Резерв отпусков: что это, зачем и кому нужно его создавать

Резерв по оплате отпусков представляет собой оценочную графу в бухучете фирмы перед ее сотрудниками. Он должен формироваться в каждой компании обязательно, исключением считаются только те фирмы, которые ведут упрощенный бухгалтерский учет. К таким организациям относятся огромное количество фирм, относящиеся к хозяйственным субъектам малого предпринимательства. Полный перечень можно посмотреть в пункте 4 статьи 6 Федерального Закона «О бухгалтерском учете».

Его задачей является предоставление отчётности на конец отчётного периода в том, что у организации есть обязательства перед работниками по оплате отпусков.

Он является источником:

• Отпускных расходов;
• Различных компенсаций работникам за неиспользованный отпуск;
• Взносы во внебюджетные фонды.

В том случае, если компания не создаёт данную графу в своем бухгалтерском учете, и при проверке Налоговой Инспекцией это обнаруживается, то ведомство вправе подать заявление в суд, привлекая руководство фирмы к административной ответственности по статье 120 Налогового Кодекса Российской Федерации, по статье 15.11 Кодекса об Административных Правонарушениях.

Чтобы уберечь себя и свою репутацию, резерв на оплату отпусков – обязательный параметр бухучета.

Таким образом, бухгалтеру нужно отразить не только обязательства, которые фирма приняла на себя по факту, но и те, которые в дальнейшем ей предстоит пронести.

Это связано с тем, что у многих работников на момент отчётного периода есть неиспользованные дни отпуска, которые работодатель должен возместить.

Стоит отметить, что организации, которые сформировали резерв на оплату отпусков, должны прописать его в учетной политике для целей бухучета. В ней требуется уточнить способ расчета.

Резерв по отпускам в налоговом учете

Как формировать резерв отпусков

Резерв отпусков должен создаваться на каждую отчетную дату. Такой порядок закреплен в Законодательстве Российской Федерации. То есть, если компания готовит отчет за один год, это означает, что данный резерв должен быть готов в это же время. Если же организация готовит отчет поквартально, то документ нужно предоставлять на последнее число каждого отчётного дня.

Многие компании используют для формирования резервного фонда отпусков программу 1С: ЗУП. Она устанавливается на компьютере и могут отражаться как бухгалтерский, так и налоговый учет.

Стоит отметить, что некоторые организации формируют документ каждый месяц, чтобы соблюдать точность в своих отчетах. Однако это очень трудоемкий процесс, требующий времени на анализ.

Для формирования такого документа не существует законодательно метода или формулы для расчёта всех данных. Поэтому для начала требуется указать в учетной политике:

• Порядок расчета резерва;
• Периодичность его формирования в организации;
• Разновидность бухгалтерского регистра. Это может быть приложение к учетной политике.

Отпускное резервирование нужно учитывать счете 96, где бухгалтер может открыть субсчет «Резерв на оплату отпусков». Все отчисления в него делаются на те же счета, на которые начисляется зарплата сотрудникам:

• На дебет счета 20, а именно «Основное производство» начисляется резерв на оплату отпусков рабочих, занятые на основном производстве;
• В дебет счёта 23 «Вспомогательное производство» начисляется резерв работников, занятых на площадке вспомогательного производства;
• На дебет счет 26 «Общехозяйственные расходы начисляются обязательства перед сотрудниками администрации или общехозяйственных работников;
• В дебет счет 44 «Расходы на продажу» начисляет оценочные обязательства перед работниками, занятых в сфере продаж;
• В дебет счёта 08 начисляется резерв отпусков тех сотрудников, занимающихся изготовлением внеоборотных активов. Так, к ним могут относиться строительство различных зданий и сооружений на территории предприятия.

В первую очередь, для расчета требуется:

• Провести сортировку работников по группам, зависимости от дебета, по которому им начисляется заработная плата. Это необходимо для того, чтобы дальнейшие расчеты не путались и были максимально точными;
• Определить точное количество отпускных дней, на которые имеет право любой работник. В этот перечень входят дополнительные оплачиваемые выходные;
• Суммировать общее количество дней отпуска всех работников;
• Провести расчет средней заработной платы сотрудника каждой дебетовой группы за один день.

