Авторские инструкции, правовые документы
и полезные ссылки для малого бизнеса
Сегодня
Пятница
7 Июня 2019
Открыть навигацию 0

Если в Уставе ООО нет способа удостоверения протокола или протокол без нотариального удостоверения

Открыли Вы свой родной Устав, наконец-то его почитали и вдруг выяснили, что в Вашем учредительном документе ни строчки о том, как удостоверяются решения общего собрания. Собственно говоря, не страшно. Есть три варианта дальнейшего развития событий.
Вариант 1 – не самый простой: внести изменения в Устав. Помните, что все изменения в Устав вносятся по решению все того же общего собрания участников (часть 4 статьи 12 Федерального закона «Об ООО»? Понадобится, кстати, большинство голосов – не менее 2/3 от общего числа участников Общества. И, конечно, все изменения в Устав обязательно должны быть зарегистрированы в налоговой. Поэтому здесь придется поработать и совершить больше действий. Может, в сумме и хлопотнее, но зато долгосрочно.

В Уставе ООО может быть вот такая формулировка: 7.10. Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при принятии решения, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, которые являются участниками Общества – в этом случае я использовала вариант подписания протокола частью участников.
Вариант 2 – проще: в повестку дня конкретного собрания включить вопрос о способе удостоверения принятия решения этим собранием (без нотариуса). За желаемый ненотариальный способ фиксации принятия решения и состава участников должны проголосовать все участники Общества единогласно. Важно: все участники Общества (а не все участники собрания)! Тогда нотариальное удостоверение этого протокола будет не нужно. Обратите внимание, я не случайно написала «этого протокола» — для будущих протоколов тоже нужно будет в повестку дня включать вопрос о способе желаемого ненотариального удостоверения. Вот так этот способ, конечно, проще, но зато требует многократного повторения одного и того же действия.
Вариант 3 – пожалуй, еще проще: согласитесь, не всегда ВСЕ участники Общества смогут присутствовать на каждом собрании – как же тогда единогласно голосовать за способ удостоверения протокола без нотариуса? Здесь юристами придуман такой вариант: сделать отдельный протокол с единогласным голосованием всех участников ООО, в котором будет определен способ удостоверения всех последующих протоколов. В последующих протоколах, конечно, нужно будет давать ссылку на этот решающий протокол (можно делать выписку или заверенную руководителем ООО копию). В любом случае у этого третьего способа есть очевидные преимущества: изменения в устав не вносятся, можно обойтись без нотариуса и каждый раз собирать всех участников ООО на собрание не нужно.

А если участник в ООО всего 1?

Обратили внимание, что до этого я писала «участников» и говорила только о протоколах. Следовательно, возникает логичный вопрос, а как заверять решения единственного участника ООО? Ответ следующий: на ООО, состоящее из одного участника, положения статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ не распространяются. Это значит, что все решения принимаются единственным участником ООО единолично, оформляются письменно и подтверждаются подписью такого участника. Такой вывод вытекает из части 2 статьи 7 и статьи 39 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью.
Исключение: Решение единственного участника общества об увеличении уставного капитала подтверждается его подписью, подлинность которой должна быть засвидетельствована нотариусом (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Подведем итоги

Итак, протокол ООО можно не заверять у нотариуса, если: подписать всеми участниками или подписать частью участников – например, только председателем и секретарем собрания, или сделать видеосъемку собрания или провести аудиозапись собрания или придумать иной доступный Вашей фантазии легальный способ.
Выбранный ненотариальный способ удостоверения принятия решения общим собранием участников и состав участников, присутствовавших при принятии такого решения, можно отразить: в Уставе ООО или в каждом новом протоколе ООО или в специальном протоколе ООО и потом ссылаться на это решение.
При этом: Протокол/решение об увеличении уставного капитала обязательно удостоверяется нотариусом.

Татьяна Решетилова Добавили: 19.09.2016 Обновили: 07.04.2019

С первого сентября 2014г. все юридические лица должны подтверждать принятие решения общим собранием участников/акционеров. В зависимости от вида юрлица законодателем определены способы такого подтверждения.

