Как оформляется коммерческое письмо-предложение

Согласно общепринятому стандарту письмо о коммерческом предложении о сотрудничестве составляется на фирменном бланке компании.

В состав реквизитов, обязательных для коммерческого послания, входят:

• название компании;
• справочные данные о компании;
• код предприятия;
• ОГРН юридического лица;
• ИНН налогоплательщика;
• дата создания письма;
• регистрационный номер отправления;
• адресат;
• заголовок коммерческого письма;
• подпись;
• отметка об исполнителе.

Коммерческое письмо может быть отправлено одному конкретному адресату или сразу нескольким. Некоторые компании используют массовую рассылку таких писем максимально широкому кругу адресатов.

Коммерческие письма могут быть инициативными (т.е. инициатива написания такого послания исходит от вас), а могут составляться в ответ на письмо-запрос. В таком случае в шапке должны содержаться данные о номере и дате запроса.

Например:

24.02.2018 №134/08-18

На №238/02-08 от 16.02.2018

Кроме основной части, коммерческие письма могут иметь приложения, содержащие детальную информацию об особенностях предложения или сведения справочного характера. К посланию могут прилагаться формы или шаблоны документов, заявок и т.д.

Как правильно составить заголовок к тексту коммерческого письма

Заголовок является ключевым элементом успешного коммерческого предложения. В нем должна быть раскрыта тема послания и суть предложения. Под реквизитами бланка, с левой стороны от границы левого поля располагается заголовок предложения. Как правило, он имеет следующий вид:

О предложении сотрудничества в сфере поставок пищевого оборудования

О предложении проведения организационного аудита

В чем состоит ключевая особенность текста письма?

Если вы выступаете инициатором создания письма — коммерческого предложения, то вашей главной целью является вызов ответных действий адресата. Ключевая особенность письма-предложения: наличие элементов убеждения в необходимости совершения тех действий, которые вы предлагаете.

Особую роль в таких сообщениях играют грамотно подобранные этикетные формулы — обращение и заключительная часть. Иногда письмо бывает обращено непосредственно должностному лицу или руководителю организации, в таких случаях уместно обращение по имени-отчеству:

Уважаемый Алексей Дмитриевич!

Часто коммерческие послания адресуются всей компании в целом, в таких случаях используется стандартное обращение:

Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)

Основной коммуникативной функцией коммерческих писем является привлечение внимания и побуждение к действиям. Это обусловливают особую структуру текста, несколько отличающуюся от типовой структуры стандартных деловых писем.

Каковы особенности структуры коммерческих писем

Начинать послание нужно сразу с сути предложения. Длинные преамбулы неуместны. С первых строк адресату должно стать понятно, что именно предлагается, на каких условиях и каковы цели данного предложения.

Вторая часть послания должна быть посвящена детализации сделанного предложения. Здесь можно привести информацию о ценах, сроках и т.д. Например:

Предлагаем принять участие в работе по привлечению инвесторов Западной Европы для осуществления программы реконструкции объектов дошкольного образования.

В реализации данного направления принимают участие ЗАО “Главрегионстрой” и АО “Спецсервис”. В случае Вашей заинтересованности в реализации этой программы, они готовы обеспечить Вас всей необходимой документацией и дополнительной информацией по данному вопросу».

Ключевые слова и фразы коммерческого письма

Глагол «предлагаем» является ключевым словом всего послания. Обратите внимание, что если сообщение адресовано конкретному должностному лицу или руководителю, то вместе с глаголом «предлагаем» уместно использовать местоимение «Вам». В данном случае, оно пишется с заглавной буквы. Если же послание адресовано группе лиц или компании в целом, то местоимение «вам» следует писать со строчной буквы: «предлагаем вам».

Если письмо не является инициативным, а составляется в ответ на запрос коммерческого предложения, то во вступлении уместно будет выразить благодарность за проявленный интерес к деятельности вашей компании.

Как составить письмо-просьбу

Письма-просьбы составляются для того, чтобы адресат выполнил действия, необходимые автору сообщения. В простой ситуации не требуется излагать сложную информацию, приводить аргументы, убеждать адресата. Тогда письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы.

Например:

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2018 г.

Запрос — письмо-просьба, которое составляют для получения официальных сведений (документов, материалов, информации).

Сравните тексты двух писем.

Письмо-просьба:

Письмо-запрос:

Структура текста писем

Текст письма-запроса состоит из двух частей: обоснование (изложение причин просьбы) и заключение (просьба).

В отличие от запроса просьба может иметь разную структуру. Такое письмо может состоять из:

Одной части. Например:

Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок цитрусовых в первом квартале 2018 г. и при положительном решении направить нам оферту.

Просьба состоит из одной части, так как ситуация не требует обоснования.

