Правила отзыва сотрудника из отпуска

Согласно ч. 2 ст. 125 ТК России (далее по тексту статьи — Кодекс), отозвать сотрудника из отпуска работодатель сможет лишь в том случае, если тот сам согласится его прервать. При этом не допускается отзывать несовершеннолетних, беременных и занятых в опасных или вредных условиях труда сотрудников, даже если они против этого не возражают (ч. 3 той же статьи).

Если сотрудник согласился на досрочный выход из отпуска, работодатель может предоставить ему неотгулянные дни в текущем году либо в следующем, присоединив их к плановому отпуску, — этот вопрос решается по выбору работника. При получении от сотрудника отказа работодатель не может его уволить, расценив невыход на работу по требованию как прогул (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда России от 17.03.2004 № 2).

В ч. 2 ст. 125 Кодекса указано, что допускается отзыв из ежегодного оплачиваемого (как основного, так и дополнительного) отпуска. Что касается отзыва из отпуска за свой счет, то на это прямого запрета нет, поэтому, если работодателю потребуется отозвать сотрудника из него и тот не против, отзыв не будет противозаконным. Другое дело — отзыв из учебного отпуска. Это исключено, т. к. работодатель, согласно гл. 26 Кодекса, обязуется предоставить гарантии сотрудникам, совмещающим обучение с работой; при этом учебные отпуска имеют определенное целевое назначение и должны быть использованы в строго установленные в справке-вызове сроки.

В связи с тем, что для отзыва сотрудника требуется его согласие, работодателю требуется направить ему уведомление, на котором отзываемый должен поставить отметку о своем согласии/несогласии.

Необходим ли перерасчет отпускных при отзыве из отпуска?

Согласно ч. 9 ст. 136 Кодекса, отпускные в полном объеме выплачиваются накануне отпуска (но не позднее 3 дней до его начала). В этой связи при досрочном выходе из отпуска у сотрудника возникает задвоение заработка, поскольку начисленная за дни, когда он вышел на работу, зарплата будет являться переплатой. В связи с этим предстоит решить, как пересчитать отпускные при отзыве из отпуска и отразить это в учете.

Как указано в письме ФНС РФ от 24.10.2013 № БС-4-11/190790, при отзыве возникшая переплата и удержанный с нее НДФЛ сторнируются, а за отработанное время начисляются зарплата и налог с нее.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Нужно ли согласие работника на пересчет?

В ст. 137 Кодекса ничего не сказано об уменьшении зарплаты за счет переплаченных отпускных. Нет в ней и установленного требования об изъятии отпускных или принудительном уменьшении на их сумму заработной платы. Это значит, что без согласия работника на возврат этих средств в кассу предприятия удержать их из его заработка не получится.

Факт отзыва из отпуска без перерасчета отпускных необходимо отразить в соответствующем приказе. Засчитывать неудержанные «излишние» отпускные в счет оплаты отдыха, который будет предоставлен взамен дням выхода на работу в связи с отзывом, не представляется возможным. Это объясняется тем, что перед выходом в отпуск при использовании неотгулянных дней будут выплачены отпускные, расчет которых будет произведен исходя из среднего заработка, размер которого в новом расчетном периоде изменится.

Таким образом, при отсутствии согласия работника на добровольный возврат излишне выплаченных отпускных правомерным будет не делать пересчет, чтобы не нарушать норм трудового законодательства. Кроме того, работодатель не допустит и нарушения норм налогового законодательства, поскольку не будет сторнировать удержанный при выплате отпускных подоходный налог.

При этом возникает ситуация, когда сотруднику удваивается доход, то есть к выплаченным ранее отпускным прибавляется размер заработка, начисляемого ему за фактические дни работы после досрочного выхода из отпуска. Для того чтобы раз и навсегда урегулировать данную непростую ситуацию, работодатель должен закрепить порядок возврата излишне выплаченных отпускных в соответствующем локальном нормативном акте, с которым сотрудник должен быть ознакомлен при приеме на работу.

При этом отказ сотрудника произвести возврат излишне выплаченных отпускных в добровольном порядке либо предоставление согласия на их зачет в счет ближайшего авансового платежа по заработной плате работодателю обжаловать в судебном порядке нет смысла. Анализ судебной практики позволяет сделать вывод, что суды чаще всего принимают сторону работника (пример — определение Московского горсуда от 16.02.2015 № 33-4915/15), основываясь на том, что в данном случае нет недобросовестности со стороны сотрудника либо счетной ошибки (п. 3 ч. 1 ст. 1109 ГК РФ).

Как оформляется отзыв из отпуска

Как уже указывалось выше, работодатель должен заручиться согласием сотрудника на его отзыв из отпуска. Получив это согласие в письменном виде, работодатель издает соответствующий приказ, в котором следует указать причину отзыва и дату выхода сотрудника на работу. Также в этом документе потребуется отразить решение сотрудника о том, на какой период переносятся неотгулянные отпускные дни — на этот или следующий год.

Сотрудника следует ознакомить с приказом под подпись. В связи с отзывом из отпуска и переносом части неиспользованных отпускных дней на другой период в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Также изменения вносятся в табель учета рабочего времени и личную карточку сотрудника.

При согласованном с сотрудником отзыве из отпуска возникает переплата отпускных, т. к. они выплачиваются сразу за весь период отпуска до его начала. Заставить сотрудника вернуть излишне уплаченные отпускные в таком случае нельзя.

Единственным выходом для недопущения возникновения переплаты по отпускным и удерживаемого из них подоходного налога является отображение в локальном нормативном акте правила, согласно которому сумма переплаты может быть зачтена работодателем в счет ближайшей выплаты аванса.

