назначение материально ответственного лица, как и другие бумаги подобного рода должен подписать директор или работник, которые временно исполняет его обязанности. Также в соглашении должны расписаться все перечисленные в нем сотрудники.

Также в таком бланке обязательно указывается следующая информация:

• наименование бумаги;
• его порядковый номер;
• полная дата и место составления;
• формулировка основной части – причина, обоснование;
• ссылка на бумагу, в которой выполняется эта процедура;
• полное ФИО предыдущего материально ответственного работника и его должность;
• ФИО нового мат ответственного лица и его должность;
• дата вступления в полномочия;
• указание и фиксация в соответствующем акте передачи тмц;
• распоряжение кадровому отделу заключить с новым МОЛ дополнительного к трудовому договора;
• ФИО работника, который обязан проследить за выполнением всех требований приказа.

Инвентаризация

Бывают ситуации, когда назначение материального ответственного сотрудника осуществляется по причине смерти мат ответственного работника. Что делать в данном случае? В таких случаях производится инвентаризация по причине отсутствия ответственного материально человека.

Такая процедура осуществляется в пределах учетной политики организации. В независимости от причины проведения инвентаризации, процедура должна выполняться согласно следующим правилам:

1. Издание руководителем приказа о выполнении инвентаризации.
2. Создание специальной комиссии, которая будет действовать постоянно. В состав комиссии, как правило, входят сотрудники экономических, аудиторских и финансовых отделов.
3. Сбор всей необходимой информации для проведения проверки на предмет сохранности имеющегося имущества.
4. Соотношение результатов с представленной документацией.
5. Предъявление определенных требований при выявлении недостачи материально ответственному человеку.

Примечание! Для того чтобы избежать уклонения ответственного работника от материальной ответственности и других непредвиденных обстоятельств, нужно тщательно оформлять всю необходимую документацию.

Возмещение ущерба и освобождение от ответственности

Если материально ответственным работником по какой-либо причине был нанесен вред вверенному имуществу, что привело к нанесению ущерба и финансовым потерям работодателя и компании, то руководитель вправе рассчитывать на взыскание нанесенного ущерба. Это также касается недостач, в том случае если работник имеет дело с ценностями. По закону привлечь сотрудника к ответственности можно по двум ее видам – ограниченной и полной.

Первый вариант предполагает взыскание полной сумы нанесенного ущерба. При этом, виновный вправе не только компенсировать убытки в денежном эквиваленте, но и предоставить компании аналогичное к поврежденному или утраченному имуществу.

Второй вариант предусматривает взыскание ущерба в размере средней заработной платы относительно сумы причиненного ущерба. Удерживать недостачи возможно частично из его заработной платы.

Также ТК РФ четко указаны обстоятельства, при которых человек может быть освобожден от мат ответственности:

• сотрудник был освобожден работодателем от последствий его деяний по причине его качественной работы, профессионализма и большого опыта работы;
• ущерб, причиненный имуществу, нанесен не вследствие прямого воздействия виновного, в то время как последний действовал строго по должностной инструкции;
• ущерб имуществу нанесен сотруднику во время чрезвычайной ситуации во избежание еще больших потерь или при спасении людей.

Как показывает юридическая практика, такие дела лучше решать внутри предприятия, а не доводить дело до судовых исков, поскольку в последнем случае велика вероятность, что судовое расследование может затянуться на несколько лет.

Образцы приказов об индивидуальной и коллективной материальной ответственности

Прежде чем вверять работнику материальные ценности компании и заключать с ним соответствующее соглашение, нужно убедиться, что его должность имеется в перечни материально ответственных лиц, который установлен Министерством труда.

