Шаг 1. Издать приказ о сокращении численности или штата

Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.

БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ

Приказ о сокращении численности или штата

Уведомление работника о сокращении штата организации и наличии вакантных должностей

Акт об отказе от подписания документа

Уведомление службы занятости о сокращении численности (штата) работников

Уведомление профсоюза о сокращении численности (штата) работников

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)

Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Личная карточка работника (Форма № Т-2)

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)

Другие бланки и образцы

Шаг 2. Учесть преимущественное право на оставление на работе

Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников предоставляется тем сотрудникам, чьи показатели производительности труда и квалификации выше, чем у остальных (ст. 179 ТК РФ).

При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:

• семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев;
• лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
• работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
• инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
• работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Иные категории работников, которые имеют преимущество при оставлении на работе, можно установить в коллективном договоре (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).

Кроме того, не могут быть уволены по сокращению штата беременные сотрудницы, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет/ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 261 ТК РФ).

Шаг 11. Произвести с работником расчет

В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). Кроме того, за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. А если сотрудник увольняется из организации, расположенной в одном из районов Крайнего Севера, – не свыше трех месяцев (ч. 1 ст. 318 ТК РФ).

Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

Шаг 13. Подготовить и выдать работнику по его просьбе заверенные копии других документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).Например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и справку о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ).

Екатерина Добрикова,
редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ

Документы по теме:

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
• Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
• Закон РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»
• Письмо Роструда от 29 июля 2009 г. № 2263-6-1

>Увольнение по сокращению штата

Хотите уволить правильно? Вот пошаговая инструкция. И не забудьте, что при увольнении по сокращению штата сотруднику положено выходное пособие.

Пошаговая инструкция увольнения по сокращению штата

Шаг 1. Издаем приказ о предстоящем сокращении штата

Приказ издается на основании какого либо первичного документа:

• решение собственников компании об оптимизации штатной численности;

• приказ вышестоящей организации или головного предприятия и т.д.

Содержание приказа об организационно-штатных мероприятиях фактически дублирует первичный документ о сокращении штата и определяет:

• наименование и количество штатных единиц, которые подлежат сокращению;

• сроки проведения и сроки подготовки необходимых документов;

• ответственных лиц за организацию и подготовку документации.

Приказ должен быть подготовлен не менее чем за 2 месяца до планируемого сокращения. Если при сокращении штата могут последовать массовые увольнения, то не менее чем за 3 месяца.

В качестве примера определения массовости увольнения можно взять следующие цифры (пункт 1 Положения, утвержденного Постановлением Совета Министров РФ от 05.02.1993 № 99):

• 50 и более человек в течение 30 календарных дней;

• 200 и более в течение 60 календарных дней;

• 500 и более в течение 90 календарных дней;

Либо увольнение 1 процента от общего количества персонала в течение 30 календарных дней в регионах с общей численностью занятых менее 5 тыс. человек.

Образец приказа о проведении организационно-штатных мероприятий

Шаг 2. Уведомляем профсоюз и органы занятости

1. Профсоюз.

Если профсоюз в организации есть, необходимо направить уведомление о планируемом сокращении. Срок уведомления — не менее чем за 2 месяца до планируемого увольнения. Если сокращение может привести к массовым увольнениям — не менее чем за 3 месяца.

2. Служба занятости населения.

Эту организацию необходимо уведомлять в обязательном порядке, если при сокращении штата с работниками будут прекращаться трудовые договоры. Если сокращаются только должности в штатном расписании и никто не увольняется, направлять уведомление не надо. Сроки направления такие же, как и для профсоюза (для ИП срок направления уведомления составляет 2 недели вне зависимости от количества увольняемых людей).

