По запросам предоставляют

Когда стоит запрашивать документы у поставщика

Если ваша компания на упрощенке Рекомендации, приведенные в этой статье, актуальны и для компаний, применяющих упрощенную систему.

Проверяя сданную вами налоговую отчетность, инспекторы могут запрашивать какие-либо сведения у контрагентов вашей компании. И если в ходе таких встречек выяснится, что ваш поставщик нарушает законодательство, то расходы и вычеты НДС по сделкам с ним ревизоры могут снять.

В таком случае вам очень пригодятся документы, которые подтверждают, что ваша компания выбирала поставщика осмотрительно. То есть что вы хорошенько проверили своего контрагента, прежде чем заключать с ним договор. Покажите эти бумаги налоговикам. А если контролеров они не убедят, расходы и вычеты вы сможете отстоять в судебном порядке.

Кстати, если обосновать то, что компания проявила должную осмотрительность, не удастся, у вас будет шанс учесть хотя бы расходы по сделке в пределах рыночных цен (подробнее читайте в комментарии ниже). А вычеты НДС вы скорее всего потеряете.

Советует София Саитова, руководитель группы юридических услуг Санкт-Петербургского офиса Intercomp

Если компания не проявила должную осмотрительность, расходы удастся отстоять в суде лишь в пределах рыночных цен

— Допустим, налоговики обнаружили, что поставщик вашей компании не платит налоги и не отчитывается перед инспекцией. А у вас нет документов, которые подтверждают, что она выбирала продавца с должной осмотрительностью. Реальность самой сделки при этом сомнений не вызывает. Во всяком случае контролерам не удалось доказать обратное.

Обычно налоговики в подобных ситуациях снимают расходы, а также вычеты НДС по сделке с сомнительным контрагентом. А вот судьи ВАС РФ считают, что это неверно. Контролеры не вправе полностью исключить затраты компании из расчета налога на прибыль. Их все же можно учесть, но в размере, который не превышает рыночные цены. Об этом — постановление Президиума ВАС РФ от 3 июля 2012 г. № 2341/12. И заметьте: налоговики приняли во внимание позицию судей — об этом свидетельствует письмо ФНС России от 24 декабря 2012 г. № СА-4-7/22020@. Правда, такие благоприятные выводы судьи сделали только в отношении налога на прибыль. Про вычеты НДС там ни слова.

Согласитесь, что лучше заранее получать информацию о своих поставщиках, чем вести рискованные споры с контролерами. Вот поэтому советуем проверять потенциального контрагента еще до того, как вы подпишете с ним контракт. Ведь если тот заинтересован в сделке, на этом этапе будет гораздо проще получить от него нужные бумаги. А запросить документы несложно — достаточно направить в адрес продавца письмо. Как оно может выглядеть, мы показали ниже.

Да и вообще, в интересах любой компании предварительно убедиться в благонадежности партнера. Иначе не исключены денежные потери из-за того, что поставщик не исполнит обязательства. А если окажется, что документы по сделке подписаны неуполномоченными сотрудниками, возможно, взыскать деньги не удастся даже через суд. Так что информация о поставщике нужна прежде всего вам самим, чтобы решить, стоит ли иметь с ним дело.

Какие бумаги затребовать в письме

Решить вопрос, какие документы попросить у поставщика, чтобы в случае чего отбиться от всяких претензий налоговиков, помогут разъяснения тех же чиновников. Мы собрали по этой теме все недавние письма ФНС и Минфина России и теперь дадим вам готовый перечень.

Документы о правовом статусе компании

Прежде всего запросите у поставщика свидетельство о государственной регистрации (1) и о постановке на налоговый учет (2). А также учредительные документы (3) (письмо ФНС России от 11 февраля 2010 г. № 3-7-07/84). Достаточно копий, заверенных подписью руководителя поставщика и печатью.

Еще попросите у контрагента выписку из ЕГРЮЛ, чтобы вам самим не пришлось заказывать ее за плату (4). Но для надежности в любом случае проверьте своего поставщика на сайте ФНС www.nalog.ru в разделе «Проверь себя и контрагента». Так вы сможете хотя бы убедиться, что компания зарегистрирована. И кстати, там же на сайте пробейте другую доступную информацию. Например, не числится ли контрагент по адресу массовой регистрации, не дисквалифицирован ли его руководитель.

Возможно, контрагент занимается бизнесом, на который нужны лицензия или членство в СРО. Тогда постарайтесь получить копии лицензий или документов о членстве в СРО, свидетельства о допуске к определенным видам работ. И опять же проверьте эту информацию на сайте ведомства, которое выдает лицензии, или саморегулируемой организации.