Чтобы рассчитать среднюю сумму оплаты труда можно воспользоваться формулой:

• Для начала нужно определить общую сумму заработной платы, начисленная всем работникам за определенный период;
• Полученную сумму необходимо разделить на общее количество рабочих дней данного отчетного периода;
• Полученное число разделите на количество сотрудников в одной группе.
• После этого необходимо получить общую сумму резерва на каждую дебетовую группу. Для этого рекомендуем воспользоваться следующей формулой:
• Полученный средний заработок работников за один день, нужно умножить на тариф страховых взносов и сложить со средним заработком работников за день;
• После этого полученную сумму умножайте на общее число отпускных дней.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Кто обязан создавать резерв отпусков

Все организации, за исключением организаций, которые вправе вести упрощенный бухучет, обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков и признавать оценочное обязательство по оплате предстоящих отпусков.

Цель создания резерва по отпускам заключается в том, чтобы показать, что на отчетную дату у организации есть обязательство перед работниками по оплате отпусков.

Как часто создавать резерв по отпускам

Резерв отпусков создается на отчетную дату.

Резерв по отпускам создается:

• или на последнее число каждого месяца (каждую отчетную дату);

• или на последнее число каждого квартала;

• или только на 31 декабря каждого года. Этот вариант могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.

Выбор даты для расчета резерва закрепляется в учетной политике.

Создание резерва по отпускам в бухгалтерском учете

Отчисления в резерв делаются на последнее число месяца, квартала или года в дебет тех же счетов, на которые начисляется зарплата работникам. Проводка будет такая:

Отражение в бухгалтерском учете
Дебет счета 20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») — Кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»	Начислен резерв на оплату отпусков

Использование резерва по отпускам в бухгалтерском учете

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также начисленные на их сумму страховые взносы начисляются за счет резерва так:

Отражение в бухгалтерском учете
Дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» – Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва по отпускам
Дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» — Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»	Начислены страховые взносы на сумму отпускных за счет резерва по отпускам

Если начисленного резерва не хватает и сальдо на счете 96 стало нулевым, то отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск нужно начислять в дебет счетов учета затрат 20 (08, 23, 26, 44).

Расчет резерва по отпускам

Порядок расчета величины резерва на оплату отпусков нормативно не закреплен.

Каждая организация должна разработать и закрепить его в своей учетной политике.

Можно использовать один из трех самых распространенных способов.

Способ 1.

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка работников.

Способ 2.

При использовании этого способа сначала надо распределить всех работников по группам, в зависимости от того, в дебет какого из счетов бухгалтерского учета начисляется их зарплата.

Например, зарплата работников, непосредственно занятых в производстве продукции, отражается по дебету счета 20 «Основное производство», зарплата административно-управленческого персонала (в том числе директора и бухгалтера) отражается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы», зарплата менеджеров по продажам отражается по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

После этого, отчисления в резерв (кредитовый оборот счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из доли расходов на отпускные работников каждой группы в общей сумме расходов на оплату труда этой группы.

Способ 3.

Тре­тий спо­соб рас­че­та ве­ли­чи­ны ре­зер­ва пред­по­ла­га­ет опре­де­ле­ние нор­ма­ти­ва от­чис­ле­ний в ре­зерв, ко­то­рый рас­счи­ты­ва­ет­ся по ито­гам про­шло­го года. Этот нор­ма­тив будет опре­де­лять­ся как доля рас­хо­дов на от­пуск­ные и ком­пен­са­ции ра­бот­ни­кам каж­дой груп­пы в общей ве­ли­чине рас­хо­дов на опла­ту труда этой груп­пы за год.

Резерв по отпускам и бухгалтерская отчетность

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Обязанность организации по созданию резерва на предстоящую оплату отпусков работникам

Прежде всего отметим, что п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, предоставляющий право организации создавать резервы, в том числе на предстоящую оплату отпусков работникам, отменен приказом Минфина России от 24.12.2010 N 186н (далее — Приказ N 186н). Приказ N 186н вступил в силу с бухгалтерской отчетности 2011 года (п. 3 Приказа N 186н).

