Как продлить срок действия сертификата?

Продление сертификата соответствия или декларации соответствия подразумевает оформление нового документа и прохождение всей процедуры сертификации заново. Продления срока действия путём внесения изменений в реестр выданных сертификатов или деклараций не существует. Продления срока действия путём писем, исправлений в бланках сертификата законодательством не предусмотрено.

Любой изготовитель, стабильно выпускающий свою продукцию и имеющий сертификат соответствия, рано или поздно сталкивается с необходимостью его продления. Это же относится и к импортерам, осуществляющим регулярные поставки товаров из других стран.

Органы по сертификации постоянно сталкиваются с непониманием заявителей, зачем им нужно проходить процедуру повторно, если продукция не менялась много лет?

Ответ прост: меняются требования к продукции, причем, могут меняться как нормативные показатели в действующих документах, так и вступать в силу новые нормативные документы, сертификат, срок действия которого истек, считается не действительным и не может использоваться при реализации или производстве продукции.

Срок действия сертификата и срок действия декларации регламентирован законодательно и зависит от формы подтверждения, а также от продукции, схемы сертификации или декларирования и некоторых других факторов.

Срок действие сертификата определяется выбранной процедурой подтверждения соответствия и устанавливается сроком от одного до пяти лет.

Сертификат соответствия в национальной системе подтверждения соответствия оформленный на продукцию иностранного или отечественного производства, может быть выдан на срок от 1 до 3-х лет или не иметь срока действия, если выбрана 9 схема (партия товара).

Срок действия сертификата соответствия Единого Таможенного Союза определяется соответствующим ТР ТС и может быть выдан на срок до 5 лет для серийного производства продукции.

Часто от наших клиентов мы слышим:

Что делать если срок действия сертификата или декларации истек, а продукция на складе осталась?

Если срок действия сертификата соответствия или декларации о соответствии истек, а продукция, была выпущена в обращение на территории Российской Федерации во время действия декларации о соответствии или сертификата соответствия, может находиться в обращении в течение срока годности или срока ее службы, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оформление нового сертификата соответствия или декларации о соответствии на такую продукцию не предусмотрено, об этом сказано в Федеральном законе от N 184-ФЗ «О техническом регулировании».

Согласно статье 28 Федерального закона №184, заявитель обязан приостанавливать или прекращать реализацию продукции, если срок действия сертификата соответствия или декларации о соответствии истек, за исключением продукции, выпущенной в обращение на территории Российской Федерации во время действия декларации о соответствии или сертификата соответствия, в течение срока годности или срока службы продукции, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Поэтому здесь в первую очередь нужно обратить внимание на срок годности или службы товара. Если продукция была изготовлена во время действия сертификата и ее срок годности, либо срок хранения еще не истек ее можно реализовывать, использовать, продавать. Это относится как к импортной продукции, так и к отечественной.

Новый сертификат/декларация на «серийный выпуск» будет распространяться на продукцию, которая будет выпущена в срок действия нового документа и не будет распространяться на продукцию, выпущенную ранее.

В том случае, если остановка производства/импорта продукции не планируется, необходимо пройти повторную процедуру сертификации и переоформить сертификаты и декларации с нормами и стандартами, распространяющимися на продукцию. Процедура эта аналогична процедуре, которая проводилась для первоначального оформления документа. Начинается она с подачи в специализированный аккредитованный орган заявки, предоставления стандартного пакета документов и образцов продукции.

Действие сертификата может быть прекращено или приостановлено по ряду других причин, если в результате плановых или внеплановых проверок, контролирующими органами определяется ухудшение качества или изменение характеристик товара, на который оформлялся документ, или в результате каких-либо изменению процесса его изготовления.

Также действие сертификата прекращается, если для данной продукции введён в действие технический регламент, а подтверждающий документ был оформлен в соответствии с требованиями других нормативных актов.