Бумаги, которые удостоверяют полномочия сотрудников контрагента

Чтобы договор имел силу, нужно убедиться, что этот документ подпишет директор. Или же сотрудник, у которого есть доверенность на совершение подобных сделок.

Успеть в апреле выписать «Главбух» по старой цене и сэкономить
984 р.
(495) 785-01-13

Полномочия директора подтвердит протокол собрания учредителей (5). А если вы заключаете сделку с руководителем филиала компании, то доверенность. Вот один из этих документов и запросите у поставщика. Плюс ко всему желательно еще получить копию паспорта руководителя (6). Сделать это рекомендуют представители ФНС России в письме от 17 октября 2012 г. № АС-4-2/17710.

Еще важно выяснить, кто вправе подписывать счета-фактуры и первичные документы. Ведь обычно этим занимаются не директор и главбух, а уполномоченные сотрудники. Например, те, которые отпускают товар. Поэтому попросите у поставщика копию приказа или доверенности на право работников заверять счета-фактуры и товарные накладные (7). Было бы замечательно, если на этом документе приведут образец подписи сотрудника.

В отношении доверенности убедитесь, что она правильно составлена. Проверьте, есть ли на этом документе подпись директора и печать компании. Также обязательна дата выдачи доверенности. Разумеется, доверенность должна быть не просрочена. Если срок действия не указан, то он составляет год со дня выдачи. Это указано в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Ну и главное — из доверенности или приказа должно четко следовать, что сотрудник вправе подписывать счета-фактуры и первичные документы.

Дополнительные документы, подтверждающие благонадежность контрагента

Нередко приходится заключать существенную по сумме сделку с малоизвестной компанией. Тогда стоит запастись дополнительными документами, которые подтвердят, что контрагент ведет реальную деятельность и способен выполнить договор (письмо Минфина России от 3 августа 2012 г. № 03-02-07/1-197).

Еще по этой теме Пример регламента, который устанавливает, кто и в каком порядке собирает документы по контрагенту, вы найдете в статье «Как обезопасить свою компанию от обвинений в неосмотрительности» (опубликована в журнале «Главбух» № 17, 2011).

Может быть полезна, например, справка о наличии у контрагента необходимого оборудования. Или письмо, подтверждающее местонахождение поставщика. Нелишними будут копии бухгалтерской отчетности. А также налоговой, если поставщик согласится их передать. Сохраняйте и другие документы, которые говорят о том, что партнер по факту ведет деятельность. К примеру, каталоги, рекламные буклеты, распечатки с сайта поставщика.

Удобнее, когда бумаги от поставщика добывает подразделение, которое заключает договоры. Тогда бухгалтерии не придется тратить на это время. Какие бумаги собирать исходя из размера сделки и известности поставщика, пропишите в регламенте.

Вопрос-тест по темам номера

  • 8 Налоговики установили, что поставщик компании не платит налоги. Компания обосновала факт закупки товаров у этого контрагента. Но вот документов, которые подтверждают осмотрительность при выборе поставщика, нет. Вправе ли бухгалтер учесть стоимость товаров при расчете налога на прибыль?
    • A. Да, вправе, но в пределах рыночных цен.
    • Б. Нет, не вправе.

    Правильный ответ — А. В этом случае расходы по сделке (если она реальна) можно учесть в пределах рыночных цен. Это признают и в ФНС России (письмо от 24 декабря 2012 г. № СА-4-7/22020@).

Следующий вопрос в статье «Памятка на тот случай, если налоговики заблокируют счета вашей компании».