Шаг первый. Оформляем служебную записку

Служебную записку оформляет начальник подразделения, где трудится работник. В ней он указывает причину, по которой работника следует отозвать из отпуска.
Документ подается руководителю организации, который, ознакомившись с ней, пишет на ней резолюцию (свое согласие или отказ), ставит дату и подпись. Форма служебной записки произвольная.
Добавим лишь, что некоторых сотрудников запрещено отзывать из отпуска (даже если они согласны). Это сотрудники младше 18 лет, беременные женщины и работники, занятые во вредных или опасных условиях труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Пример 1. В ЗАО «Салют» заболела старший продавец И.К. Федотова. Сотрудница, которая могла бы заменить отсутствующую работницу, — продавец А.С. Галкина находится в очередном ежегодном оплачиваемом отпуске с 26 августа 2013 года. Отпуск ей предоставлен на 14 календарных дней. Заведующей магазином С.И. Козловой необходимо получить согласие руководителя компании на отзыв А.С. Галкиной из отпуска. Какой документ ей нужно оформить?
Решение. Чтобы получить согласие генерального директора ЗАО «Салют» на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска, заведующей магазином С.И. Козловой необходимо:
— составить служебную записку, в которой мотивировать необходимость вызова сотрудницы на работу;
— передать эту записку директору на подпись.
Образец документа с резолюцией руководителя о согласии на отзыв сотрудницы приведен ниже.

Образец 1. Служебная записка об отзыве из отпуска

Не возражаю.
Отделу кадров
подготовить необходимые документы
Иванцов 28.08.2013 Генеральному директору
ЗАО «Салют»
Иванцову А.П.

Служебная записка

В связи с болезнью старшего продавца И.К. Федотовой предлагаю отозвать из отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 года.

Заведующая магазином Козлова С.И. Козлова

Шаг второй. Обращаемся к работнику и получаем письменное согласие

Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.
Согласно статье 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:
— объяснить сотруднику причину и дату отзыва;
— предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска;
— уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска;
— в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).
Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.
Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.
В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Руководитель не возражает на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска. Заведующая магазином С.И. Козлова позвонила сотруднице и попросила ее прервать отпуск с 30 августа. А.С. Галкина согласилась выйти на работу.
Как составить письменное предложение об отзыве сотрудницы из отпуска?
Решение. Письменное предложение можно составить так, как показано в образце 2 на с. 59. Свое согласие на отзыв из отпуска А.С. Галкина выразила, сделав соответствующую запись в нижней части документа.

Образец 2. Предложение работодателя прервать отпуск и согласие работника на отзыв из отпуска

Закрытое акционерное общество «Салют»

Исх. N 15
от 28 августа 2013 года Продавцу Галкиной А.С.

Уважаемая Анна Сергеевна!

Просим Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 августа 2013 года. Причина срочного отзыва из отпуска — производственная необходимость. Заболела старший продавец И.К. Федотова, и некому работать в отделе «Молочные продукты».
На основании части 2 статьи 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Ставим Вас в известность, что согласно статье 125 ТК РФ Вы имеете право отказаться и не прерывать свой отпуск.
В случае согласия прервать отпуск и выйти на работу сумма отпускных будет пересчитана. Излишне выплаченную сумму отпускных предлагаем внести в кассу организации или дать согласие зачесть ее в счет выплаты заработной платы.

Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов

Я, Галкина Анна Сергеевна, согласна досрочно выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска и приступить к работе 30 августа 2013 года.
Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней прошу предоставить мне с 11 января 2014 года. Сумму переплаты по отпускным прошу зачесть в счет выплаты заработной платы.

28 августа 2013 года Галкина А.С. Галкина

Если же работник не желает идти навстречу работодателю, требовать от него прекращения отпуска нельзя. Также недопустимо применять к нему какие-либо штрафные санкции (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Примечание. Если работник не желает выходить из отпуска досрочно, применять к нему какие-либо штрафные санкции нельзя (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Шаг третий. Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Как только согласие работника получено, можно приступить к следующему этапу — оформить приказ об отзыве его из отпуска. Так как унифицированной формы такого приказа нет, составить его можно в произвольной форме.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Письменное согласие А.С. Галкиной на досрочный выход из отпуска получено.
Как составить приказ об отзыве работницы из отпуска?
Решение. Приказ можно составить так, как показано в образце 3.

Образец 3. Приказ об отзыве из отпуска

Закрытое акционерное общество «Салют»

Приказ N 45-лс

г. Москва 28 августа 2013 года

В связи с производственной необходимостью

Приказываю:
1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 года.
2. Оставшуюся часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней предоставить с 11 января 2014 года.
3. Главному бухгалтеру Е.П. Васильевой пересчитать отпускные и начислять А.С. Галкиной заработную плату начиная с 30 августа 2013 года.
4. Сумму переплаты отпускных зачесть в счет выплаты заработной платы А.С. Галкиной до полного погашения переплаты.
5. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Основание: служебная записка заведующей магазином С.И. Козловой от 28.08.2013, согласие А.С. Галкиной на отзыв из отпуска от 28.08.2013.

Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов
С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Васильева Е.П. Васильева
28 августа 2013 года
продавец Галкина А.С. Галкина
28 августа 2013 года

Примечание. С 2013 года компания вправе использовать как унифицированные формы документов, так и разработанные самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Шаг четвертый. Вносим изменения в график отпусков и личную карточку работника

График отпусков. Сразу после подписания приказа об отзыве из отпуска внесите изменения в график отпусков. Напомним, что график отпусков (форма N Т-7) утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В графике укажите:
— в графе 8 «Основание перенесения отпуска» — реквизиты приказа, на основании которого переносится отпуск;
— графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату предполагаемого отпуска;
— графе 10 «Примечание» — сведения об отзыве сотрудника из отпуска.
Личная карточка. Далее внесите информацию об отзыве из отпуска в личную карточку работника — форму N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
В разделе VIII «Отпуск» личной карточки укажите:
— вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск);
— период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год);
— количество календарных дней отпуска;
— даты его начала и окончания;
— основание предоставления и т.д.
Если же дата окончания отпуска изменилась, нужно внести исправления в личную карточку:
— в графах 4 и 6 зачеркните неверные даты и количество дней одной чертой и впишите верную информацию;
— в графе 7 запишите реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.
В личной карточке работника (форма N Т-2) нужно указать количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы в последующем правильно подсчитать неиспользованные дни отпуска.