Двух частей. Например:

В связи с ремонтом дорожного покрытия по ул. Молодцова, в районе домов 15–27 в период с 15 по 20 мая 2018 г. просим обеспечить прекращение движения на указанном участке в ночное время.

Если текст просьбы состоит из двух частей, сначала следует изложить причины написания послания, а затем просьбу.

Трех частей. Например:

В соответствии с договором от 12.02.2017 № 22/56 Ваша компания взяла на себя обязательства по поставке металлических передвижных стеллажей для оборудования архивохранилища равными партиями в сентябре, октябре и ноябре 2017 г. Однако Вами была задержана поставка последней партии оборудования на две недели без объяснения причин задержки.

Задержка поставки последней партии стеллажей ставит под угрозу сдачу архивохранилища в эксплуатацию в установленные государственным контрактом сроки. Просим Вас принять меры по отгрузке последней партии стеллажей в количестве 40 шт. в срок не позднее 10 марта 2018 г.

В качестве обоснования в просьбах или запросах может выступать ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, изложение фактов или событий.

Правила оформления писем

Письма-просьбы и письма-запросы оформляются на бланках.

Справка

При оформлении этих разновидностей посланий используются реквизиты:

1. адресат;
2. заголовок к тексту (если текст письма составляет более 4–5 строк);
3. подпись;
4. отметка об исполнителе.

В процессе подготовки послания проходят согласование. Отметки о согласовании (визы) проставляются на копии письма. Копия остается в организации — автора письма. Располагаются отметки на оборотной стороне подлинника, если сообщение отправляют по факсу или электронной почте. Если есть система электронного документооборота, отметки фиксируются в ней.

Дополнительную информацию о классификации коммерческих писем можно найти в статье «Письма информационного характера».

Образцы (шаблоны) писем. Стройподряд

ДО НАЧАЛА РАБОТ
Письмо. Необходимость согласовать ЛСМ (смету).
Контракт (договор подряда) подписан, сметные расчеты сторонами не согласованы (например, после понижения на аукционе).
Письмо. Необходимость принятия-передачи объекта
Контракт (договор подряда) подписан, объект не передан Подрядчику вовремя.
Акт приемки-передачи сторонами объекта.
До начала работ по контракту необходимо принять/передать объект(ы), где будут выполняться работы, составить акт.
Письмо: требуется пояснение по несоответствию тех. задания и сметы.
В ТЗ (техзадании) и в ЛСМ (локальном сметном расчете(ах)) указаны разные материалы и/или работы, Подрядчику не ясно, какой именно использовать материал, какие именно выполнять работы, просьба разъяснить.
Письмо. Невозможность начать работы.
По причине, которая от Подрядчика не зависит, работы начинать невозможно. Нужно сообщить об этом Заказчику.

НЕТ СМЕТЫ или ТЗ › Сметы или ТЗ не согласованы до начала работ Как обязать Заказчика их сразу согласовать

НЕТ передачи ОБЪЕКТА › Заказчик так и не передал объект до начала работ Как ускорить передачу объекта или приостановить работы

ПЕРЕНЕСТИ сроки НАЧАЛА › Надо перенести сроки начала работ на объекте Как убедить Заказчика, что сроки надо отодвигать

ПОМЕХИ до начала РАБОТ › Невозможно начинать работы из-за помех разного рода Что делать Подрядчику в этом случае, как избежать санкций