Например, в этот перечень входят однозначно должности контролера транспорта, кассира, завхоза, кладовщика, начальника строительных участков, заведующего аптечным складом и врача лаборанта. На все перечисленные должности накладывается индивидуальный вид мат ответственности. Коллективная ответственность применяется к следующим сферам деятельности – реализация товара, денежный расчет через кассы, доставка посылок, депозитарное обслуживание.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что процесс осуществления приема человека на должность и назначение его материально ответственным лицом необходимо обязательно документировать. Такую бумагу необходимо составлять надлежащим образом – грамотно и четко, со строгим соблюдением всех законодательных норм. Только в таком случае организация может уберечь себя от неприятных ситуаций и рассчитывать на возмещение причиненного ущерба. Также обязательно должно быть составлено и подписано соглашение о назначении уполномоченного человека. При этом нужно также убедиться, что для данного лица можно установить мат ответственность.

Порядок действий

Процедура назначения материально-ответственного лица (сокращенное наименование – МОЛ) фиксируется Постановлением Минтруда №85 от 31-го декабря 2002-го года.

За ее регулирование также отвечает Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК). Специальности либо должности данных сотрудников должны иметь прямую связь с работой с материальными ценностями.

Это условие относится к разряду обязательных для назначения сотрудника материально-ответственным лицом.

Чтобы назначить материально-ответственным лицом, нужно выяснить, входит ли должность работника в Перечень, который утвердило Постановление №85 от 21.12.2002.

Этот документ состоит из исчерпывающего списка профессий и выступает в роли основания для подписания соглашений о полной материальной ответственности.

Например, заключение этого соглашения закрепляет Закон для должностей: кассира, водителя, кладовщика и так далее. Перечень состоит из работ, затрагивающих хранение, транспортировку, отпуск ТМЦ на складских помещениях, кладовках, и других идентичных офисах.

Исходя из положений 277 статьи ТК РФ, наложение полной материальной ответственности осуществляется на руководителя организации. Статья 243 ТК РФ, положение 7, сообщает об установлении ответственности конкретно положениями трудового соглашения.

В его заключении принимают участие главный бухгалтер организации и заместители начальника того или иного предприятия. Причиненный ущерб в таких случаях возмещается полностью.

Отрезки времени не фиксируются законодательными положениями Российской Федерации столь строго, но, если на работу берут материально-ответственное лицо, лучше все же зафиксировать процесс мгновенно – еще в момент приема на рабочее место.

Несовершеннолетние работники несут полную материальную ответственность исключительно при возникновении ситуаций, прописанных в статье 283-й Трудового Кодекса РФ, если при нанесении ущерба имели место такие факторы:

• Были совершены умышленные действия (либо отмечалось бездействие).
• Были совершены действия противоправного характера (человек что-то украл, поджог существующее имущество).
• Если работник совершил административный проступок (все нормы определяются КОАП РФ).
• Если работник находился под воздействием алкоголя, наркотиков, психотропных веществ.

В целом, если учитывать все законодательные положения, назначить материально-ответственное лицо не так уж и сложно. Главное – придерживаться определенного распорядка (то есть, действовать «шаг за шагом»).

Порядок увольнения материально-ответственного лица.

Какие документы нужно оформить?

Материально-ответственное лицо назначается соответствующим приказом руководителя.

Законодательные положения Российской Федерации не дают определения типовой формы данного документа.

При этом его подготовка должна учитывать положения статей 242-й и 244-й Трудового Кодекса РФ.

Приказ о назначении материально-ответственного лица состоит как из обязательных, так и из рекомендуемых положений.

В приказе о назначении МОЛ должны быть указаны:

• Дата и номер.
• Реквизиты, которыми обладает компания.
• Сведения о том, кто приступает к выполнению обязанностей материально-ответственного лица.
• Пункты, затрагивающие следующий важный момент: что требуется предпринять для того, чтобы сохранить имущество.
• Перечень вещей, относящихся к категории ценных.
• Подпись.

После того, как приказ будет подготовлен и подписан, о нем необходимо сообщить материально-ответственному лицу.

Скачать образец приказа о назначении материально-ответственного лица — word.

Скачать образец приказа о назначении группы МОЛ — word.

Как назначить МОЛ при приеме на работу?