Пересчет отпускных

Отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Работнику начисляются суммы пропорционально количеству дней предоставленного отпуска. Если работника отзывают из отпуска досрочно, количество фактически использованных им дней отпуска оказывается меньше количества дней, оплаченных заранее. Суммы, которые приходятся на неиспользованные дни отпуска, признаются переплатой.
Суммы переплаты оставить работнику в расчете на то, что позднее он использует соответствующие дни отпуска, нельзя. Во-первых, никто не знает, когда работник их сможет догулять. Во-вторых, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).
В бухгалтерском учете излишне начисленные отпускные сторнируются, проводка делается в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Излишне выплаченную сумму отпускных удерживать из заработной платы работника или требовать внести в кассу нельзя. Случаи, когда подобные действия допускаются, строго ограниченны в статье 137 ТК РФ. Бухгалтер должен зачесть сумму переплаченных отпускных в счет будущей заработной платы работника. То есть зарплату за месяц, в котором сотрудника вызвали из отпуска, он получит за минусом суммы излишне выплаченных отпускных. Порядок зачета неиспользованных отпускных советуем прописать в предложении об отзыве из отпуска (образец 2 на с. 59). Соответствующее условие нужно указать и в приказе на отзыв работника из отпуска (образец 3 на с. 60).

Пересчет НДФЛ

Фактически суммы излишне выплаченных отпускных не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы.
Поскольку эти суммы остаются у работника, возврат НДФЛ, исчисленного и удержанного при выплате ему отпускных сумм, не производится.
В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни.
На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года.

Пример 6. Продавцу А.С. Галкиной, работающей в ЗАО «Салют», был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 августа 2013 года на 14 календарных дней. Однако отпуск был прерван с согласия А.С. Галкиной с 30 августа 2013 года.
Рассчитаем, какие коррективы нужно внести в учет, если среднедневной заработок А.С. Галкиной для оплаты отпускных составляет 1420,83 руб.
Решение. За 14 календарных дней отпуска А.С. Галкиной начислены отпускные в сумме 19 891,62 руб. (1420,83 руб. х 14 календ. дн.).
Предположим, что права на стандартные вычеты она не имеет. С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 2586 руб. (19 891,62 руб. х 13%).
Сумма отпускных к выплате — 17 305,62 руб. (19 891,62 руб. — 2586 руб.).
Но так как по факту А.С. Галкина отдыхала только 4 дня (с 26 по 29 августа включительно), отпускные нужно пересчитать.
За фактические дни нахождения в отпуске сумма отпускных к начислению составит 5683,32 руб. (1420,83 руб. х 4 календ. дн.). НДФЛ с отпускных равен 739 руб. (5683,32 руб. х 13%).
Излишне начисленная сумма отпускных — 14 208,3 руб. (19 891,62 руб. — 5683,32 руб.). Ее нужно сторнировать. Также в бухгалтерском учете сторнируется и относящаяся к ней сумма НДФЛ — 1847 руб. (2586 руб. — 739 руб.).
В бухучете резерв на оплату отпусков учитывается на открытом к счету 96 субсчете «Резерв на оплату отпусков» (далее — счет 96).
Бухгалтер должен сделать проводки по корректировке отпускных:
Дебет 96 Кредит 70
— 14 208,3 руб. — скорректирована сумма отпускных в связи с отзывом А.С. Галкиной из отпуска;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 1847 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ.
Сумма излишне выплаченных отпускных 12 361,3 руб. (17 305,62 руб. — (5683,32 руб. — 739 руб.) будет удержана при следующей выплате заработной платы.
Предположим, что за сентябрь А.С. Галкиной будет начислена заработная плата в сумме 40 000 руб., из которой удержан НДФЛ 5200 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер сделает проводки:
Дебет 44 Кредит 70
— 40 000 руб. — начислена заработная плата за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 5200 руб. — начислен НДФЛ.
Поскольку при выплате отпускных излишне удержан налог в сумме 1847 руб., фактически удерживаются только 3353 руб. (5200 руб. — 1847 руб.).
С зачетом излишне полученных А.С. Галкиной в августе отпускных выплате за август подлежит сумма 24 285,70 руб. (40 000 руб. — 3353 руб. — 12 361,3 руб.).

Пересчет страховых взносов

Страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы в ФСС РФ на случай травматизма рассчитывают по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ). В базу для начисления страховых взносов включаются и суммы отпускных.
Если работник отозван из отпуска в том же месяце, в котором производилось начисление отпускных (см. пример 6), то никакие корректировки страховых взносов не требуются. В базу для начисления страховых взносов включаются только те суммы, которые относятся к фактически использованным дням отпуска.
Если же отпускные начислены в одном месяце и уже включены в базу для начисления страховых взносов, а работника отзывают из отпуска в следующем месяце, то образуется переплата страховых взносов в части, относящейся к излишне начисленным отпускным. В этом случае при перерасчете отпускных сторнируйте и суммы взносов, рассчитанных с излишне начисленных отпускных. Переплата будет учтена при перечислении страховых взносов за месяц, в котором делается перерасчет.
Обратите внимание, что страховые взносы пересчитываются за месяц, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Уточненных расчетов при этом сдавать не нужно. Во-первых, необходимость пересчета возникла в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска, а не в прошлых периодах. А во-вторых, имеется переплата страховых взносов, что не влечет за собой начисление пеней.
Если отпуск начался в одном месяце, а работника отозвали из отпуска уже в следующем месяце, корректировка страховых взносов производится в том месяце, в котором отпуск был прерван.

Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6, немного изменив их. Предположим, что компания уплачивает страховые взносы на травматизм по тарифу 0,2%. 31 августа на сумму отпускных, выплаченных А.С. Галкиной (1975 года рождения), бухгалтер начислил страховые взносы:
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 3182,66 руб. (19 891,62 руб. х 16%) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 1193,5 руб. (19 891,62 руб. х 6%) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 576,86 руб. (19 891,62 руб. х 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 1014,47 руб. (19 891,62 руб. х 5,1%) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 39,78 руб. (19 891,62 руб. х 0,2%) — начислены взносы на травматизм.
Какие корректировки нужно сделать в учете по сумме страховых взносов, если А.С. Галкина отозвана из отпуска 5 сентября 2013 года?
Решение. Сумма отпускных, начисленная за фактические дни нахождения в отпуске (10 календ. дн.), составила 14 208,3 руб. (1420,83 руб. х 10 календ. дн.). Страховые взносы, которые должны быть начислены на эту сумму, составили:
— 2273,33 руб. (14 208,3 руб. х 16%) — взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
— 852,5 руб. (14 208,3 руб. х 6%) — взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
— 412,04 руб. (14 208,3 руб. х 2,9%) — взносы на социальное страхование;
— 724,62 руб. (14 208,3 руб. х 5,1%) — взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
— 28,42 руб. (14 208,3 руб. х 0,2%) — взносы на травматизм.
Суммы переплаченных страховых взносов бухгалтер должен сторнировать. 30 сентября 2013 года в учете ЗАО «Салют» будут сделаны проводки:
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 909,33 руб. (3182,66 руб. х 2273,33 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 341 руб. (1193,5 руб. х 852,5 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 164,82 руб. (576,86 руб. х 412,04 руб.) — начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 289,85, руб. (1014,47 руб. х 724,62 руб.) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 11,36 руб. (39,78 руб. х 28,42 руб.) — взносы на травматизм.