Образец уведомления профсоюзной организации

Образец уведомления органов занятости

Шаг 3. Определяем круг лиц, которые имеют преимущественное право оставления на работе

Если в организации сокращается одни из двух одинаковых должностей, работодатель встает перед выбором, кого из работников оставить. В соответствии со статьей 179 ТК РФ, преимущество на оставление на работе имеют сотрудники с более высокой производительностью труда и квалификацией. При равных условиях преимущественное право имеют:

• семейные сотрудники при наличии 2 и более иждивенцев;

• единственные кормильцы в семье вне зависимости от наличия детей;

• работники, которые получили профзаболевание или увечье в процессе работы у данного работодателя;

• чернобыльцы;

• работники, допущенные к государственной тайне;

• супруги военнослужащих и др.

Работодатель может расширить данный список, включив в коллективный договор иные категории работников.

Шаг 4. Письменно уведомляем работников о предстоящем увольнении

Каждого сокращаемого сотрудника работодатель обязан письменно предупредить о предстоящем увольнении не менее чем за 2 месяца до его увольнения.

Образец уведомления

Факт предупреждения должен быть подтвержден подписью работника. Если у работодателя не будет письменного подтверждения, работник в последующем восстановится на работе.

Если работник фактически отсутствует на работе, работодатель должен направить ему уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении почтой. При этом необходимо помнить, что сотрудники должны быть ознакомлены с фактом своего увольнения не менее чем за 2 месяца, поэтому, направляя письмо, необходимо учесть сроки его доставки.

Шаг 5. Письменно предлагаем работникам другие имеющиеся вакансии

Работодатель обязан предложить всем сокращаемым сотрудникам имеющиеся у него вакантные должности, которые не противопоказаны им по состоянию здоровья. При этом, если в период сокращения у работодателя будут высвобождаться вакантные должности, они также должны быть предложены. Если этого сделано не будет, работник восстановится на работе.

Факт предложения имеющихся вакансий должен быть зафиксирован письменно.

Если работник отказывается от предложения, его отказ необходимо зафиксировать также в письменной форме.

Если он отказывается подписываться — составляйте акт, в дальнейшем он Вам может понадобиться в суде.

Образец уведомления об имеющихся вакантных должностях

Шаг 6. Получаем мнение профсоюза о сокращении работника, который является членом этого профсоюза

Если на предприятии есть профсоюз, его мнение должно быть учтено работодателем в порядке статьи 373 ТК РФ (смотри Шаг 2). Игнорирование этого требования влечет восстановление сотрудника, являющегося членом профсоюза, на работе.

Всего у профсоюза есть 7 дней для выработки своей позиции по вопросу сокращаемого работника. В течение этого времени работодатель должен получить мотивированное мнение профсоюза, в противном случае его можно не учитывать.

В случае согласия профсоюза с предстоящими сокращениями, он так и напишет.

В случае несогласия профсоюза с принимаемым работодателем решением о сокращении работника, работодатель в трехдневных срок должен провести консультации с профсоюзом с целью найти компромиссное решение. Эти переговоры должны быть оформлены протоколом.

В целом, мнение профсоюза носит консультативный характер, окончательные решения остаются за работодателем, однако в случае если мнение профсоюза будет проигнорировано, возможны обращения либо в инспекцию по труду, либо напрямую в суд.

Суды часто встают на сторону работника, поэтому очень важно провести этот этап в строгом соответствии с нормами закона и в указанные сроки во избежание судебного решения о восстановлении сотрудника на работе из-за допущенной процессуальной ошибки при проведении организационно-штатных мероприятий.

Шаг 7. Оформляем расторжение трудового договора

Приказ об увольнении работника по сокращению штата оформляется по унифицированной форме Т-8.

В качестве причины увольнения указывается пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Пример расчета выплаты денежной компенсации в 2016 году по сокращению штата

Для расчета размера компенсации при увольнении по сокращению штата учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды денежных выплат, применяемые в организации.

В день увольнения (вне зависимости от мотива увольнения) работодатель обязан перечислить сотруднику все причитающиеся ему средства, в том числе компенсацию за неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска.

Размер данной суммы в данном конкретном случае не имеет значения, он может быть любым, назовем его Х.