В ХОДЕ РАБОТ
Письмо. Перенос сроков выполнения работ Подрядчиком.
Сроки выполнения (окончания) работ по контракту переносятся (т.е. изменяются). Подрядчик официально (письменно) уведомляет от этом Заказчика.
Письмо-уведомление о приостановке работ.
Работы по контракту (договор подряда) приостановлены по причине, которая от Подрядчика не зависит. Подрядчик официально (письменно) уведомляет от этом Заказчика.
Письмо о замене материала(ов) на аналогичный, просьба согласовать замену.
Подрядчик предлагает Заказчику заменить используемый(е) материал(ы) на аналогичный(е).
Письмо-уведомление о необходимости в приемке скрытых работ.
Скрытые работы по контракту выполнены подрядчиком, необходимо их принять (т.е. освидетельствовать) и подписать акт(ы) освидетельствования выполненных скрытых работ.
Повторное уведомление о необходимости в приемке скрытых работ.
Заказчик уведомлялся ранее Подрядчиком о том, что Заказчику требуется принять скрытые работы, а т. подписать акт(ы) освидетельствования скрытых работ, но этого Заказчиком сделано не было.
Уведомление об окончании отдельной стадии (этапа) работ.
Работы частично выполнены (определенная стадия, этап работ), необходимо безотлагательно приступить к сдаче-приемке этого этапа (стадии) работ.
Повторное уведомление об окончании отдельной стадии (этапа) работ.
Заказчик уведомлялся ранее Подрядчиком о том, что Заказчику необходимо безотлагательно приступить к процедуре сдачи-приемке этапа (стадии) работ, но этого Заказчиком сделано не было.
Уведомление о имеющихся помехах в ходе работ.
На объекте, в ходе работ, созданы определенные помехи для проведения работ (ведутся иные работы другим подрядчиком или же самим заказчиком). Необходимо письменно сообщить об этом Заказчику, указать в письме, что или помехи должны быть устранены или необходимо согласовать новые даты выполнения работ.
Письмо-уведомление о приостановлении Подрядчиком исполнения контракта из-за отсутствия необходимой техдокументации.
Работы по контракту (договору подряда) приостановлены Подрядчиком, т.к. заказчик необоснованно отказывается предоставлять Подрядчику тех.документацию (проект).
Письмо о необоснованном отказе представителя Заказчика внести устные требования в журнал (общий журнал хода работ).
Если куратор (представитель Заказчика) потребовал «что-либо сделать» с отступлением от сметы и/или ТЗ, то он обязан эти требования занести (безотлагательно) в общий журнал работ. С случае, если он этого не сделал, Подрядчику нужно уведомить Заказчика и попросить его в письменной форме подтвердить требования куратора (представителя Заказчика).

НЕ согласовывают ДОПы › Заказчик «не хочет» согласовывать выполненные допработы Как обязать Заказчика их согласовать и оплатить

НЕТ оплаты ДОПРАБОТ › Заказчик «не хочет» оплачивать выполненные допработы Как получить оплату за выполненные допработы

НАДО увеличить СМЕТЫ › Необходимо увеличение, при объеме не более 10% от контракта Как оформить увеличение и получить полную оплату

ТРЕБОВАНИЯ отступить от ТЗ › Заказчик требует выполнить работы с отступлением от ТЗ или проекта Как оформить такие работы или отказаться от них

ДОПРАБОТЫ, УВЕЛИЧЕНИЕ СМЕТЫ
Уведомление о необходимости проведения доп. работ.
Подрядчик установил (в ходе работ) необходимость в проведении доп. работ. Нужно их согласовать.
Уведомление Заказчика, согласование изменений в сметах (в выполняемых работах, в ведомостях).
Заказчик (в ходе работ) внес устные пожелания об изменениях в работах. Необходимо обязательно требуется уведомить об этом заказчика, согласовать с ним необходимость этих работ (получить письменное согласие заказчика на доп. работы).
Письмо о согласовании доп. работ.
Общий объем работ по контракту превышает указанный в контракте на более чем 10%. Необходимо согласовать виды и ст-ть допработ.
Письменный отказ Подрядчика от бесплатного (сверх сметы) выполнения доп. работ.
Работы по контракту выполнены, но Заказчик требует еще и проведения доп. работ, причем выполнить их надо бесплатно.
Обоснование необходимости (обязательности) включения доп. работ в контракт.
Заказчик отказывается (причем необоснованно) согласовывать с Подрядчиком доп. работы.
Письмо о необходимости в доп. работах без увеличения цены контракта.
В случае, если даже выполнение доп. работ не приводит к увеличению цены договора (превышению сметы), то все равно нужно эти работы обязательно согласовать с Заказчиком.

НЕТ согласования ЗАМЕНЫ › Заказчик не согласен на замену материалов в ходе работ Как добиться от Заказчика согласования этой замены

ПЕНИ за ПРОСРОЧКУ › Заказчик необоснованно начислил и выставил «огромные» пени Как исключить пени и штрафы или их уменьшить

ОТКАЗ от приемки РАБОТ › Заказчик отказывается принимать работы, необоснованно Как сдать работы, подписать акты и получить вовремя оплату

ПРЕТЕНЗИИ при ПРИЕМКЕ › Заказчик «придирается» к результатам работ, необоснованно Как в этом случае подписать акты КС-2 и получить оплату

РАБОТЫ ВЫПОЛНЕНЫ. СДАЧА-ПРИЕМКА РАБОТ
Уведомление Заказчика об окончании Подрядчиком работ.
Работы (все) выполнены Подрядчиком, необходимо безотлагательно приступить к их сдаче-приемке.
Повторное уведомление Заказчика об окончании Подрядчиком работ.
Заказчик ранее уже уведомлялся Подрядчиком о необходимости сдачи/приемки работ, но работы так и не были приняты.
Отказ Подрядчика (мотивированный) от предоставления Заказчику излишней тех. документации.
Заказчик необоснованно требует от Подрядчика предоставления им исполнительной документации. Нужен письменные отказ, с обоснованием причин отказа.
Письмо-уведомление о выявленных недостатках, низком качестве результатов, которые не зависят от Подрядчика(ов).