Способы подтверждения решения, принятого Общим собранием участников / акционеров

Эти изменения направлены на защиту прав акционеров / участников общества при принятии наиболее важных управленческих решений в организации, отнесенных к компетенции Общего собрания, т.к. наличие стороннего наблюдателя или технической возможности фиксации состава участника и способа принятия ими решений, позволит предотвратить или разрешить множество корпоративных споров (наиболее распространенными из которых и являются вопросы о кворуме при принятии решений и голосовании по тем или иным вопросам).

Предлагаем подробнее рассмотреть способы предложенные законодателем для осуществления подтверждения принятия решения и состава участников присутствующих при этом.

Для акционерных обществ «опций» всего две — нотариус или реестродержатель, ведущий реестр акционеров.

1) Подтверждение реестродержателем.

Исходя из формулировки статьи 67.1 ГК РФ следует, что представитель реестродержателя должен фактически присутствовать при проведении Общего собрания акционеров, при этом на Собрании могут обсуждаться проблемы, связанные с коммерческой тайной, распределение дивидендов, иные конфиденциальные вопросы. Возникает вопрос, каким образом будет обеспечиваться и кем контролироваться сохранность этих сведений полученных посторонним для компании лицом? Какова ответственность реестродержателя в случае разглашения его сотрудниками таких сведений?

Конечно, эти вопросы необходимо урегулировать в договоре с реестродержателем, поскольку Приказом ФСФР России от 23.12.2010 г. № 10-77/пз-н «Об утверждении Положения о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг» они не определены. Однако обсуждение вопросов повестки дня перед посторонним лицом в любом случае дискомфортно, ведь формальная ответственность не компенсирует убытки от разглашения коммерческой тайны. Возможно целесообразно утвердить порядок проведения собрания при котором: реестродержатель присутствует только при регистрации акционеров в начале собрания, и в конце собрания при голосовании. А при обсуждении бизнес идей, коммерческих проектов, ноу-хау представитель реестродержателя будет удаляться, т.к. его функции при этом не требуются.

Немаловажный вопрос связан со стоимостью и фактической возможностью присутствия представителя реестродержателя на собрании, особенно в период массового проведения годовых собраний акционеров, проводящихся во втором квартале года.

Стоимость услуг будет варьироваться в зависимости от реестродержателя, но в среднем составляет около 5000 руб., не считая транспортных затрат по доставке сотрудника реестродержателя к месту проведения собрания акционеров.

2) Нотариальное удостоверение.

Этим способом могут воспользоваться непубличные АО и ООО.

Уже разработано Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (Письмо ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3).

В соответствии с ним нотариусу предварительно подается заявление установленной этим же документом формы, уведомления/сообщения о созыве собрания с указанием повестки дня собрания. Нотариус должен присутствовать на собрании лично (собрание может быть проведено непосредственно в нотариальной конторе), фиксируя присутствие лиц и принятие решения.

После собрания нотариусом выдается Свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии.

Учитывая, что ООО является наиболее распространенной организационно-правовой формой юрлиц в РФ, то возникает вопрос не появиться ли у нотариусов очередь на привлечение их к присутствию на Общих собраниях, да стоимость таких услуг будет весьма значительна (учитывая, что в это время никакие иные нотариальные действия проводиться не могут). Сейчас у нотариусов возникают затруднения при оказании такой услуги, так как практика еще не сложилась и у нотариусов отсутствует понимание процедуры ее осуществления.

Для ООО в Уставе могут содержаться альтернативные способы удостоверения, перейдем к рассмотрению их особенностей.

3) Подписание протокола общего собрания участниками Общества.

При всей кажущейся, на первый взгляд, простоте этого способа, в нем есть и подводные камни.

Во — первых, возможность его применения прямо должна быть зафиксирована в Уставе либо единогласно принятом решении Общего собрания участников. Если фиксировать этот способ в единогласном решении участников Общего собрания участников, то нужно это делать при каждом Общем собрании или достаточно одного раза с указанием, что и «впредь так будет»? Пока нет каких-либо официальных разъяснений по этому вопросу и судебной практики, то представляется возможным, трактовать это как необходимость принять один раз единогласно Решение Общего собрания об определении порядка подтверждения состава участников и порядка принятия решений Общего собрания, распространив его действие на будущее.

Во — вторых, единогласное одобрение решения о способе фиксации состава участников и порядка принятия решения может быть затруднительно, если участники находятся в конфронтации: достаточно неявки или отказа от подписания одного из них такого решения, чтобы лишить решение Собрания по основному вопросу легитимности, даже если для кворума и принятия решения достаточно голосов. Как следствие — необходимость приглашать на Общее собрание нотариуса, а это связано с дополнительными затратами.