Размер выплаты Х входит в расчет размера среднего месячного заработка работника, на основании которого сотруднику будет начислена компенсация в связи с сокращением, назовем его Y.

Таким образом, в последний день своей работы сотрудник получает денежную выплату, равную X+Y.

В следующий месяц работник получит еще одну выплату, равную Y, если он не будет трудоустроен (работодатель требует предъявить оригинал трудовой книжки перед тем как произвести начисление).

Далее, если человек в двухнедельный срок со дня увольнения встал на учет в орган занятости и не был им трудоустроен, а орган занятости в свою очередь принял решение о необходимости начисления третьей компенсационной выплаты, сотрудник получит еще одну выплату в размере Y.

Если трудовые отношения были прекращены до истечения двухмесячного срока предупреждения о предстоящем увольнении по инициативе организации, и человек был уволен с его письменного согласия, работодатель компенсирует ему неотработанное время денежной выплатой в размере среднего заработка (расчет осуществляется согласно статьи 139 ТК РФ). Фактически это дает возможность для человека начать поиск новой работы как можно раньше, ничего при этом не теряя в финансовом плане.

Штраф за нарушения порядка увольнения по сокращению штата

За несоблюдение указанных выше правил работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ и оштрафован в размере до 50 тыс. рублей за каждого незаконно уволенного работника.

При повторном нарушении штраф может составить до 70 тыс. рублей за каждого работника.

Кроме того, работодателю придется каждый раз возмещать незаконно уволенному сотруднику не полученный им заработок за все время вынужденного прогула.

Плюс ко всему, судебные издержки также будут возмещаться работодателем.

Работодателям и должностным лицам также важно знать судебную практику на этот счет. Одно из интересных дел разбирал Верховный Суд РФ. Из материалов дела следует, что в ГИТ поступило несколько жалоб на нарушения, допущенные работодателем при сокращении штата. На этих основаниях были проведены 2 внеплановые проверки, и в связи с выявлением нарушений было вынесено 2 различных постановления о привлечении должностного лица работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Однако Верховный суд РФ Постановлением от 1 октября 2019 г. № 41-АД18-21 один из штрафов отменил. По мнению судей, в данном случае не было двух различных правонарушений, поэтому привлечь к ответственности можно только один раз. Также в Постановлении заявлено, что результаты проведения нескольких проверок можно объединить в одно постановление о привлечении к административной ответственности, если выявлены одни и те же нарушения, как это было в данной ситуации.

Порядок увольнения работника по сокращению штата

Выплачивается если обе стороны трудового договора согласны не ждать для увольнения положенных двух месяцев. Компенсация рассчитывается за период, равный отрезку времени с момента увольнения до истечения установленных двух месяцев.Многие работодатели нарушают Трудовой Кодекс при увольнении. Сотрудник, чьи права были задеты может подать иск в суд.

Ознакомимся с образецом иска о незаконном увольнении. Выплаты работников делятся на две категории. Выходные пособия представляют собой единовременную выплату, осуществляющуюся один раз.

Пример, женщина усыновила ребенка до трех лет, следовательно она уже не может быть сокращена;

• договор досрочного расторжения трудовых взаимоотношений, то есть согласие всех сторон оформленное письменно;
• отказ или согласие сотрудника на предоставленную свободную вакансию.

Все эти документы оформляются в зависимости от ситуации. Требуется не нарушать правила заполнения и оформления таких документов, так как они регламентируют особые нюансы процедуры.

При процессе сокращения должны быть предоставлены все документы и справки, которые влияют на порядок и особенности процедуры.

Вся документация должна оформляться по установленным правилам. Также стоит помнить, что даже после увольнения сотрудник может запросить различные выписки из приказов с помощью простого заявления.

Основные правила

Документы при сокращении подразделяются на основные и дополнительные.

Основной пакет включает в себя обязательные для заполнения и оформления акты, которые регламентируют порядок процедуры.

Стоит учитывать, что документы могут предоставлять как сотрудники, так и работники кадровой службы в зависимости от типа процедуры. Например, при получении преимущественного права сотруднику потребуется предоставить справку, которая будет свидетельствовать о наличии такого права.

