Почему чаще всего меняется печать

Прежде чем ответить на вопрос, вынесенный в подзаголовок, скажем о том, что с 2016 года обязательное применение печатей и штампов в текущей деятельности компаний отменено. Таким образом, на сегодняшний день, печать должны иметь только государственные ведомства и некоторые структуры и организации, ими аккредитованные, все остальные используют штемпельные изделия на сугубо добровольной основе.

ФАЙЛЫ

Если руководство предприятия принимает решение о применении печати, оно должно поставить в известность об этом надзорные органы, банковское учреждение, в котором обслуживается, и контрагентов. За получением штемпельного изделия представители компании должны обратиться в специализированную производственную фирму.

Печать выдается на длительный срок, вплоть до того момента, пока фирма не прекратит свою существование или в ней не произойдут какие-либо преобразования, требующие замены клише, а это могут быть самые разные обстоятельства. Наиболее частые: порча, повреждение или преждевременный износ штемпельного изделия, смена наименования или реквизитов (организационно-правового статуса, местонахождения и т.п.) юридического лица, утрата штампа.

Образец приказа о смене печати организации

Если вам понадобилось составить приказ о смене печати, а вы никогда раньше его не делали, прочитайте приведенные здесь рекомендации и посмотрите пример – воспользовавшись им, вы без особых усилий напишете нужное вам распоряжение.

1. Для начала внесите в бланк название компании, затем – наименование приказа, его номер, дату и место выпуска.
2. Далее в документе следует отметить обоснование – в качестве него обычно приводятся обстоятельства, ставшие причиной выпуска распоряжения, затем нужно вставить ссылку на основание: статью закона или внутренний акт фирмы. После этого можно переходить к основной части.
3. Первым делом напишите тут собственно указание о смене печати, затем – дату, с которой надо начать применение нового штампа.
4. После этого впишите организации, которые необходимо оповестить в письменном виде о произошедших изменениях (можно не перечислять в приказе, а сослаться на соответствующее приложение к нему).
5. В заключение нужно назначить лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение данного распоряжения. Если вы считаете нужным, дополните приказ и другой информацией, которая имеет значение в вашем конкретном случае.
6. В бланке также нужно поставить оттиск старой и новой печати.

О смене печати организации

Действующее законодательство не обязывает организацию информировать кого-либо о смене своей печати.

Наличие печати является правом, а не обязанностью хозяйственных организаций (Федеральный закон от 6.04.2015 г. № 82-ФЗ). Но, безусловно, сообщать об этом надо, чтобы у организации не возникло проблем при ведении своей хозяйственной деятельности.

Например, вы будете вынуждены поменять все свои банковские карточки, так как на них обязательно проставляется оттиск печати. В противном случае банком не будет принят к оплате платежный документ с новой печатью (п. 7.11 Инструкции ЦБ РФ от 30.05.2014 № 153-И)

Кроме того, обязательное извещение о смене печати может быть предусмотрено договорными отношениями с контрагентами.

И, разумеется, имеет смысл проинформировать о смене печати налоговых инспекторов. Для этого вместе с очередной отчетностью принесите в инспекцию копию приказа руководителя о том, что с определенного числа фирма использует новую печать. На том же приказе сделайте оттиск новой печати.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист», «Системы Главбух».

1. Статья: Меняем старую печать на новую

«Печать сельскохозяйственной организации пришла в негодность. Была изготовлена новая. Как оформить замену печати?

Необходимо издать соответствующий приказ о том, что старая печать изымается из документооборота, а новая вводится. При этом если были внесены какие-либо изменения, службе, ответственной за хранение печати, необходимо ознакомить всех работников с новым оттиском печати.

Также сельхозорганизация будет вынуждена поменять все свои банковские карточки, так как на них обязательно проставляется оттиск печати (гл. 7 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). В противном случае банком не будет принят к оплате платежный документ с новой печатью.

Действующее законодательство не обязывает сельхозорганизацию информировать кого-либо о смене своей печати. Но во избежание проблем желательно сообщить об этом в налоговые органы, в банк и контрагентам. Причем обязанность о таком извещении может быть и прямо установлена в договорных отношениях с контрагентами.

Налоговиков можно проинформировать следующим образом. В инспекцию вместе с очередной отчетностью можно принести приказ руководителя о том, что с определенного числа организация использует новую печать (причем документ будет содержать оттиск новой печати)».*

2. Рекомендация: Как жить без печати

«С 7 апреля 2015 года вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ, который отменил обязанность использовать круглую печать хозяйственными обществами (далее – Закон об отмене печати).* Ответы на самые важные вопросы, связанные с отменой печати для ООО и АО, читайте ниже.

Необходимо ли отказываться от печати?

Нет, закон предусматривает лишь право на отказ от печати, а не обязанность.

Решение о том, нужна ли круглая печать в работе организации, руководство каждого ООО и АО принимает самостоятельно. Ничто не запрещает продолжить использовать печать как инструмент бумажного документооборота. Закон лишь разрешает отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации.

В пояснительной записке к Закону об отмене печати прямо указано:

• право использовать круглую печать сохраняется;
• у хозяйственных обществ остается возможность изготовить любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.