В — третьих, введена возможность подписания не всеми участниками Общего собрания, а их частью. Каким образом определяется состав участников, которые будут подписывать решение, законодатель не уточнил.

Считаем, что подписание частью участников возможно предусмотреть Уставом или Решением о выборе способа подтверждения принятия решений Общим собранием участников, например:

• подписание всеми, участникам, присутствующими при принятии решения;
• подписание определенными участниками с указанием их паспортных данных (однако если кто-либо из них не явился или на очередном собрании не захотел подписать, однако необходимое количество голосов для принятия решения получено, то возникает необходимость проводить следующее собрание и, возможно, рассмотреть вопрос о приглашении на следующее собрание нотариуса);
• подписание участниками голосовавшими «за» принятие решения;
• подписание участником, владеющим более 50% голосов (как обладателя контрольного пакета);
• подписание председателем и секретарем Общего собрания (но этот способ навряд ли, применим при количестве участников более трех, т.к. велика вероятность злоупотреблений, ввиду того, что председатель Общего собрания и секретарь избираются на каждом собрании заново, но иногда он может быть весьма полезен).

4) Последний из способов, предусмотренных законом, — фиксация техническими средствами.

Законодательно не разъясняется, каким образом должна осуществляться фиксация и кто ее должен делать. Значит и определение вида, способа (аудиозапись, видеозапись), порядка хранения оригинала записи, выдача ее копий остается на усмотрение самих участников и должно устанавливаться уставом. Можно предложить создать отдельный раздел в Уставе с подробным описанием: кто и каким образом такую фиксацию осуществляет и где будет находиться оригинал записи, а также ответственность за его утрату.

5) Можно избрать и иные способы, зафиксировав их в Уставе.

К ним можно отнести заочное голосование, описанное в ст. 38 Закона Об ООО.

Возможно в скором времени получит распространение голосование с использованием электронно-цифровой подписи.

Сделав список открытым, законодатель оставил возможность для каких-либо способов технической фиксации, нам пока неизвестных, но которые в получат широкое распространение в будущем. Единственное, что их использование нужно описать в Уставе или Решении о выборе их как способа подтверждения принятия решения .

Подводя итоги, можно сказать, что внесение подобной нормы дополнительно поможет защитить права партнеров по бизнесу, поскольку присутствие нотариуса или реестродержателя становится определенной гарантией осуществления участниками своих прав по управлению организацией. Вместе с тем такие нововведения налагают дополнительные обременения на участников и акционеров и в некотором смысле ставят в зависимость от «занятости» нотариусов и реестродержателей, не говоря уже о дополнительных затратах на приглашение такого специалиста.

Закон не требует приведения в соответствие с ним Уставов действующих юридических лиц. Но если порядок подтверждения состава и принятия решений в ООО в нем не описан, прийдется на каждое собрание приглашать нотариуса либо подписать единогласно решение об избрании другого способа подтверждения факта принятия решения и состава присутствующих при этом участников, что может быть весьма сложно осуществимо на практике.

Обучающий курс от команды «Клерка» «Налоговые проверки. Тактика защиты» Способы защиты, проверенные на практике, от Ивана Кузнецова, налогового эксперта, работавшего в ОБЭП.

• Первое видео — бесплатно.
• Даем сертификат в конце обучения.
• Дистанционное обучение.

Записаться на курс за 5 500 руб.

Требования к содержанию протокола

Требований к протоколу общего собрания участников ООО законодательство не устанавливает, однако ст. 181.2 Гражданского кодекса (далее — ГК РФ) регулирует вопросы принятия решения на собраниях ООО.

В силу данной нормы в протокол собрания или единоличное решение участника компании включаются следующие сведения:

• дата и время начала и окончания заседания высшего органа ООО;
• указание места, где проводится заседание;
• сведения об участниках общества, которые явились на собрание;
• повестка дня и принятые по обозначенным вопросам решения;
• сведения о членах счетной комиссии;
• информация о голосовавших против по тому или иному вопросу, если внесение таких данных необходимо в силу требования организации.

Приведенные выше требования являются обязательными, потому должны вноситься в любой протокол общего собрания, безо всяких исключений.