Если работодателю необходимо назначить сотрудника материально-ответственным лицом, то нужно провести следующие действия:

1. Провести подготовку рабочего места. Будет намного лучше, если его также должным образом аттестуют. Данная процедура позволит изучить обстоятельства микроклимата на рабочем месте, уровень освещения, шума. Будет проверено, насколько сильно воздействуют на место вредные вещества.
2. На второй стадии подбирается кандидатура, подходящая на требуемую должность. Учитываются показания медицинского характера, рабочий стаж, наличие или отсутствие высшего образования.
3. Будущему сотруднику рассказывают про должностные обязанности, условия труда и заработную плату. Также сообщают о правилах, согласно которым, контролируется внутренний трудовой распорядок, предоставляются для изучения иные местные правовые акты (те, которые действуют в этой организации). Речь может идти о коллективном соглашении, положении о начислении премий и так далее.
4. Следующая стадия назначения материально-ответственного лица предполагает заключение трудового соглашения, договора о неразглашении коммерческой тайны. Здесь дается еще одна важная рекомендация (но это лишь совет, к процессам обязательного типа он не относится) — заключение соглашения о полной материальной ответственности. С типовой формой можно ознакомиться в приложении к Постановлению Минтруда №85.
5. Сотрудник подает заявление о том, чтобы его приняли на работу.
6. Далее в специализированных журналах учета регистрируются все заключенные соглашения.
7. Следующий этап – издание приказа о приеме на работу. Используется одна из следующих форм: Т-1 или Т‑1а.
8. Далее происходит внесение записи в трудовую книжку, а также книгу, регистрирующую движение таких книжек.
9. Следующая стадия – стадия оформления личной карточки с использованием формы Т-2 и личного дела (если организация занимается ведением личных дел работников).
10. Одна из заключительных стадий – проведение первичного инструктажа по технике безопасности на рабочем месте.
11. И завершающий этап назначения МОЛ – осуществление процедуры приёма‑передачи ТМЦ от одного МОЛ другому.

Назначение материально ответственного лица

1. Я была материально ответственым лицом до ноября 2017 года. 21.11.2017 на мое место был назначен новый сотрудник. Приказ и договор о материальной ответственности имеется. В апреле 2018 года выяснилось, что имеются только часть актов о пересдаче. Отсутствует акт о пересдаче оборудования. В ходе инвентаризации была выявна недостача. Руководство обвиняет меня, но на 01.10.17,после плановой инвентаризации недостатков не было. В периос 21.11.17 и по сегодняшний день я не являюсь материально ответственой. Мне предлогают возместить ущерб, в случае отказа грозят подачей в суд.

1.1. Здравствуйте!
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и изданным в его исполнение нормативным подзаконным актам, организация бухгалтерского учета, включая проведение плановых и внеплановых инвентаризаций имущества, товарно-материальных ценностей и финансовых обязательств в экономическом субъекте (предприятии. Организации и учреждении) возложена на его руководителя, а непосредственное его ведение, на главного бухгалтера или лицо, назначенное осуществлять его функции. Законность и полнота проведения указанных инвентаризаций обеспечивается членами инвентаризационной комиссии и бухгалтерскими работниками, в том числе и при составлении акта сдачи-приемки чего-либо, в том числе и оборудования. Если эти лица своевременно не приняли надлежащих мер по надлежащему оформлению передачи оборудования, то за это они и должны нести соответствующую ответственности, в том числе и имущественную. В связи с вышеизложенным, сделанные Вам предложения о возмещении ущерба, не основаны на нормах закона, являются незаконными и необоснованными, а потому рекомендую Вам их не принимать. При законном рассмотрении судом гражданского дела по возможно заявленному к Вам иску о возмещении этого ущерба, никаких законных оснований к его удовлетворению не имеется, и скорее всего в его удовлетворении будет отказано.

2. Как правильно издать приказ о назначении О назначении материально
ответственного лица
за обеспечение
сохранности денежных средств.

2.1. Здравствуйте, Вам его напечатать или как?

2.2. Добрый день! Услугу по подготовке и правовой оценке приказов предоставляют практически все юридические компании, деятельностью которых является корпоративное право и правовое сопровождение юридических лиц. Данный вид деятельности является платным. Обращайтесь, поможем.