Общие правила определения срока действия

Оформлять этот документ полномочен изготовитель, поставщик либо лица, что их представляют. Регистрацию производят центры, внесенные в реестр органов, уполномоченных на проведение исследований о соответствии продукции регламентам Таможенного союза и регламентам Евразийского экономического сообщества. При этом применяются определённые схемы декларирования, определяется, подлежит ли товар обязательному подтверждению качества, достаточно ли согласно техрегламентов ТС получения декларации либо придётся оформлять сертификат. И самый важный реквизит — срок действия декларации ТР. Общие правила таковы:

• Срок определяется на партию товаров или на продукцию, выпускаемую серийно и реализуемую на территории стран-участниц ТС (Таможенного союза);
• Максимально срок составляет 5 лет;
• Срок может быть и меньше с учетом предписаний конкретных ТР по перечням товаров;
• После окончания срока действия продукция подлежит декларированию повторно.

Процедура оформления заявки аналогичная, хотя некоторые коррективы по прошествии 5 лет могут быть внесены техрегламентом Таможенного союза. Нужно следить за обновлением законодательства, возможно спустя указанный срок придется проходить процедуру сертификации.

Обязательными являются требования пройти процедуру декларирования, если она предусмотрена для конкретного товара, технические характеристики которого изменились. Причем даже если срок декларирования соответствия по предыдущему образцу еще не истек. При таких обстоятельствах процедура является обязательной.

Процедура декларирования

Документы, доказывающие соответствие продукции установленным нормативам, оформляет предприятие-производитель или компания, осуществляющая реализацию товара. Главное доказательство – результаты тестирования, которые заносятся в протокол испытаний и передаются для анализа в орган сертификации. Предусмотрено 2 способа декларирования соответствия:

1. Получение доказательств самостоятельно. При этом сбор документов и испытания проводятся силами подающего заявку юридического лица.
2. Получение доказательств с привлечением третьих лиц. Профильные компании, имеющие аттестат Федеральной службы аккредитации, оказывают услуги сопровождения сбора документов и испытаний в собственных лабораториях.

Регистрация декларации соответствия проходит в несколько этапов:

1. Сбор доказательств и необходимых документов. Конкретика зависит от того, о чем именно идет речь.
2. Проведение предусмотренных испытаний. Для этого предоставляются образцы продукции, что должно быть соответствующим образом оформлено (в том числе отражается и в бухгалтерской отчетности). Учтите, что образцы с большой долей вероятности в процессе прохождения испытаний будут уничтожены.
3. Предоставление в аккредитованный центр необходимой документации. Ко всем данным на продукцию обычно прикладывается заявление.
4. Проверка достоверности документов и доказательств. Если каких-то сведений не хватает, у вас их могут дополнительно запросить.
5. Регистрация декларации и занесение ее номера в Единый реестр. Выдача документа заявителю на руки.
6. Нанесение на товар предусмотренного требованиями знака. Соответствующие данные также вносятся в документацию.

Стоит отметить, что описанная схема является стандартной. Однако она предполагает определенную вариативность. Например, центр аккредитации может запросить дополнительные документы, если сочтет нужным в отдельных ситуациях.

Для регистрации декларации требуется следующее:

1. Заявление. В нем необходимо указать, в какой именно орган происходит обращение (реквизиты), данные руководителя центра аккредитации, полное название документа, в котором отражается его суть, информацию по компании-производителю, причем всю. Также в заявление вписывают сведения по продукции. Если речь идет о партии, то нужен ее размер. Обязательно необходимо указать дату изготовления товара. Внизу требуется поставить подпись и день, месяц, а также год составления такого документа.
2. Данные на продукцию. Это техническое описание, сопроводительная документация, сертификат менеджмента качества (для разной продукции и схем декларирования документы могут отличаться).
3. Протоколы испытаний. Важно помнить о том, что такие документы ограничены по времени действия.
4. Учредительные документы изготовителя или фирмы, осуществляющей реализацию.
5. Доверенность, если обращение подает третье лицо от имени производителя, например.

Имейте в виду, что список документов иногда меняется в зависимости от требований, которые предъявляет конкретный центр аккредитации. Поэтому такие нюансы перед обращением всегда уточняются.