Налог на прибыль

Облагаемую базу по налогу на прибыль уменьшают суммы:
— отпускных, учитываемых в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ);
— страховых взносов, начисленных на сумму отпускных, учитываемых в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
— взносов на травматизм, начисленных на сумму отпускных, и учитываемых в составе прочих расходов (подп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При методе начисления суммы отпускных включаются в расходы того месяца, к которому относятся (письмо Минфина России от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356). Другими словами, если отпуск начался в августе, а закончился в сентябре, то отпускные за дни августа включаются в расходы августа, а за дни сентября — в расходы сентября. Страховые взносы полностью включаются в расходы в день их начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 и п. 2 ст. 318 НК РФ).
Очевидно, что независимо от того, в каком месяце работник отозван из отпуска (в месяце начисления отпускных или в следующем), корректировка базы по налогу на прибыль в части самих отпускных происходит автоматически: сторнированные суммы исключаются из расходов соответствующего месяца.
А вот страховые взносы, отнесенные к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных, приходящиеся на дни неиспользованного отпуска, следует восстановить в базе и пересчитать налог.
Если компания использует кассовый метод, то суммы отпускных и начисленных взносов учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если работник отозван из отпуска, налоговая база должна быть скорректирована на сумму переплаты как самих отпускных, так и начисленных на нее взносов.
При корректировке сумм отпускных и страховых взносов изменения нужно вносить в том месяце, к которому относятся отпускные и страховые взносы (письмо УФНС России по г. Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463).
На наш взгляд, уточненную декларацию по налогу на прибыль при корректировке сумм отпускных и страховых взносов подавать не нужно. Ведь изменения связаны не с ошибкой бухгалтера, а с пересчетом отпускных из-за производственной необходимости (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Законна ли работа во время отпуска

Трудовое законодательство устанавливает четкие пропорции соотношения труда и отдыха. В обязанности нанимателя входит не только обеспечить наемных лиц безопасным рабочим местом, но и проследить за тем, чтобы он своевременно и в нужном объеме отдыхал. Отдых позволяет работнику восстанавливать функции своего организма. Каждый работающий человек должен быть обеспечен ежегодным отпуском, который оплачивается и позволяет работникам без ущерба для собственного бюджета отдыхать.

Трудовой кодекс регламентирует не только обязательность предоставления отпусков и их минимальную продолжительность, но и возможность замены данного периода денежной компенсацией. В статье 126 ТК РФ установлено, что компенсировать отпускное время можно только в определенных размерах, а именно только те дни, которые превышают обязательный минимум – 28 дней. Следует учитывать, что компенсировать дополнительные отпуска, которые выдаются за вредные и опасные условия труда также запрещено.

Если отдых за прошлый год не был отгулян, а был ввиду производственной необходимости перенесен на этот год, то сотрудник имеет право взять по 28 дней с каждой части, а за остальные получить денежные выплаты. Но такие переносы могут совершаться только по крайней необходимости и должны иметь обоснования.

Выйти на рабочее место во время своего отпуска работник не может, ведь по документам он отдыхает, а значит, в табеле ему ставится отсутствие и наниматель ответственности за него в данный отрезок времени не несет. С другой стороны, каждый гражданин имеет свободу выбора и может подработать в свободное время. Работа в отпуске может быть оформлена путем заключения гражданско-правового соглашения с другим нанимателем. Если провести те же манипуляции со своим непосредственным нанимателем, то у проверяющих органов могут возникнуть вопросы, действительно ли человек нанят был для выполнения какого-то поручения или данный договор просто маскировал незаконный отказ от отдыха.

Отзыв из отпуска

Что же делать, если необходимость в работнике действительно существует, а он отправлен в очередной отпуск? Можно прибегнуть к другому способу привлечения сотрудника к работе во время его официального отпускного периода – отозвать его.

Отзыв из отпуска – это законный механизм, который позволяет привлечь отпускника к своим непосредственным рабочим обязанностям во время отдыха. Работодатель не может заставлять работать отдыхающего, но может описать ему сложившуюся ситуацию и в случае добровольного согласия работника, привлечь его к работе.

Нельзя отозвать работника на неполный рабочий день. Полставки оформляют только тем, кто выполняет свои обязанности по совместительству, а не основным сотрудникам.

Если по производственной необходимости отдых прерывается, то работник обязан:

1. Приступить к своим обязанностям в полном объеме, которые прописаны в трудовом соглашении.
2. Вернуть ранее выплаченные компенсационные суммы.

По закону за три дня до начала отпускного периода отдыхающему начисляется материальная компенсация за взятые дни, которая выплачивается ему наличным или безналичным методом. При отзыве из отпуска наниматель обязан произвести перерасчет уже сделанных выплат, ведь человек не может получать сразу два параллельных начисления и компенсацию, и заработную плату. Ранее выплаченные суммы, которые не соответствуют отгулянному времени, придется вернуть нанимателю. Сделать это можно наличными в кассу организации или путем удержания из будущих начислений. А не догулянные дни отдыха должны быть выданы отозванному работнику в иное время либо перенесены на следующий год.

Как правильно начислить зарплату если сотрудника отозвали из отпуска?