3. Возможно ли назначение материально-ответственного лица за муниципальную казну (сохранность имущества, пожарная безопасность и т.д.)?

3.1. За пожарную безопасность точно возможно. Вам ссылки на нормативные акты нужны?

4. Возможно ли назначение материально-ответственного лица за муниципальную казну (сохранность имущества, пожарная безопасность и т.д.)?

4.1. Добрый день! Да, возможно, оформляется приказом под роспись работнику и договор о полной материальной ответственности или допсоглашением к трудовому договору, можно изменить должностную инструкцию.

5. Был назначен материально ответственным лицом в структурном подразделении отдела геофизических исследований ОАО СМГ с оформлением Приказом по предприятию и доведением под роспись. По истечении некоторого времени структурное подразделение реформировали — изменилось название, штатное расписание и моя должность. Несу ли материальную ответственность, в новом подразделении, если другого Приказа о моем назначении материально ответственным лицом не было.
С уважением, Василий.

5.1. Здравствуйте. Еслти приказа нет- то не несете.

6. Правомочно ли назначение материально-ответственного лица кафедры из числа преподавателей, избранных по конкурсу.

6.1. Здравствуйте. Да, если есть согласие самого преподавателя.

6.2. Трудовой кодекс допускает, но ес ли в коллективном договоре прямо прописано, тогда не правомочно.

7. Я набираю распоряжение председателя Совета о назначении материально ответственного лица (его же самого), но к обязанностям председатель приступил с 25 сентября, а распоряжение будет от 5 ноября (подписанное им же!) Как корректно отобразить это в документации?1.Назначить меня, председателя Совета…, материально ответственным лицом. 2. ? Распоряжение действует на возникшие правоотношения с 25 сентября? 3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Заранее спасибо за помощь. С уважением, Аня.

7.1. Добрый вечер! Да распоряжаться. Удачи вам в делах, пишете если нужна помощь.

8. Предприятие объявили банкротом. Назначен конкурсный управляющий. Материально-ответственное лицо (зав. столовой) просит уволить по соглашению сторон. На кого передавать мат. ценности за которые она в ответе?

8.1. Приказом конкурсного управляющего должно быть указано лицо, которому надлежит передать материальные ценности, или их при мает комиссия и затем помещение опчатывают.

9. Правомерно ли назначение материально ответственным лицом прогаммиста? Бюджетная организация область медицинское здравоохранение. Согласно постановлению №85 от 31 декабря 2002 года должнось программист отсутствует в списке дожностей имеющих право быть материально ответственными лицами.
Бухгалтерия говорит что список не закрыт так ли это на самом деле?

9.1. если ваш программист допущен к материальным ценностям, то организация вправе заключить с ним договор материальной ответственности. Список должностей с матер. ответственностью не носит исчерпывающий характер.

10. Правомочно ли назначение руководством организации материально-ответственного лица из числа сотрудников (не завхоз и т.п.) в одностороннем порядке, без составления допдоговоров с ним, и отражение такового ответственного лица в инвентаризационной описи?

10.1. В одностороннем порядке не правомерно это, а в двухстороннем порядке возможно.
С Уважением,