Имеет ли смысл отказываться от печати?

В настоящее время отказываться от печати, пожалуй, не стоит. Дело в том, что у госорганов еще нет единой позиции по вопросу о том, действительно ли хозяйственное общество может полностью обойтись без круглой печати. Например, Роструд настаивает на том, что любая организация-работодатель должна заверять печатью записи в трудовой книжке работника (письмо от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1 «О трудовых книжках и правилах распорядка»; далее – письмо № 1168-6-1). Чтобы избежать недопонимания и споров с госорганами (а также контрагентами, иными лицами), печать пока имеет смысл по-прежнему использовать.*

Устав ООО (АО) не содержит положений о наличии печати, однако общество не намерено от нее отказываться. Нужно ли дополнять устав отдельным пунктом о том, что общество имеет печать?

По возможности это стоит сделать. Однако специально ради такого пункта изменять устав, пожалуй, нецелесообразно.

С одной стороны, в настоящий момент законодательство не предусматривает каких-либо негативных последствий или рисков на случай, когда общество использует печать несмотря на то, что его устав не содержит положений о ней. Поэтому ничто не мешает обществу по-прежнему пользоваться печатью.

Так, ФНС России и ФСС России прямо указали, что хозяйственные общества могут представлять документы в налоговые органы и органы соцстрахования без заверения их печатью. Причем это никак не связано с тем, содержит устав положение о печати или нет (письмо ФНС России от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@ «О наличии в документах печати общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества», информация ФСС России от 10 июня 2015 г. «О страховых взносах плательщиков, созданных в форме ООО и АО»).

Роструд, напротив, требует, чтобы ООО и АО использовали печати – проставляли их в трудовых книжках сотрудников. В то же время Роструд не связывает такую обязанность с положениями устава: что бы устав ни предусматривал, печать ставить необходимо (письмо № 1168-6-1).

Верховный суд РФ разъяснил, нужно ли удостоверять печатью доверенность на представление интересов ООО и АО в суде. В такой ситуации значение имеют положения устава. Если устав содержит пункт о наличии у общества печати, то ее необходимо поставить на доверенности. Если же такого пункта нет, то печать ставить не требуется. При этом Верховный суд РФ не предусмотрел каких-либо негативных последствий на случай, если общество, не имеющее печати по уставу, все же поставит ее на доверенности (вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного суда Российской Федерации № 2 (2015), утв. Президиумом Верховного суда РФ 26 июня 2015 г.). Из этого следует довольно простой вывод: печать – доверенности не помеха.*

С другой стороны, закон предусматривает следующую обязанность: если ООО или АО имеет печать, то на ее наличие необходимо прямо указать в уставе (ст. 2, 6 Закона об отмене печати). Впрочем, каких-либо санкций за нарушение этой обязанности, как было рассмотрено выше, законодательство не устанавливает.

Однако все же нельзя полностью исключать риск того, что у общества возникнут проблемы в связи с «неполнотой» устава. К примеру, у потенциальных контрагентов могут появиться лишние вопросы к обществу. В частности: «Почему письмо-оферта с предложением заключить договор скреплено печатью, а приложенная к письму копия устава положений о печати не содержит?».

В конце концов, самому юристу всегда важно быть уверенным в том, что устав содержит все необходимые положения. Когда такой уверенности нет (как в случае с печатью), поневоле возникают те или иные опасения. Например, не исключено, что в связи с «неполнотой» устава у руководства компании появятся лишние вопросы и даже претензии к юристу.

Юристу ООО или АО имеет смысл выбрать следующую тактику. Положение о наличии печати стоит включить в устав при первом его изменении. Например, если общество в ближайшее время планирует сменить фирменное наименование, то в любом случае потребуется вносить изменения в устав. Вместе с ними целесообразно включить в устав и пункт, посвященный печати. К примеру: «Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения».

В то же время изменять устав только ради пункта о печати, пожалуй, не стоит. Дело в том, что процедура изменения устава зачастую требует много времени и денежных затрат (нужно созывать и проводить общее собрание участников (акционеров), регистрировать новую редакцию устава и т. д.). Вряд ли в такой ситуации юристу имеет смысл сообщать руководству компании о необходимости начинать процедуру по изменению устава. А если потом руководство и предъявит к юристу претензии в связи с «неполнотой» устава, юрист сможет обосновать свои действия следующими аргументами:

• факт того, что общество некоторое время формально действовало без печати, используя ее на практике, не привел к каким-либо негативным последствиям;
• вносить в устав только одно дополнение, связанное с печатью, было нецелесообразно из-за сложной и дорогой процедуры изменения устава.

На что можно заменить печать?

Заменить печать можно более актуальными способами идентификации. Например, электронной подписью, специальными бланками компаний, голографическими печатями.

Как отказаться от печати?

Сведения о наличии печати должны быть в уставе хозяйственного общества (ст. 2, 6 Закона об отмене печати). Если общество решило больше не использовать печать, в устав необходимо внести изменения:

• либо просто исключить положение о том, что общество имеет круглую печать;
• либо прямо предусмотреть, что общество ведет деятельность без печати».