Минфин РФ в письме от 10.04.2009 N 03-02-07/1-177 рекомендует при выборе контрагента получать от него копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, проверять факт занесения сведений о контрагенте в ЕГРЮЛ, получать доверенность или иной документ, уполномочивающий то или иное лицо подписывать документы от лица контрагента, использовать официальные источники информации, характеризующие деятельность контрагента. По всей вероятности, просьба Вашего контрагента предоставить копию баланса вызвана необходимостью соблюдения требования об осмотрительности при совершении хозяйственных операций.
В силу ст. 421 ГК РФ каждый субъект предпринимательской деятельности вправе сам решать, заключать ему договор или нет, свободен он и в выборе контрагента по договору. Законодательство не обязывает истребовать бухгалтерский баланс у будущего контрагента при заключении с ним договора, но не содержит и запрета на его запрос. Поэтому при решении вопроса о заключении с той или иной организацией договора покупатель вправе запросить у потенциального контрагента какие-либо документы, содержащие сведения о нем.
Согласно п. 3 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой как внутренним, так и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.
Бухгалтерский баланс является составной частью бухгалтерской отчетности (подп. «а» п. 2 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете). В отличие от регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности, содержание которых в силу прямого указания закона является коммерческой тайной (п. 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете), данные бухгалтерской отчетности носят публичный характер. Согласно ст. 16 Закона о бухгалтерском учете публичность бухгалтерской отчетности заключается в ее опубликовании в газетах и журналах, доступных пользователям бухгалтерской отчетности, либо распространении среди них брошюр, буклетов и других изданий, содержащих бухгалтерскую отчетность, а также в ее передаче территориальным органам государственной статистики по месту регистрации организации для предоставления заинтересованным пользователям.
В соответствии с п. 89 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, годовая бухгалтерская отчетность организации является открытой для заинтересованных пользователей: банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков и других, которые могут знакомиться с годовой бухгалтерской отчетностью и получать ее копии с возмещением затрат на копирование. Организация должна обеспечить возможность для заинтересованных пользователей ознакомиться с бухгалтерской отчетностью. Обращаем Ваше внимание, что речь в данном случае идет именно о годовой отчетности, а не об отчетности на последнюю отчетную дату.
Таким образом, по нашему мнению, организация не вправе отказать своему контрагенту, обратившемуся с соответствующим запросом, в предоставлении годового бухгалтерского баланса. Предоставлять ли бухгалтерский баланс на последнюю отчетную дату организация вправе решать самостоятельно.
Следует также иметь в виду, что в соответствии с п. 5.10 постановления Правительства РФ от 02.06.2008 N 420 «О Федеральной службе государственной статистики» в обязанности Росстата входит обеспечение заинтересованных пользователей данными бухгалтерской отчетности юридических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории РФ. Предоставление бухгалтерской отчетности заинтересованным пользователям производится на платной основе по договору (п. 3 постановления Правительства РФ от 21.04.1995 N 399 «О совершенствовании информационной системы представления бухгалтерской отчетности»). Таким образом, даже если продавец откажется представить покупателю свой бухгалтерский баланс, последний вправе обратиться с запросом в органы статистики.

Вправе ли Покупатель требовать от организации предоставление баланса?

Компания ГАРАНТ

Организация (поставщик) заключает договор на реализацию товара. Покупатель требует от нее бухгалтерский баланс за последний отчетный период. Вправе ли он требовать от организации предоставление баланса?

В настоящее время при проведении налоговых проверок контролирующие органы большое внимание уделяют вопросу добросовестности налогоплательщика при исполнении им налоговых обязанностей и реализации права на возмещение сумм налоговых вычетов по НДС.

В этой связи хозяйствующие субъекты стали более осмотрительно подходить к выбору своих контрагентов с тем, чтобы впоследствии избежать негативных налоговых последствий. Как отмечено в п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», налоговый орган может признать налоговую выгоду необоснованной, если докажет, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом.

Приказом ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@ «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок» в качестве одного из критериев, при оценке которых налоговый орган в обязательном порядке анализирует возможность извлечения либо наличие необоснованной налоговой выгоды, названо ведение налогоплательщиком финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым риском.

При оценке налоговых рисков, которые могут быть связаны с характером взаимоотношений с некоторыми контрагентами, данным приказом (Приложение N 2) налогоплательщику рекомендуется исследовать целый ряд признаков, таких как отсутствие личных контактов руководства компании-поставщика и компании-покупателя при обсуждении условий поставок и при подписании договоров, отсутствие документального подтверждения полномочий ответственных лиц контрагентов, копий документа, удостоверяющего личность ответственного лица, а также другой необходимой «деловой» информации. Их наличие свидетельствует о высокой степени риска квалификации подобного контрагента налоговыми органами как проблемного (или «однодневки»), а сделки, совершенные с таким контрагентом, сомнительными. Необходимо отметить, что налоговое законодательство не содержит конкретного перечня документов, которые налогоплательщик должен истребовать у контрагента в целях минимизации налоговых рисков. Применительно к конкретным ситуациям проявление налогоплательщиком должной осмотрительности и осторожности при заключении сделок может подтверждаться различными документами.

Минфин РФ в письме от 10.04.2009 N 03-02-07/1-177 рекомендует при выборе контрагента получать от него копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, проверять факт занесения сведений о контрагенте в ЕГРЮЛ, получать доверенность или иной документ, уполномочивающий то или иное лицо подписывать документы от лица контрагента, использовать официальные источники информации, характеризующие деятельность контрагента. По всей вероятности, просьба Вашего контрагента предоставить копию баланса вызвана необходимостью соблюдения требования об осмотрительности при совершении хозяйственных операций.