10.2. Нет не правомочно. Есть перечень должностей , которые подлежат материальной ответственности.
Приложение N 1
к Постановлению Министерства
труда и социального развития
Российской Федерации
от 31 декабря 2002 г. N 85
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОЛЖНОСТЕЙ И РАБОТ, ЗАМЕЩАЕМЫХ ИЛИ ВЫПОЛНЯЕМЫХ
РАБОТНИКАМИ, С КОТОРЫМИ РАБОТОДАТЕЛЬ МОЖЕТ ЗАКЛЮЧАТЬ
ПИСЬМЕННЫЕ ДОГОВОРЫ О ПОЛНОЙ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ
МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА НЕДОСТАЧУ
ВВЕРЕННОГО ИМУЩЕСТВА
I
Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).
Руководители, их заместители, специалисты и иные работники, осуществляющие: депозитарную деятельность; экспертизу, проверку подлинности и иную проверку, а также уничтожение в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и / или Минфином России бланков; операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операции с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживание клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учет и хранение ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; операции по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; инкассаторские функции и перевозку (транспортировку) денежных средств и иных ценностей (в том числе водители-инкассаторы), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции.
Директора, заведующие, администраторы (в том числе старшие, главные), другие руководители организаций и подразделений (в том числе секций, приемных, пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместители, помощники, продавцы, товароведы всех специализаций (в том числе старшие, главные), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции; начальники (руководители) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производители работ и мастера (в том числе старшие, главные) строительных и монтажных работ.
Заведующие, другие руководители складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместители; заведующие хозяйством, коменданты зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши; старшие медицинские сестры организаций здравоохранения; агенты по заготовке и / или снабжению, экспедиторы по перевозке и другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей.
Заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты.
Лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек.
II
Работы: по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.
Работы, связанные с осуществлением: депозитарной деятельности; экспертизы, проверки подлинности и иной проверки, а также уничтожения в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и / или Минфином России бланков; операций по купле, продаже, разрешению на оплату и иных форм и видов оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операций с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживанием клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; операций по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; инкассаторских функций и перевозкой (транспортировкой) денежных средств и иных ценностей.
Работы: по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации).
Работы: по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов.
Работы: по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче на прокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей.
Работы: по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче).
Работы: по покупке, продаже, обмену, перевозке, доставке, пересылке, хранению, обработке и применению в процессе производства драгоценных и полудрагоценных металлов, камней, синтетического корунда и иных материалов, а также изделий из них.
Работы: по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных.
Работы: по изготовлению, переработке, транспортировке, хранению, учету и контролю, реализации (покупке, продаже, поставке) ядерных материалов, радиоактивных веществ и отходов, других химических веществ, бактериологических материалов, оружия, боеприпасов, комплектующих к ним, взрывчатых веществ и другой продукции (товаров), запрещенных или ограниченных к свободному обороту.

10.3. Здравствуйте.
Нет не правомерно.

11. Пожайлуста должен ли быть приказ о назначении материально ответственных лиц или достаточно договора о полной материальной ответственности. Каким нормативным документом это регламентировано.

11.1. Уважаемый Александр!
Вопросы о материальной ответственности регулирует трудовой кодекс (ст.238 -250 ТК РФ). Вам необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Этого достаточно, приказ необязательно.
С уважением,

>Как происходит назначение материально ответственного лица в организации?

Законодательные основания

Если вы решили назначить новое материально ответственное лицо и хотите при этом не допустить ошибок, то целесообразно изучить положения законодательных актов в этой области.

Отношения руководителя организации и работника должны строиться в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ, в частности, с главой 39, определяющей основные правила при оформлении и работе материально ответственного лица:

• в каких случаях ответственность исключается;
• когда работодатель может добровольно отказаться от взыскания понесённых убытков;
• каким должен быть договор о полной материальной ответственности и др.

При всём этом нужно понимать, что назначенное лицо может быть не единственным, кто обязан отвечать в случае возникновения порчи имущества.

В статье 277 кодекса устанавливается, когда ответственным является сам руководитель. При этом для того чтобы рассчитать размер убытков, надлежит руководствоваться гражданским законодательством.

Особенно внимательно следует относиться к изучению отношений работодателя с работниками, не достигшими возраста восемнадцати лет. Исключительные обстоятельства, при которых данные лица могут быть виновными в правовом плане, указаны в статье 283 кодекса, в частности, если вред является следствием:

1. непринятия каких-либо действий;
2. незаконных деяний (запланированная кража);
3. грубого нарушения трудового распорядка фирмы, заключающегося в нахождении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения.

Немаловажно знать, при назначении на какую именно должность можно возложить на сотрудника ответственность. Для этого необходимо ознакомиться с подзаконным актом – Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Этот документ содержит:

• конкретные категории профессий (кладовщик, водитель, работник банка, заведующий, руководитель);
• то, как должен выглядеть договор;
• информацию о том, при выполнении каких работ появляется полная коллективная ответственность.