Помимо законодательно установленных требований рассматриваемый корпоративный документ, в соответствии с обычаями делового оборота, должен содержать:

• индивидуализирующие его признаки (например, порядковый номер);
• сведения о выступивших на собрании лицах (основном докладчике, выступивших и задавших вопросы участниках);
• распределение голосов (за, против и воздержалось);
• результат голосования (решение принято, предложение отклонено и т. п.);
• подписи уполномоченных лиц.

Форма протокола, нотариальное удостоверение

ГК РФ в п. 3 ст. 181.2 определено, что форма протокола общего собрания участников ООО обязательно должна быть письменной. Вместе с тем в силу подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК для подтверждения проведения такого собрания и факта принятия решению по конкретному вопросу (результатов голосования по нему) может потребоваться нотариальное удостоверение протокола.

В полном объеме, если исходить из буквы закона, нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО не производится. Заверяется только:

• факт принятия того или иного решения общим собранием;
• перечень участников, присутствующих на конкретном собрании.

Однако в связи с тем, что указанные сведения включаются в протокол в качестве его составных частей, на практике употребляют именно выражение «заверить протокол». Вместе с тем участники общества могут избежать необходимости выполнения обязанности по заверке протокола у нотариуса путем указания иного способа удостоверения в уставе организации или принятия соответствующего единогласного решения всех участников.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

ГК РФ в подп. 3 п. 3 ст. 67.1 допускает следующие способы:

1. Подписание протокола всеми участниками.
2. Подписание документа частью участников, принимавшей участие в собрании.
3. Путем применения технических средств фиксации (на практике часто используется видеозапись).

Норма не ограничивает данный перечень, указывая, что может применяться и иной не противоречащий закону способ, позволяющий однозначно установить факт принятия решения.

Не применяется требование подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ и в отношении тех обществ, которые имеют единственного участника, на что прямо указывает Федеральная нотариальная палата в своем письме от 01.09.2014 № 2405/03-16-3.

Более подробно с рассматриваемым вопросом можно ознакомиться в статье «Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО».

Правила направления протокола участникам

Лицо, осуществлявшее ведение протокола общего собрания участников ООО, в соответствии с абз. 3 п. 6 ст. 37 ФЗ № 14, обязано направить его копию всем участникам организации. На исполнение требования о направлении данной нормой отведен 10-дневный срок.

Отправка готового протокола осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

1. Направляется заказным письмом.
2. Пересылается по адресу регистрации каждого участника.

Если в уставе ООО указаны какие-либо дополнительные либо иные требования относительно порядка направления копий протокола, применяются они. Так, в качестве альтернативы может быть указана доставка документа нарочно, при помощи курьерской службы и т. п.

***

Итак, протокол является подтверждением проведения собрания и фиксирует факт принятия тех или иных решений. Документ имеет простую письменную форму и подлежит удостоверению нотариально или иным способом, установленным уставом или решением всех участников. При этом он должен иметь индивидуализирующие признаки (номер и дату), подписываться председательствующим на собрании лицом и секретарем собрания, после чего направляться в 10-дневный срок участникам ООО.

Единогласное решение участников ООО

Необходимое количество голосов участников общего собрания для решения тех или иных вопросов общества всегда есть актуальной темой, тем более после принятия нового Закона Украины «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью».

По сравнению с ранее принятым новый Закон устанавливает несколько иные правила голосования на общем собрании.

Ниже приводим сравнение квот голосов необходимых для принятия соответствующих решений по ЗУ «О хозяйственных обществах», Закона Украины «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью».

ЗУ «О хозяйственных обществах»	ЗУ «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью»
Простое большинство голосов (50% + голосов от количества участников присутствующих на собрании); Квалифицированное большинство (50% голосов от общего количества голосов всех участников);	Квалифицированное большинство (50% голосов от общего количества голосов всех участников); ¾ голосов от общего количества голосов всех участников; Единогласное решение;

Следует заметить, что очень широкий круг вопросов решается единогласно. Поэтому, возникает вопрос, с каких именно вопросов необходимо решение ВСЕХ участников общего собрания?