Работнику торговой организации предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 02.06.2003 по 30.06.2003. Сумма отпускных, выплаченная работнику, составляет 8000 руб. Должностной оклад работника равен 6000 руб. По распоряжению администрации работник с его согласия отозван из отпуска 09.06.2003. Как отразить в бухгалтерском учете перерасчеты с работником по денежным суммам, приходящимся на неиспользованные дни отпуска?
Трудовой кодекс РФ допускает возможность отзыва работника из отпуска с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст.125 ТК РФ).
Поскольку в соответствии со ст.136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала, то начисленная в мае сумма отпускных за дни отпуска, приходящиеся на июнь, отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 97 «Расходы будущих периодов» с последующим списанием (в июне) на счет 44 «Расходы на продажу» (п.65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Согласно п.1 ст.236 НК РФ выплаты, произведенные в соответствии с трудовым договором, являются также объектом налогообложения по единому социальному налогу (ЕСН).
Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начисляются на начисленную по всем основаниям оплату труда (доход) работников (п.1 ст.5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», п.п.3, 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). На сумму отпускных, исходя из изложенного, вышеуказанные взносы начисляются.
Начисление единого социального налога (ЕСН), а также страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с суммы отпускных работника торговой организации в рассматриваемой ситуации отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в корреспонденции со счетом 97 с последующим списанием (в июне) в дебет счета 44.
Согласно пп.6 п.1 ст.208 и ст.209 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу в Российской Федерации (в том числе оплата труда, сохраняемая работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации) признается объектом налогообложения по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ). На основании п.1 ст.226 НК РФ организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ. Налогообложение рассматриваемых доходов производится по налоговой ставке 13% (п.1 ст.224 НК РФ). Удержание НДФЛ отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам» <*>.
В рассматриваемой ситуации за 21 неиспользованный день отпуска работнику выплачено 6000 руб. (8000 / 28 х 21). Согласно п.16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, сумма выплаченных работнику отпускных за фактически не использованные дни отпуска не признается расходом организации. Указанная сумма, ранее правомерно включенная организацией в расходы будущих периодов, так же как и сумма начисленного на нее ЕСН и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, должны быть исключены из состава указанных расходов, что может быть отражено в учете торговой организации сторнировочной записью по кредиту счетов 70, 69 соответственно и по дебету счета 97.
Оплата за неиспользованные дни отпуска, впоследствии зачитываемая организацией в счет заработной платы, начисленной работнику в последующие месяцы, не является доходом налогоплательщика. Следовательно, ранее удержанный с этой суммы НДФЛ также должен быть сторнирован, что отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 70 в корреспонденции с кредитом счета 68.
Сумма начисленной за месяц заработной платы является для организации расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость проданных товаров на основании п.п.5, 7, 9 ПБУ 10/99. В данном случае за отработанные в июне дни работнику должно быть выплачено 4500 руб. (6000 / 20 х 15). На указанную сумму производится запись в бухгалтерском учете организации, в данном случае по дебету счета 44 и кредиту счета 70.
В рассматриваемой ситуации по итогам расчетов за июнь работник остался должен организации. Сумма задолженности, равная 1500 руб. (6000 — 4500), будет учтена при выплате заработной платы в следующем месяце.
Как указывалось выше, заработная плата является объектом налогообложения по ЕСН и НДФЛ, а также на нее начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В соответствии с п.2 ст.223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). Таким образом, НДФЛ в этом случае исчисляется, удерживается и уплачивается в полном объеме в момент выдачи заработной платы (п.4 ст.226 НК РФ), что отразится в бухгалтерском учете записью по дебету счета 70 в корреспонденции с кредитом счета 68.
В соответствии с п.3 ст.243 НК РФ исчисление авансовых платежей по единому социальному налогу (взносу) производится по итогам соответствующего календарного месяца, а страховые взносы должны быть начислены при начислении заработной платы, что в бухгалтерском учете отражается по кредиту счета 69 в корреспонденции в данном случае со счетом 44.
Для целей налогообложения прибыли суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда, являются расходами на оплату труда (п.1 ст.255 НК РФ).
На основании пп.1, 45 п.1 ст.264 НК РФ сумма начисленного ЕСН и взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, производимые в соответствии с законодательством РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
—————————T——T——T——-T—————-¬
¦ Содержание операций ¦Дебет ¦Кредит¦ Сумма,¦ Первичный ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ документ ¦
+————————-+——+——+——-+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Распоряжение ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦администрации об¦
¦ СТОРНО ¦ ¦ ¦ ¦отзыве работника¦
¦Сумма отпускных работнику¦ ¦ ¦ ¦ из отпуска, ¦
¦за неиспользованные дни ¦ ¦ ¦ ¦ Бухгалтерская ¦
¦отпуска ¦ 97 ¦ 70 ¦ 6 000¦ справка-расчет ¦
+————————-+——+——+——-+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Распоряжение ¦
¦ СТОРНО ¦ ¦ ¦ ¦администрации об¦
¦ЕСН с суммы отпускных за ¦ ¦ ¦ ¦отзыве работника¦
¦неиспользованные дни ¦ ¦ ¦ ¦ из отпуска, ¦
¦отпуска ¦ ¦ ¦ ¦ Бухгалтерская ¦
¦(6000 х 35,6%) <**> ¦ 97 ¦ 69 ¦ 2 136¦ справка-расчет ¦
+————————-+——+——+——-+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Распоряжение ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦администрации об¦
¦ СТОРНО ¦ ¦ ¦ ¦отзыве работника¦
¦НДФЛ с суммы отпускных за¦ ¦ ¦ ¦ из отпуска, ¦
¦неиспользованные дни ¦ ¦ ¦ ¦ Бухгалтерская ¦
¦отпуска (6000 х 13%) ¦ 70 ¦ 68 ¦ 780¦ справка-расчет ¦
+————————-+——+——+——-+—————-+
¦ СТОРНО ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Страховые взносы на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦обязательное социальное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦страхование от несчастных¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦случаев на производстве и¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦профессиональных ¦ ¦ ¦ ¦ Распоряжение ¦
¦заболеваний с суммы ¦ ¦ ¦ ¦администрации об¦
¦отпускных за ¦ ¦ ¦ ¦отзыве работника¦
¦неиспользованные дни ¦ ¦ ¦ ¦ из отпуска, ¦
¦отпуска ¦ ¦ ¦ ¦ Бухгалтерская ¦
¦(6000 х 0,2%) <***> ¦ 97 ¦ 69 ¦ 12¦ справка-расчет ¦
+————————-+——+——+——-+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Расчетно- ¦
¦Начислена заработная ¦ ¦ ¦ ¦ платежная ¦
¦плата за июнь ¦ 44 ¦ 70 ¦ 4 500¦ ведомость ¦
+————————-+——+——+——-+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Налоговая ¦
¦Удержан НДФЛ (4500 х 13%)¦ 70 ¦ 68 ¦ 585¦ карточка ¦
+————————-+——+——+——-+—————-+
¦Начислен ЕСН ¦ ¦ ¦ ¦ Бухгалтерская ¦
¦(4500 х 35,6%) <**> ¦ 44 ¦ 69 ¦ 1 602¦ справка-расчет ¦
+————————-+——+——+——-+—————-+
¦Начислены страховые ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦взносы на обязательное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦социальное страхование от¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦несчастных случаев на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦производстве и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦профессиональных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦заболеваний ¦ ¦ ¦ ¦ Бухгалтерская ¦
¦(4500 х 0,2%) <***> ¦ 44 ¦ 69 ¦ 9¦ справка-расчет ¦
L————————-+——+——+——-+——————
——————————-
<*> В данной схеме в таблице бухгалтерских записей не приводятся записи по начислению отпускных работнику, а также начисление соответствующих этой сумме ЕСН, страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и удержание НДФЛ.
<**> В качестве примера ЕСН начислен исходя из максимальной ставки, определенной п.1 ст.241 НК РФ.
На рассматриваемую выплату начисляются также страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п.2 ст.10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).
Сумма ЕСН (сумма авансового платежа по ЕСН), подлежащая уплате в федеральный бюджет, уменьшается налогоплательщиками на сумму начисленных ими за тот же период страховых взносов (авансовых платежей по страховому взносу) на обязательное пенсионное страхование (налоговый вычет) в пределах таких сумм, исчисленных исходя из тарифов страховых взносов, предусмотренных Федеральным законом N 167-ФЗ. Отражение в бухгалтерском учете указанного налогового вычета в данной схеме не рассматривается.
<***> Торговые организации начисляют страховые взносы исходя из страхового тарифа, равного 0,2%, установленного для первого класса профессионального риска (Федеральный закон от 27.12.2002 N 183-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2003 год», ст.1 Федерального закона от 12.02.2001 N 17-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2001 год»).
И.В.Шувалова
Центр исследований
проблем налогообложения
и бухгалтерского учета
25.07.2003