Пошаговая инструкция: назначение материально ответственных лиц

1. Первоначально следует обратить внимание на то, каким образом оснащено рабочее место. Его организация должна соответствовать всем правилам в этой области. Должны быть соблюдены требования относительно уровня шума, степени освещённости. При несоответствии всех параметров нормам нужно предпринять требуемые меры.
2. На втором этапе должен произойти непосредственный отбор кандидата на запрашиваемую должность. Здесь нужно руководствоваться общепринятым правила кадрового подбора (задать необходимые вопросы, узнать о прошлых рабочих местах и т.д.).
3. Сам будущий сотрудник со своей стороны также должен понять, хочет ли он приступить к работе в данной организации.

   С этой целью его нужно ввести в курс дела, объяснить, какие задачи перед ним будут поставлены, сообщить об уровне заработной платы.

4. Далее если обе стороны всё устраивает, работник пишет заявление о приёме на работу, они заключают между собой трудовой договор, при необходимости – подписывается документ о неразглашении коммерческой тайны и договор о полной материальной ответственности.
5. Важно соблюсти все формальные требования при оформлении: зарегистрировать договор, издать и подписать приказ о назначении материально ответственного лица по типовой форме, сделать запись в трудовой книжке, завести личное дело.
6. В целях безопасности на месте работы должен быть произведён соответственный инструктаж.
7. Итогом вышеописанных действий является передача товарно-материальных ценностей и начало исполнения новым сотрудником работы согласно должностной инструкции.

Внимание! Для того чтобы в случае возникновения событий, повлекших за собой порчу или пропажу имущества, на этапе приёмки-передачи следует с особой внимательной провести сверку их фактического количества с отражённым в документации.

В случае если по итогам инвентаризации комиссия выявила недостачу либо изменение характеристик имущества, и установлена вина работника, которому доверена сохранность активов организации, то вероятно вслед за всеми санкциями наступит его увольнение (подробно о том, кто является материально ответственным лицом до проведения инвентаризации, можно узнать ).

Тогда на место бывшего сотрудника назначается новое материально ответственное лицо. Рассмотрим некоторые нюансы, которые могут появиться в этой ситуации.

Даже в случае расторжения трудового договора с работником, не сохранившим вверенные ему ценности, он всё равно может быть привлечён к ответственности.

При увольнении лица или переводе на другую должность, не предполагающую несение обязательств по сохранности имущества, в обязательном порядке нужно провести инвентаризацию. Порядок действий регламентирован следующим образом:

• предоставление материально ответственным работником заявления об увольнении;
• визирование заявления директором с указанием иного лица, которое берёт на себя обязанность принять ценности, вверенные увольняемому;
• издание приказа об осуществлении инвентаризации.

Узнать больше о смене материально ответственного лица, а также посмотреть образец соответствующего приказа, можно .

Инвентаризация в особых условиях

Нестандартным случаем являются обстоятельства, когда смена ответственного происходит по причине его смерти.

Справка! Нормативными правовыми актами в данной области не закреплён порядок действий, когда инвентаризацию надо провести при отсутствии подотчётного лица.

Причина отсутствия МОЛ указывается в приказе о начале инвентаризации, к которому прилагается копия документа, подтверждающего смерть работника. То же самое отмечается в инвентаризационных описях и удостоверяется членами комиссии.

Порядок проведения инвентаризации в обоих вышеописанных случаях следует оформить в учётной политике предприятия.

На основании представленной информации можно сделать вывод о том, что для чётко спланированной работы предприятия и недопущения порчи или хищения имущества, принадлежащего ей, обойтись без МОЛ нельзя, так же как и без проведения инвентаризации.

Независимо от того, по какой причине она проводится, является ли она обязательной или внеплановой, осуществляться она должна в соответствии с едиными правилами:

• решение руководителя, подтверждающееся приказом о проведении инвентаризации;
• создание комиссии, действующей на постоянной основе, в состав которой обычно входят представители директората, финансового, экономического и аудиторских отделов;
• сбор данных с целью осуществления проверки на предмет соответствия имущества, имеющегося в наличии и отражённого в документации;
• оформление результатов: отнесение недостачи на финансовые результаты организации и предъявление требований материально ответственному лицу.