Вместо понятия «резерв на оплату отпусков» законодатель, руководствуясь положениями МСФО, ввел понятие оценочного обязательства. Порядок отражения оценочных обязательств в бухгалтерском учете и отчетности организаций регулируется ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (далее — ПБУ 8/2010). Данное ПБУ применяется начиная с бухгалтерской отчетности за 2011 год (п. 3 приказа Минфина России от 13.12.2010 N 167н).

Исключения, на которые не распространяются положения ПБУ 8/2010, перечислены в п. 2 ПБУ 8/2010. Кроме того, исключение составляют малые предприятия, которые могут не применять ПБУ 8/2010 (п. 3 ПБУ 8/2010). Других исключений для неприменения указанного ПБУ не предусмотрено.

Оценочное обязательство может возникнуть, в том числе, из норм законодательных и иных нормативных правовых актов (п. 4 ПБУ 8/2010).

Согласно п. 5 ПБУ 8/2010 оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном соблюдении следующих условий:

а) у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать;

б) уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства, вероятно;

в) величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена.

В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. В свою очередь, положения ст. 165 ТК РФ предусматривают, что установленные ТК РФ гарантии предоставляются работникам и при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Следовательно, расходы в виде отпускных представляют собой обязательство работодателя по отношению к работнику, предусмотренное ТК РФ. В отношении такого обязательства, по нашему мнению, выполняются условия признания его оценочным. Специалисты Минфина России также считают, что обязательства организации в связи с возникновением у работников права на оплачиваемые отпуска в соответствии с законодательством РФ являются оценочными обязательствами (письмо Минфина России от 14.06.2011 N 07-02-06/107 (размещено на сайте http://pro-ficit.ru/index.php?option=com_content&;view=article&id=1043)).

В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков формируется на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Резервирование сумм отпускных отражается по кредиту счета 96 в корреспонденции с тем счетом, на котором отражена заработная плата соответствующей категории работников. Создавая резерв, затраты по выплате отпускных производятся за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца не включаются. Вместо этого в течение календарного года в составе затрат учитываются отчисления в резерв на оплату отпусков.

В налоговом учете создание резервов на оплату отпусков и на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет регулируется ст. 324.1 НК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 324.1 НК РФ налогоплательщик принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязан в учетной политике для целей налогообложения (письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/1/222):

• отразить принятый способ резервирования,
• определить предельную сумму отчислений,
• установить ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Прежде чем сформировать резерв на предстоящую оплату отпусков, необходимо составить смету, в которой должен быть отражен размер ежемесячных отчислений в резерв исходя из предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков, включая взносы на обязательное социальное страхование начисляемые на эти выплаты. В случае создания налогоплательщиком резерва суммы фактически начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на суммы отпускных необходимо списывать за счет указанного резерва (письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/4/116).

Процент отчислений в резерв на оплату отпусков определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Отчисления в резерв на оплату отпусков включаются в состав расходов на оплату труда (п. 24 ст. 255, п. 2 ст. 324.1 НК РФ) ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ). Далее фактически причитающиеся к выплате суммы отпускных не включаются в расходы, а списываются за счет резерва. При этом суммы компенсаций за неиспользованные отпуска, выплачиваемые работникам при увольнении в соответствии с трудовым законодательством РФ, не могут быть списаны за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и учитываются для целей налогообложения в порядке, предусмотренном главой 25 НК РФ (письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29).

Ответственность

Пунктом 8 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию; объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта.

Одним из видов налоговых правонарушений, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 НК РФ, является грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. В соответствии с п. 1 этой статьи совершение данного правонарушения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей, а в случае, если они повлекли занижение налоговой базы, — в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей (п.п. 2, 3 ст. 120 НК РФ).

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается, в частности, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрено, что грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.