Сотрудник вызван из отпуска. Как быть с отпускными?

Довольно часто бывает, что сотрудника приходится вызывать из отпуска. ОН досрочно выходит на работу, а перед бухгалтером встают вопросы: документальное оформление досрочного выхода из отпуска? Порядок учета отпускных? Как это должно быть в учете и в целях налогообложения прибыли?

Самое главное – не нарушать трудовое законодательство

Вызов работника возможен по инициативе руководства в случае производственной необходимости и при согласии самого работника (ст. 125 ТК РФ). Запрещено вызывать из отпуска несовершеннолетних (работников младше 18 лет), беременных женщин и лиц, занятых на работе с вредными и опасными условиями.

Теперь рассмотрим вопросы документального оформления досрочного вызова работника из отпуска.

Приказ о досрочном вызове из отпуска

Согласие на отзыв из отпуска может быть выражено или подписью сотрудника в приказе или отдельным заявлением о том, что сотрудник не возражает выйти из отпуска досрочно.

Получили согласие – оформляем приказ о досрочном вызове из отпуска. Унифицированной формы такого приказа нет, так что можно составить документ в произвольной форме. Например, так:

ПРИКАЗ

об отзыве из отпуска

№ __________ «____» _______ 20__ года

В связи с производственной необходимостью (указать причину)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1) Прервать ежегодный оплачиваемый отпуск __________________ с его согласия.

(Ф.И.О. и должность работника)

2) Предоставить работнику неиспользованную часть ежегодного оплачиваемого отпуска в

размере ____ календарных дней в любое удобное для него время в период с «____» ___________ 20__ года до «____» ________ 20__ года.

3) Произвести перерасчет отпускных.

4) Обязать работника вернуть излишне выплаченные суммы отпускных в кассу до «____» ________ 20__ года.

5) Внести изменения в график отпусков и иные документы по учету отпусков.

Основание: заявление работника от «____» ________ 20__ года

Генеральный директор __________________

(подпись)

С приказом ознакомлен. Приступить к работе и на перерасчет отпускных согласен.

Ф.И.О. работника __________________ «____» ________ 20___ года

(подпись)

Документы по учету труда и выплате зарплаты

Далее необходимо внести изменения в график отпусков. В случае если вы применяете унифицированную форму Т-7 «График отпусков» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) сведения об отзыве работника из отпуска можно указать в графе 10 «Примечание». В нее следует внести отметку о том, что работник был отозван из отпуска, и указать дату отзыва. В графе 8 «Основание (документ)» указывают реквизиты приказа об отзыве из отпуска, в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — периоды использования оставшейся части отпуска.

Факт отзыва из отпуска фиксируется и в личной карточке работника. При использовании унифицированной формы Т-2 «Личная карточка работника» в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» разд. VIII «Отпуск» приводится использованное их количество, в графе 7 «Основание» — реквизиты приказа об отпуске и приказа об отзыве.

Если к моменту отзыва работника из отпуска в личную карточку уже была внесена информация о предоставленном отпуске, то после нее можно указать, что работник был отозван из отпуска. При этом указываются реквизиты приказа об отзыве из отпуска и количество фактически использованных дней.

Сведения об использовании оставшейся части отпуска приводятся по следующей строке.

Заполнение табеля при использовании унифицированной формы Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» (Т-13 «Табель учета рабочего времени») не отличается от общего случая:

• дни нахождения в отпуске до отзыва работника отражаются в табеле как ежегодный основной отпуск буквенным обозначением «ОТ» или дополнительный отпуск – «ОД» (в цифровом обозначении – «09» или «10» соответственно);
• дни, когда работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, отражаются буквенным обозначением «Я» либо цифровым «01».