При этом для предотвращения непредвиденных обстоятельств и недопущения уклонения работника от обязанности отвечать за порчу активов после проведения инвентаризации, рекомендуется с особо тщательностью подходить к оформлению всех необходимых документов, сопровождающих принятие материально ответственного лица на работу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Приказ об утверждении материально ответственных лиц

Напомним, что в общем случае за причиненный работодателю ущерб работник несет ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Для взыскания большей суммы придется обращаться в суд. Если же с работниками заключены договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, взысканию без суда подлежит полная сумма материального ущерба. При этом важно помнить, что заключать такие договоры можно не с любыми работниками, а лишь с теми, для которых выполняются следующие условия (ст. 244 ТК РФ):

• работники достигли возраста 18 лет;
• они непосредственно обслуживают или используют денежные, товарные ценности или иное имущество;
• перечни работ и категорий таких работников предусмотрены Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85.

Необходимо иметь в виду, что заключение таких договоров – право, а не обязанность работодателя. В то же время и взыскать полный ущерб с работников, которые удовлетворяют приведенным выше условиям, но с которыми договоры о матответственности не заключены, в общем случае нельзя.

Приказ на материально ответственное лицо, образец которого организация может разработать сама, не является обязательным документом. Однако он часто предшествует непосредственному заключению договоров о материальной ответственности. В приказе о назначении материально ответственного лица (образец приведем ниже) обычно приводится перечень должностей и даже конкретных Ф.И.О. работников, с которыми подлежат заключению такие договоры, обосновывается необходимость заключения договоров о полной материальной ответственности, указывается дата, с которой полная материальная ответственность на работников будет возложена. Приказ передается для ознакомления материально ответственным лицам, на которых он распространяется. Для приказа о смене материально ответственного лица может быть использован аналогичный образец.

Приём на работу и назначение

Назначение материально ответственных лиц (МОЛ) регламентировано Постановлением Минтруда №85 от 31.12.2002 года и регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации (ТК). Профессии или должности таких работников должны быть связаны с обслуживанием материальных ценностей.

Для принятия решения необходимо проверить, содержатся ли рассматриваемые должности (или выполняемая сотрудниками работа) в Перечне, утверждённом указанным Постановлением. Данный документ включает исчерпывающий список и служит основанием для заключения договоров полной материальной ответственности.

В частности, оформление такого договора закреплено Законом для профессий: кассир, водитель, кладовщик и многих других. В Перечень попали работы, связанные с хранением, транспортировкой, отпуском ТМЦ на базах, складах, кладовых, участках складирования и любых подобных подразделениях.

Полная материальная ответственность, согласно статье 277 ТК РФ, возлагается на руководителя предприятия, по статье 243, пункт 7 в полном объёме причиненного ущерба, устанавливается непосредственно трудовым соглашением, который заключён с главным бухгалтером и заместителями руководителя.

Временные рамки не являются строго регламентированными, но, если на работу принимается МОЛ, желательно оформить это сразу, при приёме на работу.

Сотрудники младше 18 лет несут материальную ответственность в полном объёме только в случаях, оговоренных в статье 283 ТК РФ. Если ущерб нанесён:

• умышленными действиями (бездействием);
• противоправными действиями (кража, поджог);
• вследствие административного проступка;
• в состоянии токсического, алкогольного, наркотического опьянения.