Приказ об изменении печати организации

Нередко в компании возникает необходимость заменить старую на новую. При этом причины могут быть самыми разными. Как правило, замена печати требуется в следующих случаях:

• Утеря или кража действующей печати;
• Защита от подделывания;
• Смена реквизитов компании;
• Изменение названия организации;
• Смена организационно-правовой формы;
• Износ старой печати.

Любая из вышеперечисленных причин требует признания старой печати недействительной и ввода новой взамен списанной. Однако, чтобы ввести в действие новую печать, необходимо выполнить порядок действий, который включает соответствующий приказ (правила оформления рассмотрим ниже).

Самым первым действием необходимо созвать собрание, по итогам которого будет составлен протокол о необходимости введения в организации новой печати. В данном протоколе должна быть указана причина, по которой потребовалась новая печать (утеря старой, недействительность и т.д.), а также список лиц, принявших данное решение. После этого необходимо приказ. Как оформить его, мы рассмотрим далее.

Правила оформления

Правила оформления приказов не имеют единой формы по поводу приказа о смене печати, поэтому он составляется в свободной форме. При составлении данного документа следует указать следующие данные.

1. Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
2. Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
3. Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
4. Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
5. Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
6. Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.

Правила оформления приказа образец

После всех перечисленных пунктов приказ должен быть подписан руководителем организации. Данный документ также должен содержать приложение к приказу (образец представлен ниже) с утверждением нового оттиска.

Приказ с приложениями образец

Также при необходимости в приказе можно перечислить руководителей структурных подразделений (филиалов организации), которым следует сообщить о замене печати.

Приказ об утверждении печати организации

Наличие печати в организациях уже не считается обязательным в отношении АО и ООО. Компании данной организационно-правовой формы могут оставить использование печатей на свое усмотрение. В отношении остальных организаций наличие печати является обязательным. Более того, если АО или ООО планируют ввести в действие печать, то необходимо понимать, о какой именно печати идет речь.

Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц. Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации. Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.

Для того, чтобы утвердить печать организации, необходимо также собрать целый пакет документов, которые понадобятся для ее изготовления. Так, предварительно необходимо подать в компанию-изготовитель документы, необходимые для заказа изготовления оттиска. К ним относятся:

• Копии Устава организации и свидетельства о государственной регистрации юридического лица, заверенные нотариально;
• Документы, свидетельствующие об избрании данного лица на должность руководителя организации;
• Документ, в котором принято и отображено решение об изготовлении данной печати.

Следует отметить, что наличие печати в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственность не является обязательным. В связи с этим, если ваша компания относится к данным организациям по своей организационно-правовой форме, то наличие печати и ее использование (для каких бумаг) должно быть закреплено в Уставе организации.

Далее следует оформить соответствующие приказы, правила оформления которых мы представим ниже.

Правила оформления приказов делопроизводство регламентирует только в отношении реквизитов: содержание документа в каждом случае определяется отдельно. В случае, если необходимо утвердить введение в действие новой печати изданием соответствующего приказа, то его содержание должно быть следующим:

1. Непосредственно текст приказа («Приказываю утвердить эскиз печати…») и полное наименование, название организации и юридический адрес;
2. Дата, с которой вводится в действие печать.
3. Для работы с какими документами она предназначена (не обязательно).

К данному документу правила оформления приказов регламентируют наличие приложения с утверждением печати.

Также в данном приказе отдельным пунктом может содержаться информация об утверждении Положения о порядке использования печатей. При наличии данного пункта правила оформления приказа подразумевают и следующий пункт, согласно которому необходимо обозначить, с какой даты вступает в действие Положение.

Отметим, что именно Положением должны регулироваться в компании порядок использования печатей, перечень утверждаемых ею документов, срок ее действия и порядок уничтожения. Также целесообразно завести в организации журнал печатей и штампов, в котором будут отображаться все передачи печатей сотрудникам и основания, по которым осуществлялась выдача.

Образец приказ с приложением

Приказ об использовании печати для документов

Правила делопроизводства (оформление приказа относится к их числу) подразумевают и наличие приказа об использовании печати для документов в случае, если печать (или печати) предназначены для определенных категорий деловых бумаг.

Напомним, выше мы уже писали о том, что в организации может быть несколько печатей, и использование каждой регламентируется соответствующими документами. Так, существуют печати, действующие только в отношении бухгалтерских документов. Проще говоря, использование данной печати на других документах не будет представлять никакой ценности, более того, данный документ будет считаться не действительным.

Правила оформления

Как правило, приказ об использовании печати для документов и приказ об утверждении печати организации оформляются в один документ, при наличии в приказе пунктов о введение в действие Положения об использовании печатей. Именно данное Положение регламентирует порядок применения печатей в отношении различных документов, их хранение, срок действия, выдачу сотрудникам и лицо, ответственное за хранение печати.

Положение об использовании печатей должно быть подписано руководителем организации. Более того, на нем должны присутствовать отметки об ознакомлении ответственных лиц.

Приложение к приказу оформление образец