В течение всего процесса сокращения каждый этап процедуры должен подтверждаться правильно оформленным документом.

К иждивенцам относятся несовершеннолетние дети и лица, не имеющие физической возможности трудоустраиваться.

• Отсутствия других членов семьи, трудоустроенных и имеющих заработок.
• Получивших у работодателя в период исполнения обязанностей производственную травму.
• Ветераны и инвалиды ВОВ, лица, участники боевых действий и приравненные к ним граждане.
• Сотрудники, повышающие профильную квалификацию без отрыва от производства, направленные руководством и оформленные приказом.

Одним из важных документов предприятия, предоставляющим социальные гарантии, служит коллективный договор.

Если в документе установлен дополнительный перечень лиц, имеющих преимущественное право на оставление при сокращении, положения учитываются при определении увольняемых лиц.

Положения коллективного договора не должны противоречить действующему трудовому законодательству.

Не подлежат увольнению по сокращению штата лица:

1. Женщины в период беременности и имеющие детей до 3-х лет.
2. Матери-одиночки, возраст детей которых не достиг 14-тилетнего возраста либо имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет.
3. Другой родитель, единственный кормилец, в семье которого имеются 3-е детей, один из которых не достиг 3-хлетнего возраста.
4. Сотрудники до достижения ими 18-ти лет.

Перечень лиц указан в ст. 261 ТК РФ. Основное условие увольнения лиц по сокращению штата – предварительное уведомление работников.

ВниманиеФорма составляется в произвольной форме.

Требования к уведомлению сотрудника:

• документ представляется в письменном виде. Работник должен лично ознакомится с уведомлением и поставить дату, подпись с расшифровкой ФИО и должности.

При отказе от подписи на документе запись о проведении уведомления оставляют члены комиссии в количестве 2-х человек;

уведомление предъявляется работнику не позднее 2-х месяцев до увольнения.

Процедура увольнения

Сокращение может быть проведено путем уменьшения численности сотрудников, либо сокращения штатных единиц. Проводится данная процедура, чтобы оптимизировать работу предприятия.
Руководитель имеет два пути:

1. Убрать из штатного расписания ненужные должности.
2. Уменьшить число работников, занимающих должности.

Общий принцип выглядит таким образом:

• руководитель принимает решение;
• приказ нужно издать за два месяца до увольнений, если они будут массовыми, то срок увеличивается до трех месяцев;
• готовится и утверждается новое штатное расписание. Важно. Уволить по сокращению без исключения должностей из штатного и утверждения его измененной редакции нельзя;
• о предстоящем событии ставится в известность служба занятости (ч.
  2 ст. 25 Закона №1032-1 от 19.04.91);
• выставляются приоритеты при выборе сотрудников, которые останутся работать.

ТК РФ установлен перечень лиц, которых нельзя уволить по сокращению, и лиц, которые попадают под процедуру в первую очередь (ст 279, ст 161).

ТК РФ, Статья 279.

ТК РФ, с даты отправления уведомления работнику, руководитель предприятия не будет ответственен за то, что произошла задержка выдачи сотруднику трудовой книжки.

Выплаты

Помимо зарплаты, которая ходит в окончательный расчет, человек должен будет получить дополнительную денежную компенсацию, которая предусмотрена ч. 1 и 2 статьи 178 ТК РФ.

Если у сотрудника на протяжении 2 месяцев с даты сокращения не получается найти новую вакансию, то он должен подтвердить этот факт, предъявив бывшему работодателю в качестве доказательства свою трудовую книжку.

Лишь при таких обстоятельствах руководитель компании обязан выплатить ему денежную компенсацию.

Согласно статье 81 ТК РФ, человек, который попал под сокращение, может после увольнения получать среднемесячный заработок от бывшего работодателя в течение 2 месяцев, пока не устроится на новое место работы.

Выше представлена пошаговая процедура проведения сокращения штата работников с образцами документов.