Пакет документов зависит от того, на какие именно товары оформляется декларация: отечественного или же импортного производства. В первом случае нужно предоставить нормативно-техническую документацию, согласно которой и устанавливается соответствие. То есть это может быть ГОСТ или же ТУ. Что же касается импортной продукции, то заявителю надо предъявить копию контракта и спецификацию к нему или же инвойс. Особое внимание в данном случае будет уделяться производителю, то есть пакет данных по нему увеличивается.

Что должно быть указано в декларации соответствия?

К содержанию декларации законодательство предъявляет конкретные требования. В частности, в этом документе указываются следующие данные:

1. Полное наименование изготовителя и производителя, его официальный адрес, а также сведения о регистрации. Кроме того, там должны быть какие-то контакты, то есть возможность связаться с организацией. Эти данные указываются сверху в первую очередь.
2. Название продукции, ее вид, марка, код. То есть, в документ следует внести достаточно информации, чтобы идентифицировать товар.
3. Все нормативные документы, в которых содержатся стандарты по определенному виду продукции.
4. Сведения о том, на основании чего была оформлена декларация. Это может быть протокол испытаний или же экспертное заключение.
5. Заявление от производителя или же другого лица, оформлявшего декларацию, о безопасности продукции при ее целевом использовании с учетом правил, указанных в инструкции.
6. Срок действия и дата принятия. Указываются внизу.
7. Сведения о самом документе, то есть регистрационный номер, дата выдачи. Обязательно – реквизиты центра аккредитации.

Декларация заверяется мокрой печатью и подписью руководителя соответствующего органа. Правда, существует исключение. Так, если речь идёт о декларации соответствия по ТС, то документ должен заверить сам заявитель и всё. В документе недопустимо наличие помарок, опечаток, слов или же терминов, которые невозможно разобрать. Декларацию оформляют на листе в произвольном виде, а не на бланке, но она всегда содержит в себе указанные выше данные.

Разница между декларацией соответствия и сертификатом соответствия

На одну и ту же продукцию можно оформить сертификат и декларацию. В чем же состоит разница между этими документами? Нужно иметь в виду следующие моменты:

1. Процедура декларирования проще сертификации. На регистрацию декларации уходит меньше времени, чем на оформление сертификата.
2. Процесс сертификации для товаров массового производства включает в себя ежегодный инспекционный контроль. Декларирование такого не предусматривает.
3. Как и сертификат, декларация является гарантом соответствия стандартам качества и безопасности. Но нужно учитывать, что речь часто идет о разных критериях и системах оценки.
4. Для декларирования соответствия производитель или другой заявитель предоставляет доказательства соответствия в центр сертификации. В аккредитованном центре проверяют правильность оформления декларации соответствия, достоверность доказательств безопасности и учредительных документов, после чего регистрируют декларацию. Ответственность за безопасность продукции и ее соответствие нормам несет лицо, выступающее заявителем.
5. Подавать заявку на получение декларации вправе только юридическое лицо или ИП, зарегистрированное в РФ или в другом государстве Таможенного союза. Для иностранных компаний предусмотрено оформление деклараций о соответствии по договору выполнения функций иностранного изготовителя.
6. Данные о декларациях и сертификатах вносятся в разные реестры Федеральной службы по аккредитации.
7. Декларация оформляется на листе бумаги. Требования к такому документу регламентируются ГОСТом или решением экономической комиссии ТС. Для сертификатов используют специальные бланки, имеющие несколько степеней защиты. Поэтому к последним обычно выше уровень доверия.
8. Пакеты документов для получения сертификата или регистрации декларации несколько различаются. Состав документации зависит от схемы сертификации или декларирования. И это нужно учитывать при подаче документов, чтобы не затянуть процедуру. Типовые схемы сертификации обозначаются буквой С и цифрой. Схемы декларирования маркируются буквой Д.
9. Декларация соответствия и сертификат – это юридически равноценные документы. В то же время они не заменяют друг друга.

Все перечисленные моменты нужно понимать, чтобы не путать друг с другом сертификат и декларацию. Не забывайте, что наличие одного документа не отменяет необходимость оформлять другой.

Когда нужно переоформлять декларацию соответствия?