Алгоритм действий при досрочном вызове работника из отпуска

Итак, сотрудник вышел на работу. С первого же дня досрочного выхода ему надо начислять зарплату, а также пересчитать отпускные, исходя из фактической продолжительности отпуска.

Бухгалтерии необходимо:

• рассчитать зарплату за дни, отработанные со дня выхода сотрудника из отпуска;
• сравнить ее с суммой выплаченных ему за эти дни отпускных;
• разницу между этими суммами доплатить или, наоборот, зачесть в счет будущей зарплаты.

Работодатель не вправе удерживать излишне выплаченные отпускные из зарплаты работника или требовать, чтобы он внес их в кассу, это не предусмотрено ТК РФ (ст. 137 ТК РФ). Возможно лишь зачесть переплату в счет зарплаты, за следующие месяцы.

Расчет отпускных

На время отпуска за работником сохраняется средний заработок. Расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником она сохраняется.

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

Для расчета средней зарплаты учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат у работодателя, независимо от источников этих выплат.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Средний заработок, сохраняемый на время отпуска, определяется как произведение среднего дневного заработка и количества предоставляемых работнику календарных дней отпуска. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Таким образом, при досрочном выходе сотрудника из отпуска неиспользованные календарные дни отпуска ему уже были оплачены. Оплата осуществлена исходя из среднего заработка.

Перерасчет ранее выплаченных отпускных

Необходимо произвести перерасчет ранее выплаченных отпускных. Это делается так: средний дневной заработок надо умножить не на 28 календарных дней, а на то количество дней, которые вернувшийся из отпуска сотрудник фактически использовал.

Сумма выплат за неиспользованные календарные дни отпуска не будет совпадать и с величиной заработной платы, начисленной за отработанные рабочие дни, поскольку определяется исходя из оклада работника и количества рабочих дней в месяце.

Работник не обязан возвращать работодателю сумму излишне полученных отпускных. Сам же работодатель удержать ее из зарплаты сотрудника не может, этот случай не включен в перечень, установленный статьей 137 ТК РФ.

Напомним, что удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности могут производиться:

• для возмещения неотработанного аванса, выданного в счет зарплаты;
• для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;
• для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;
• при увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Следовательно, эту сумму надлежит считать выплаченным авансом и засчитать ее в счет зарплаты, начисленной со дня фактического выхода на работу, вплоть до ее полного погашения. Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни.

Если исчисленная сумма не сравнится с величиной отпускных за неиспользованные дни отпуска, то работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Остаток же задолженности работника перед работодателем будет учтен при выплате зарплаты в следующем месяце. Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды, в том числе в ФСС РФ «на травматизм», а также НДФЛ перечислять не надо, поскольку соответствующие суммы были перечислены при выплате отпускных.

Если исчисленная сумма превзойдет оставшийся размер отпускных, то работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Страховые взносы, взносы на травматизм и НДФЛ исчисляются и уплачиваются с упомянутой разницы.

При этом неиспользованную часть отпуска работник может или догулять в любое удобное время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете обязательства по предстоящей оплате отпусков являются оценочными, поскольку (п. п. 4, 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утв. приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н):

• у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой она не может избежать;
• уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства, вероятно;
• величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена.

Оценочные обязательства отражаются в бухгалтерском учете на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» (п. 8 ПБУ 8/2010, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Для отражения обязательств по оплате отпусков, а также страховых взносов, начисленных с отпускных, к счету 96 рекомендуем открыть отдельные субсчета.

С учетом этого начисление отпускного оценочного обязательства в общей сумме с учетом страховых взносов отражается проводками:

Дебет 20, 26, 44 Кредит 96-1-1 субсчет «Резерв на оплату отпусков в части вознаграждения»

— начислен резерв на оплату отпусков в виде вознаграждения;

Дебет 20, 26, 44 Кредит 96-1-2 субсчет «Резерв на оплату отпусков в части страховых взносов»

— начислен резерв на оплату отпусков в виде страховых взносов.

Сохраняемые за отпускниками средние заработки и соответствующие им суммы страховых взносов списываются за счет созданного резерва:

Дебет 96-1-1 Кредит 70

— начислены отпускные в сумме среднего заработка;

Дебет 96-1-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР» («Расчеты с ФФОМС», «Расчеты с ФСС РФ по взносам на нетрудоспособность (по взносам «на травматизм»)»)

— начислены страховые взносы с отпускных.

Таким образом, при уходе работника в отпуск сформированное ранее оценочное обязательство уменьшается на сумму начисленных отпускных и исчисленных с ее величин страховых взносов.

При досрочном же прекращении по инициативе работодателя отпуска оценочное обязательство должно быть восстановлено на сумму отпускных, приходящуюся на неиспользованную часть отпуска, а также на исчисленные с нее величины страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ на оба вида обязательного социального страхования.

В бухгалтерском учете результат корректировки оценочных обязательств отражается посредством сторнировочных записей.

Сторнировочные записи следует осуществить в месяце, когда работник был отозван из отпуска:

Дебет 96-1-1 Кредит 70

— сторнирована сумма отпускных, приходящаяся на неиспользованные дни отпуска;

Дебет 96-1-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР» («Расчеты с ФФОМС», «Расчеты с ФСС РФ по взносам на нетрудоспособность (по взносам «на травматизм»)»)

— сторнированы суммы страховых взносов, исчисленные с величины отпускных, приходящейся на неиспользованные дни отпуска.

Страховые взносы

В части страховых взносов необходимо осуществить корректировку: уменьшить облагаемую базу на сумму отпускных за неиспользованный отпуск и исходя из этого рассчитать сумму страховых взносов, подлежащих уплате в ПФР, ФСС и ФОМС.

НДФЛ

Датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска и пособия по временной нетрудоспособности определяется как день выплаты этих доходов, в том числе перечисления доходов на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

При отзыве из отпуска налоговому агенту необходимо произвести перерасчет суммы отпускных и, соответственно, удержанной ранее суммы НДФЛ.

Начисленные ранее суммы отпускных и соответствующие суммы налога сторнируются. За фактически отработанные дни начисляется зарплата и исчисляется налог.

Налог на прибыль

Налоговики считают, что в случае досрочного отзыва работника из отпуска организация при расчете налога на прибыль может признать отпускные только за фактически использованные дни (письмо УФНС России по г. Москва от 25.08.2008 № 20-12/079463), т. е. Выплаты за не отгулянную часть отпуска необходимо исключить из налоговых расходов.