Работы по контракту Подрядчиком выполнены. Акты отправлены Заказчику, в это время Заказчиком выявлены различные недостатки, «низкое кач-во» т.д., причем вины Подрядчика в этом нет. Подрядчик, разумеется, не несет ответственности за эти недостатки, о чем и информирует Заказчика.
Разъяснения по полученным замечаниям Заказчика(ов) при приемке выполненных Подрядчиком работ.
Работы Подрядчиком выполнены, выявлены различные недостатки. Подрядчик направляет разъяснения по замечаниям.
Просьба о подписании актов КС-2.
Работы (все) выполнены, необходимо принять их, подписать КС-2 (это — сопроводительное письмо к отправляемым Заказчику актам).
Просьба (повторная) о подписании актов КС-2.
Акты (по форме КС2) были ранее отправлены Заказчику, но им не подписаны. При этом Заказчик объяснил свой отказ своим «недовольством» качеством выполненных работ.

НЕТ СМЕТЫ или ТЗ › Сметы или ТЗ не согласованы до начала работ Как обязать Заказчика их согласовать

НЕТ ПЕРЕДАЧИ ОБЪЕКТА › Заказчик так и не передал объект до начала работ Как ускорить передачу объекта

ПЕРЕНЕСТИ СРОКИ НАЧАЛА › Надо перенести сроки начала работ на объекте Как убедить Заказчика в этом случае

ПОМЕХИ ДО НАЧАЛА РАБОТ › Невозможно начинать работы из-за помех разного рода Что делать Подрядчику в этом случае

РАБОТЫ ПРИНЯТЫ. ОПЛАТА. ВОПРОСЫ С ПЕНЯМИ И ШТРАФАМИ
Требование об оплате всех выполненных работ.
Работы были выполнены, приняты Заказчиком, акты подписаны, своевременной оплаты работ нет.
Повторное требование об оплате всех выполненных работ.
Заказчик уже уведомлялся Подрядчиком о том, что Заказчику требуется оплатить работы, но оплату заказчик так и не произвел.
Письмо Заказчику от Подрядчика с контррасчетом пеней.
Заказчик ранее направил в адрес Подрядчика свою претензию с рассчитанными в ней пенями, Подрядчик с ними не согласен.
Письмо о недопустимости (обоснованное) одностороннего удержания Заказчиком пеней и/или штрафов.
Заказчик (необоснованно) стремится вычесть пени и штрафы из суммы оплаты по контракту. Требуется написать о неправомерности таких действий.
Письмо Заказчику от Подрядчика с предлагаемым графиком оплаты по контракту.
В случае переноса сроков оплаты необходимо обязательно составить письмо с графиком оплаты, согласовать его с Заказчиком.

НЕТ СМЕТЫ или ТЗ › Сметы или ТЗ не согласованы до начала работ Как обязать Заказчика их согласовать

НЕТ ПЕРЕДАЧИ ОБЪЕКТА › Заказчик так и не передал объект до начала работ Как ускорить передачу объекта

ПЕРЕНЕСТИ СРОКИ НАЧАЛА › Надо перенести сроки начала работ на объекте Как убедить Заказчика в этом случае

ПОМЕХИ ДО НАЧАЛА РАБОТ › Невозможно начинать работы из-за помех разного рода Что делать Подрядчику в этом случае

ПРОЧИЕ ПИСЬМА
Письмо-запрос протокола рассмотрения первых частей заявок.
Не приведены причины отклонения аукционной заявки, нет доступа к протоколу.
Файл (*.pdf). Загрузить.
Подтверждение подачи аукционной заявки.
Подтверждение того, что заявка подана, что соответствует требованиям.
Файл (*.pdf). Загрузить.
Просьба к поставщику заменить некачественный товар.
Из-за поставленного ранее некачественного товара возникли недостатки в результатах работ. Заказчик требует их устранить. Подрядчик просит Поставщика рассмотреть вопрос о замене товара.
Файл (*.pdf). Загрузить.
Согласие собственника на выполнение строительных и/или ремонтных работ на объекте.
Подрядчик собирается выполнять работы на территории собственника, собственник согласен.
Файл (*.pdf). Загрузить.

Мы оказываем полный комплекс юридических услуг строительным и проектным компаниям.
Помощь при вступлении в СРО, для участия в тендерах. При этом отрабатываются как Строительные СРО в Перми, так и другие регионы (актуально для СРО в Проектировании или в Изысканиях).
Подготовка аукционных заявок. Первые и вторые части заявок. Помощь в участии и победе в аукционах.
Наши услуги грамотны и своевременны, работать с нами удобно и выгодно.