Подтверждение соответствия конкретной продукции установленным стандартам касается только определенных видов товара. Это значит, что декларация соответствия выдается на то, что изготовлено по установленной рецептуре, с заявленным составом и с соблюдением оговоренных технологий. Если производитель решил внести какие-то изменения, ему нужно в кратчайшие сроки оповестить о своих действиях центр аккредитации. Причем необходимо предоставить пакет документов, из которого будет понятно, что именно осуществляется, какой станет продукция.

Дальше возможны разные сценарии развития событий. Если изменения не влияют на безопасность товара и не сказываются на его потребительских свойствах, орган аккредитации может сохранить декларацию. В противном случае документ отзовут, то есть его нужно будет оформлять снова.

Однако если производитель не сообщит ничего о происходящем, то он рискует нарушить законодательство о защите прав потребителей. И в таком случае к нему будут применяться соответствующие санкции.

Оформление декларации соответствия необходимо и тогда, когда у предыдущего документа истек срок годности. Но при этом производитель и реализатор имеют право продать партию товара, созданную, когда документ еще был действительным. То есть оформление декларации потребуется для дальнейшего производства. Получение повторного документа происходит по аналогичным правилам, никаких послаблений для заявителя законодательством не предусмотрено.

Преимущества оформления декларации соответствия

Наличие декларации соответствия выгодно самому производителю и (или) реализатору. И для этого есть свои причины:

1. Репутационный выигрыш. Компания, которая по своей воле собрала доказательства того, что ее продукция соответствует определенным стандартам, получает серьезное конкурентное преимущество, поскольку тем самым она демонстрирует ответственный подход и готовность предоставить потребителям качественные и безопасные товары.
2. Возможность осуществлять определенную деятельность на законных основаниях. Оформление декларации соответствия в ряде случаев обязательно.
3. Увеличение вероятности получить кредит от банка на дальнейшее развитие бизнеса на выгодных условиях. Наличие деклараций и сертификаций очень часто проверяется такими организациями.
4. Право на участие в тендерах. Поставки продукции в оптовых количествах способны принести существенную прибыль. Однако товар должен быть гарантированно безопасным, в противном случае его не примут.
5. Возможность расширяться, отправляя продукцию в другие страны. Для перемещения партий товаров по ТС очень часто нужны декларации.

Из всего вышеперечисленного легко сделать вывод, что прохождение процедуры декларирования – в интересах самой фирмы. Также не стоит забывать о том, что выпуск продукции без разрешительных документов запрещен. Поэтому обращаться в центр аккредитации стоит заранее, чтобы не пострадать от вынужденного простоя.

Отсутствие декларации и другие нарушения

С декларацией могут быть связаны различные нарушения. Так, законодательство предусматривает санкции за отсутствие этого документа в тех случаях, когда он обязательно должен быть, за необоснованное оформление декларации вместо получения сертификата, а также за предоставление заведомо ложных сведений центру аккредитации.

Необходимо отметить, что негативные последствия могут наступить как для производителя, так и для реализатора. Федеральные органы периодически проводят проверки, которые направлены на защиту прав потребителей и выполнение требований законодательства в сфере соблюдения технических регламентов. Кроме того, соответствующие вопросы могут возникнуть при попытке ввезти продукцию на территорию России.

Санкции за нарушение – достаточно серьезные. Они зависят от того, о чем именно идет речь. Кроме того, согласно КоАП РФ повторные нарушения караются более жестко и могут приводить не только к увеличенным штрафам, но и к конфискации самой продукции.

При назначении наказания органы руководствуются еще и тем, какой вред был причинен людям, животным или же окружающей среде. При наличии таких отягчающих обстоятельств штраф может дойти до 1 миллиона рублей. Кроме того, если действия производителя причинили ущерб потребителю, последний получает право подать на него в суд и потребовать компенсацию вреда. Причем речь идет о возмещении материального и морального ущерба.

Все это указывает на важность своевременного отслеживания законодательных требований в отношении всего, что касается декларирования. Если для вас прохождение соответствующей процедуры оказалось слишком сложным, на вникание во все тонкости нет времени, то можно просто поручить оформление декларации опытным специалистам.