Как правильно оформить и провести процедуру увольнения работников: пошаговое руководство

Давайте подробно разберем, каким образом протекает процесс сокращения в соответствии с законодательством РФ.

Создание комиссии

Сперва руководитель предприятия издает приказ о формировании специальной комиссии по сокращению штата работников.

Данный этап не обязателен к выполнению, но сделать это все же рекомендуется. Решение о том, кого из работников стоит уволить, может принять директор предприятия.

Но как показывает судебная практика, лучше сделать это совместно с общественностью компании.

После того, как комиссия примет решение, необходимо будет составить протокол, в котором будет указано, кто из сотрудников попадет под сокращение.

К этой категории относятся беременные женщины, а также те, у кого есть ребенок младше 3-х лет, матери-одиночки, имеющие детей не старше 14 лет (если ребенок является инвалидом, то до 18 лет) и люди, воспитывающие ребенка без матери (согласно ч.

ТК РФ). Выглядеть она должна так:

• порядковый номер записи;
• дата увольнения;
• причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• наименование документа, на основании которого вносится запись (например, приказ о прекращении трудового договора), его дата и номер.

Эта запись должна быть заверена подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печатью организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Трудовая книжка также выдается сотруднику в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).Например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и справку о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ).

Екатерина Добрикова, редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ

Документы по теме:

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
• Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
• Закон РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»
• Письмо Роструда от 29 июля 2009 г.

ТК РФ).

Подписание приказа

Формирование списка должностей, которые будут сокращены, а также рабочих, которые имеют преимущество остаться на занимаемом месте работы.

Приказ о сокращении издается руководством предприятия не позже 2 месяцев до момента осуществления увольнения работников. Однако он начинает действовать вместе с приказом о сокращении сотрудников.

Если планируются серьёзные изменения в штатном расписании, то целесообразно его изменить. Корректировки также начнут действовать спустя 2 месяца.

Для того, чтобы они вступили в силу, нужно создать приказ. Измененное штатное расписание будет действовать с того момента, когда должности, попавшие под сокращение, перестанут существовать, то есть наступит увольнение.

• Скачать бланк приказа о сокращении численности штата сотрудников
• Скачать образец приказа о сокращении численности штата сотрудников

Уведомление сотрудника

В соответствии со ч.
2 ст. 180 ТК РФ, сообщить работнику о грядущем увольнении руководитель компании должен за 2 месяца.

Руководство предприятия обязано уведомить работника о сокращении исключительно в письменной форме.

Основание для досрочного расторжения договора – письменное заявление сотрудника. Увольнение производится с согласия работодателя и без дополнительной отработки;

• получить компенсацию отпуска, положенного в период исполнения трудовых обязанностей и не использованного ранее. Выплаты производятся взамен основного, дополнительного отпусков и тех видов, которые утверждены коллективным договором.

Процедура сокращения штата и увольнения работников может иметь нарушения. Лица имеют возможность оспорить решение комиссии и процедуру увольнения.

Опротестовывание часто производится на этапе определения круга лиц, подлежащих сокращению при наличии работников с равными правами.

При возникновении спорных вопросов работники могут обращаться в трудовую комиссию. Отсутствие достижения договоренности сторон при сокращении штата оспаривается в порядке судебного делопроизводства путем подачи иска.

Как сделать запись в трудовой

Трудовая книжка сокращаемого работника составляется в момент его увольнения. Основанием для записи служит приказ, утвержденный руководителем и подписанный самим работником.

В документ вносится формулировка: «Уволен(а) по сокращению штата работников организации (индивидуального предпринимателя), пункт 2 части первой статьи 81 Трудового Кодекса Российской Федерации».

Заполненный документ выдается на руки работнику в день увольнения.

Документы при сокращении подразделяются на основные и дополнительные. Основной пакет включает в себя обязательные для заполнения и оформления акты, которые регламентируют порядок процедуры.