Единогласное решение участников общего собрания (перечислены в ст. 30 Закона) обязательное в следующих случаях:

1) в случае необходимости оценки в денежной форме неденежного вклада участника;

2) в случаях, по которым необходимо осуществить перераспределение долей между участниками общества;

3) в случае формирования и определения порядка функционирования новых органов предприятия;

4) в случаях решения возможности приобретения обществом доли участника.

Возник вопрос изменить устав согласно новому закону? — Предложение нашей компании без оплаты административного сбора⇒

Однако следует быть внимательными, ведь на этом круг вопросов, которые решаются единодушно не заканчивается. В законе содержатся дополнительные статьи, устанавливающие необходимость единогласного решения вопросов.

Утверждение первой редакции устава предприятия.

Это касается не всех предприятий, а только тех, которые образовались в результате реорганизации, при этом в участников меньший объем прав, чем у предшественников.

Вынесение на общее собрание более широкого круга вопросов, чем предусмотрено повесткой дня.

Интересно также то, что единогласным решением участников общего собрания можно расширить круг вопросов, которые выносятся на повестку дня общего собрания.

Общие сборы за пределами Украины.

И не менее важно то, что общее собрание участников общества могут проводиться за рубежом, для этого необходимо письменное единогласное согласие всех участников общества.

Выплата дивидендов не в денежной форме.

Обычно дивиденды выплачиваются в денежном выражении, но единогласным решением общего собрания можно принять другое.

Сроки внесения вклада в уставный капитал и внесения дополнительных вкладов.

Некоторые положения в уставе могут приниматься только единогласно участниками общего собрания. Так, например, по поводу сроков внесения вклада в уставный капитал в законе устанавливается 6-месячный срок от даты регистрации общества, если иное не указывается в уставе. Данное положение касается порядка и сроков внесения дополнительных вкладов.

Порядок реализации преимущественного права.

Также уставом могут регулироваться такой вопрос порядок реализации преимущественного права. Преимущественное право означает, что внести дополнительный вклад в уставный капитал имеют право сначала все участники общества, а уже потом третьи лица.

Порядок отчуждения долей.

Все участники предприятия имеют право на возмездной или безвозмездной основе отчуждение своей долю или части доли другим участникам. Однако в некоторых случаях на это необходимо согласие других участников. Порядок отчуждения долей, предоставление их в залог может быть указан в уставе, для этого необходимо единогласное решение.

Порядок расчета с участником, который выходит из общества.

В Законе четко регламентировано сроки и порядок расчетов с участником, который принял решение выйти из общества. По истечении 1 месяца с момента, когда общество узнало о выходе участника, необходимо предоставить обоснованный расчет такому участнику с учетом размера его доли. Но опять же, устав может указывать на другие сроки и порядок расчета. Такое положение в уставе принимается единогласным решением.

Иное количество голосов необходимое для голосования.

Одно из важнейших вопросов, который решается единогласно — это закрепление в уставе иного количества голосов, необходимых для решения тех или иных вопросов. Но данная норма не касается вопросов, требующих единогласного решения. Указанная статья предоставляет гибкость в урегулировании некоторых вопросов общества.

Заключение сделок с заинтересованностью.

Порядок предоставления согласия на заключение сделок, в отношении которых имеется заинтересованность, может устанавливаться в уставе, если за это единогласно проголосуют участники общего собрания.

Основания принудительного исключения участника из общества.

Основания исключения участника из общества ранее четко регламентировались в законодательстве. К таким основаниям принадлежали систематическое неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, а также препятствия деятельности общества и другие.

Теперь, согласно новому Закону, основания для принудительного исключения участника из общества сводятся к минимуму. То есть, сейчас исключить участника возможно за невнесение вклада в установленные сроки и в случае смерти (прекращения) участника, если наследники таких участников не вступили в общество. Единогласного решения участников общего собрания для исключения участника общества не требуется.

Особенности голосования в ООО, которые реорганизованы с АО.

Акционерные общества могут реорганизовываться в ООО, ведь количество участников в последних неограниченна. В образованных ООО участников может быть до нескольких тысяч. В таких случаях вынести единогласное решение может быть достаточно сложно, ведь существует большая вероятность, что на общем собрании появятся не все участники. Вероятнее всего, решаться вопросы в таких предприятиях будут по стандартным процедурам (квалифицированное большинство, ¾ голосов). Это в свою очередь ограничивает деятельность общества, ведь есть перечень вопросов, которые решаются единогласно.