Однако суды разрешают признать всю первоначально начисленную сумму отпускных. Глава 25 НК РФ не содержит специальных правил для учета расходов на оплату отпуска в случае досрочного отзыва работника (постановления АС Западно-Сибирского округа от 20.10.2014 № А27-784/2014, ФАС Северо-Кавказского от 10.11.2011 № А32-30018/2010, Западно-Сибирского округа от 15.07.2009 № Ф04-4099/2009(10356-А03-26) и Дальневосточного округа от 30.05.2007, 23.05.2007 № Ф03-А24/07-2/1446). Значит, эти расходы отражают в обычном порядке (п. 7 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). То есть всю первоначально начисленную сумму отпускных признают в месяце начисления отпускных.

Разумеется, во избежание налоговых рисков, лучше рекомендуем придерживаться позиции налоговых органов.

Применение ПБУ 18/02

В бухгалтерском учете расходы, которые организация несет в связи с уходом сотрудника в отпуск (выплата среднего заработка и начисление на него страховых взносов), являются оценочным обязательством: при формировании обязательства его размер увеличивается, при начислении же среднего заработка и страховых взносов его сумма уменьшается.

В налоговом учете указанные расходы учитываются по мере начисления отпускных и страховых взносов.

В связи с этим в бухгалтерском учете при создании оценочного обязательства возникают вычитаемая временная разница и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. п. 11, 14 ПБУ 18/02). Начисление отложенного налогового актива сопровождается проводкой:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— начислен отложенный налоговый актив.

При начислении в налоговом учете отпускных и страховых взносов возникшая ранее вычитаемая временная разница уменьшается. Это приводит к уменьшению и отложенного налогового актива:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

— частично погашен отложенный налоговый актив.

При осуществлении в бухгалтерском учете корректировки обязательства на суммы отпускных за не использованные работником дни отдыха и соответствующих величин страховых взносов происходит увеличение оценочного обязательства.

А это влечет за собой увеличение как вычитаемой временной разницы, так и отложенного налогового актива.

Пример Работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 сентября на 28 календарных дней. 21 сентября работник приступил к выполнению трудовых обязанностей, недоиспользовав 7 календарных дней отпуска.

Сумма среднедневного заработка — 2000 руб. / дн.

Взносы во внебюджетные фонды осуществляются по следующим тарифам:

— ПФР -22%;

— ФФОМС -5,1%;

— ФСС РФ на нетрудоспособность — 2,9%;

— ФСС РФ «на травматизм» -0,5%.

Чтобы правильно отразить в учете операции по учету отпускных при досрочном вызове сотрудника из отпуска произведем необходимые расчеты:

Сумма сохраняемого среднего заработка за ежегодный отпуск составит 56 000 руб. (2000 руб/дн. x 28 дн.).

С этой суммы следует исчислить страховые взносы:

— 12 320 руб. (56 000 руб. x 22%) — в ПФР;

— 2856 руб. (56 000 руб. x 5,1%) — в ФФОМС;

— 1624 руб. (56 000 руб. x 2,9%) — в ФСС РФ на нетрудоспособность;

— 280 руб. (56 000 руб. x 0,5%) — в ФСС РФ «на травматизм».

Тогда 01 сентября при уходе в отпуск работника в бухгалтерском учете следует сделать следующие записи:

Дебет 96-1-1 Кредит 70

— 56 000 руб. — начислены отпускные в сумме среднего заработка;

Дебет 96-1-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР» («Расчеты с ФФОМС», «Расчеты с ФСС РФ по взносам на нетрудоспособность (по взносам «на травматизм»)»)

— 12 320 руб. (2856 руб., 1624 руб., 280 руб.) — начислены страховые взносы с отпускных.

В сентябре организация в расходы в налоговом учете включила совокупность отпускных и страховых взносов, исчисленных с их величины, в сумме 73 080 руб. (56 000 руб. + 12 320 руб. + 2856 руб. + 1624 руб. + 280 руб.).

Возникшая ранее вычитаемая временная разница при этом уменьшилась на эту сумму.

Последнее же влечет за собой и уменьшение отложенного налогового актива на 14 616 руб. (73 080 руб. x 20%), что сопровождается в учете проводкой:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

— 14 616 руб. — частично погашен отложенный налоговый актив.

С 21 сентября работник приступил к выполнению трудовых обязанностей, недоиспользовав 7 календарных дней отпуска.

Из выплаченных отпускных на них приходится 14 000 руб. (2000 руб. / дн. x 7 дн.).

Исчисленные с этой величины суммы страховых взносов составили:

— 3 080 руб. (14 000 руб. x 22%) — в ПФР;

— 714 руб. (14 000 руб. x 5,1%) — в ФФОМС;

— 406 руб. (14 000 руб. x 2,9) — в ФСС РФ на нетрудоспособность;

— 70 руб. (14 000 руб. x 0,5%) — в ФСС РФ «на травматизм».

С учетом этого в бухгалтерском учете в этот день производятся следующие сторнировочные проводки:

Дебет 96-1-1 Кредит 70

14 000 руб.

— сторнирована сумма отпускных, приходящаяся на неиспользованные дни отпуска;

Дебет 96-1-2 Кредит 69, субсчет «Расчеты с ПФР» («Расчеты с ФФОМС», «Расчеты с ФСС РФ по взносам на нетрудоспособность (по взносам «на травматизм»)»)

3080 руб. (714 руб., 406 руб., 70 руб.

— сторнированы суммы страховых взносов, исчисленные на соответствующие виды обязательного страхования с величины сторнированных отпускных.

Так как в бухгалтерском учете произведена сторнировка оценочного обязательства на суммы отпускных за не использованные работником дни отдыха и соответствующих страховых взносов на 18 270 руб. (14 000 руб. + 3080 руб. + 714 руб. + 406 руб. + 70 руб.), то на эту сумму увеличивается вычитаемая временная разница, что приводит к возрастанию отложенного налогового актива на 3654 руб. (18 270 руб. x 20%):

Дебет 09 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— 3654 руб. — увеличена сумма отложенного налогового актива.