Важно! Оформление документации должно производиться самим руководителем или же опытным кадровым сотрудником. Это необходимо для отсутствия ошибок. При неправильном оформлении любой документ может быть признан недействительным, что отразится на легитимности всей процедуры.

Стоит учитывать, что документы могут предоставлять как сотрудники, так и работники кадровой службы в зависимости от типа процедуры. Например, при получении преимущественного права сотруднику потребуется предоставить справку, которая будет свидетельствовать о наличии такого права.

В течение всего процесса сокращения каждый этап процедуры должен подтверждаться правильно оформленным документом. Стоит учесть, что некоторые типы таких документов имеют строго установленные унифицированные формы, а другие могут быть оформлены в любом варианте, но с наличием обязательных данных.

Дополнительный пакет документации может оформляться в зависимости от ситуации.

Важно! При полноценном расчете сотруднику также выдаются все необходимые документы, но при необходимости он может запросить различные выписки из личного дела, которое продолжает храниться в организации. Для этого бывший работник должен написать заявление на имя бывшего руководителя с просьбой выдать соответствующий документ или выписку, которая указана в заявлении.

Есть несколько основных правил оформления документации:

• наличие правильной датировки;
• обязательные пункты должны быть заполнены;
• все данные, в том числе о работнике и организации, вписаны верно;
• наличие печати, в ряде случаев справки потребуется заверить нотариально;
• отсутствие грамматических и других ошибок.

Также важно использовать положенную форму, так как ряд документов может быть оформлен только по установленным нормам.

Неправильное оформление может привести к тому, что документ не будет принят, что повлечет за собой необходимость нового оформления.

Основные документы

К основным документам относятся все акты, которые оформляются в обязательном порядке во время проведения различных этапов сокращения. Первым и главным документом считается приказ о сокращении. В нем должны быть следующие данные:

• основание проведения процедуры, то есть в связи с чем идет сокращение;
• дата сокращения и основная информация об организации;
• прописаны меры и план сокращения. Например, может быть записано создание комиссии или назначение ответственного лица;
• список должностей или численность, которая будет сокращена;
• подпись и печать.

Важно! Комиссия может назначаться отдельным актом. Также требуется учесть, что приказ издается на основе докладной записки или иных документов, которые подтверждают необходимость проведения процедуры. Этот момент является очень важным, так как при необоснованном сокращении процесс может быть аннулирован судебной инстанцией.

После приказа создается ряд уведомлений на каждого сотрудника в индивидуальном порядке. Это следует помнить, так как личное уведомление сотрудника прописано в законодательстве. Здесь важно соблюдать срок уведомления до момента увольнения сотрудника. При наличии свободных вакансий согласно преимущественному праву и квалификации сотруднику предоставляется возможность перевода. Список вакансий включается в уведомление или же может быть приложен отдельным документом. При появлении вакансии в течение отработки (2 или 3 месяца в зависимости от типа сокращения) также работнику должно быть передано уведомление с появившейся вакансией.

Следующим основным документом считается уведомление центра занятости. Здесь прописывается основная информация по сокращению и список сотрудников, которые будут освобождены с занимаемых должностей.

При увольнении на основании приказа выдаются все необходимые документы.

Важно! При наличии дополнительных нюансов, в том числе досрочного сокращения или сокращения после срока, указанного в приказе первоначального типа, лучшим вариантом будет издание повторного приказа, но уже с индивидуальным характером относительно сотрудника.

Список выдаваемых документов при увольнении:

• справка-расчет, то есть расчетный лист;

Образец заполнения расчетного листка — лицевая сторонаОбразец заполнения расчетного листка — обратная сторона

• справка 2 НДФЛ;

Образец заполнения 2 ндфл

• копия приказа о сокращении, которая должна быть передана в центр занятости;
• трудовая с записью о сокращении;
• характеристика сотрудника, подписанная руководителем.

При необходимости предоставления новых сведений за период работы сотруднику уже потребуется писать заявление бывшему руководителю. Часто такая процедура нужна при трудоустройстве на новую работу, если производится полноценная проверка данных.