Пошаговая инструкция

Итак, если работодатель определился, что ему нужен, например, кладовщик, то желательно придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Подготавливается рабочее место и, в идеальном варианте, проводится его аттестация. В ходе такой аттестации выявляются факторы микроклимата на этом месте, степень освещённости, шума, уровень воздействия вредных веществ и проводится материально‑техническое оснащение;
2. Происходит подбор кандидатуры, подходящей на должность кладовщика по медицинским показаниям, уровню опыта, образования;
3. Кандидата знакомят с должностными обязанностями, условиями труда и его оплаты, правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными правовыми актами, действующими на предприятии (коллективный договор, положение о премировании и т.п.);
4. Заключается трудовой договор, соглашение о неразглашении коммерческой тайны, и на этом же шаге рекомендуется (рекомендуется, а не входит в обязательную процедуру!) заключить договор о полной МО (типовая форма содержится в приложении к Постановлению Минтруда №85);
5. Работник пишет заявление о приёме на работу;
6. Производится процедура регистрации договоров в журналах (книгах) учёта;
7. Издаётся приказ о приёме на работу по форме Т-1 или Т‑1а;
8. Вносится запись в трудовую книжку и книгу регистрации движения трудовых книжек;
9. Оформляется личная карточка по форме Т-2 и личное дело (если на предприятии ведутся личные дела сотрудников);
10. Проводится первичный инструктаж по технике безопасности на рабочем месте;
11. Осуществляется процесс приёма‑передачи ТМЦ.

Процесс приёма‑передачи

Одновременно с приёмом ТМЦ сверяются документы по их наличию, данные оформляются специальным актом. В акте указывают:

• место хранения;
• номенклатуру;
• единицы измерения;
• количественные показатели;
• сумму.

Акт подписывается передающим и принимающим сотрудниками, утверждается подписью руководителя предприятия или структурного подразделения.

Акта достаточно для передачи кассы, однородных предметов или небольшого количества ценностей (например, при передаче автомобиля новому водителю-экспедитору). Если дело касается склада, где объём материальных ценностей велик или разобщён территориально, то приказом по предприятию создаётся инвентаризационная комиссия.

Регламент проведения инвентаризаций установлен Методическими указаниями Минфина России №49 от 13.06.1995 г. Комиссия назначается приказом руководителя. В её состав, помимо ответственных работников, традиционно включают представителя администрации, бухгалтерии, специалистов, разбирающихся в специфике объекта хранения, с целью точной идентификации ТМЦ.

Такой порядок одинаков для любых организаций и предполагает полный количественный пересчёт запасов. По окончании пересчёта новому кладовщику передаются ключи, до полного завершения процедуры передачи принятые склады опечатываются.

Конечные остатки на дату проведения инвентаризации, отражаемые в регистрах бухгалтерского учёта должны совпадать с контрольными ведомостями. Отклонения фиксируются в сличительной ведомости, излишки приходуются, недостачи заносятся в отдельный акт. Решение о списании недостач или возмещении стоимости недостающего имущества бывшим МОЛ принимает руководитель предприятия.

В разных сферах деятельности ответственность несут разные люди. Естественно, что они получают за это доплату. Риск увольнения у них больше.

Ознакомьтесь также с тем, как:

• составляется договор коллективной ответственности;
• взыскивается;
• происходит привлечение к ответственности (даже за экологические нарушения);
• составляется трудовой договор.

Унифицированной формы не существует. Приказ издаётся письменно на основании статей 242 и 244 ТК РФ. Помимо обязательных реквизитов (дата, наименование и ИНН предприятия) он содержит указания действия:

• назначить работника материально ответственным лицом;
• возложить на него полную МО за причиненный ущерб.

И, кроме того, такой приказ может включать:

• распоряжения по организации мероприятий для обеспечения сохранности вверенного имущества;
• перечни подотчётного имущества и мест хранения;
• содержать элементы доверенности, подтверждая полномочия МОЛ в рамках другого направления или объёма работ — в этом случае документом могут руководствоваться не только внутренние пользователи, но и, к примеру, поставщики;
• при необходимости, приказ о назначении материально ответственного лица в организации заверяют нотариально.

Дата издания такого приказа рамками не ограничена, ведь объект МО может возникнуть в любой момент хозяйственной деятельности и закрепление за ним работника из числа штатных сотрудников тоже. В этом случае целесообразно действовать по необходимости.

Документ обязательно (под роспись с указанием календарной даты ознакомления) доводится до сведения подотчётника.

Приказ о назначении материально ответственного лица — образец бланка.

Образец заполнения.