В силу ст. 421 ГК РФ каждый субъект предпринимательской деятельности вправе сам решать, заключать ему договор или нет, свободен он и в выборе контрагента по договору. Законодательство не обязывает истребовать бухгалтерский баланс у будущего контрагента при заключении с ним договора, но не содержит и запрета на его запрос. Поэтому при решении вопроса о заключении с той или иной организацией договора покупатель вправе запросить у потенциального контрагента какие-либо документы, содержащие сведения о нем.

Согласно п. 3 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой как внутренним, так и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерский баланс является составной частью бухгалтерской отчетности (подп. «а» п. 2 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете). В отличие от регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности, содержание которых в силу прямого указания закона является коммерческой тайной (п. 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете), данные бухгалтерской отчетности носят публичный характер. Согласно ст. 16 Закона о бухгалтерском учете публичность бухгалтерской отчетности заключается в ее опубликовании в газетах и журналах, доступных пользователям бухгалтерской отчетности, либо распространении среди них брошюр, буклетов и других изданий, содержащих бухгалтерскую отчетность, а также в ее передаче территориальным органам государственной статистики по месту регистрации организации для предоставления заинтересованным пользователям.

В соответствии с п. 89 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, годовая бухгалтерская отчетность организации является открытой для заинтересованных пользователей: банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков и других, которые могут знакомиться с годовой бухгалтерской отчетностью и получать ее копии с возмещением затрат на копирование. Организация должна обеспечить возможность для заинтересованных пользователей ознакомиться с бухгалтерской отчетностью. Обращаем Ваше внимание, что речь в данном случае идет именно о годовой отчетности, а не об отчетности на последнюю отчетную дату.

Таким образом, по нашему мнению, организация не вправе отказать своему контрагенту, обратившемуся с соответствующим запросом, в предоставлении годового бухгалтерского баланса. Предоставлять ли бухгалтерский баланс на последнюю отчетную дату организация вправе решать самостоятельно.

Следует также иметь в виду, что в соответствии с п. 5.10 постановления Правительства РФ от 02.06.2008 N 420 «О Федеральной службе государственной статистики» в обязанности Росстата входит обеспечение заинтересованных пользователей данными бухгалтерской отчетности юридических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории РФ. Предоставление бухгалтерской отчетности заинтересованным пользователям производится на платной основе по договору (п. 3 постановления Правительства РФ от 21.04.1995 N 399 «О совершенствовании информационной системы представления бухгалтерской отчетности»). Таким образом, даже если продавец откажется представить покупателю свой бухгалтерский баланс, последний вправе обратиться с запросом в органы статистики.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Карасевич Любовь

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Александров Алексей

Обязана ли организация предоставлять копии учредительных и иных документов по запросу своих контрагентов?

12 августа 2011

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе самостоятельно решить, следует ли предоставлять контрагенту копии учредительных и иных документов. При этом организация по запросу контрагента должна обеспечить ему возможность ознакомиться со своей бухгалтерской отчетностью. Предоставлять копии паспортов генерального директора или иных лиц без их согласия нельзя.

Обоснование вывода:
Прежде отметим, что нормы гражданского, налогового и иных отраслей законодательства РФ не содержат требования об обязательном предоставлении контрагентам копий учредительных документов юридического лица, копий договоров аренды и других.
На практике хозяйствующие субъекты зачастую вынуждены просить потенциальных контрагентов предоставить определенную документацию (учредительные документы, свидетельство о присвоении ИНН, выписки из ЕГРЮЛ и другое) в целях проверки партнера на наличие признаков «фирмы-однодневки». Это обусловлено не только возможными рисками по сделке (в результате, например, исчезновения покупателя после того, как ему передан товар с отсрочкой оплаты), но и необходимостью соблюсти так называемую «должную осмотрительность» для целей налоговых правоотношений. Напомним, что согласно п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 налоговая выгода (признание вычета по НДС, признание расходов для целей исчисления налога на прибыль и т.д.) может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о налоговых нарушениях, допущенных контрагентом. Наличие пакета документов о контрагенте рассматривается в судебной практике в качестве одного из доказательств проявления должной осмотрительности (смотрите, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.2008 N Ф04-1545/2008(1778-А46-14)).
Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, следует ли предоставлять своему партнеру копии учредительных и иных документов.
Однако даже в случае отказа организации предоставить учредительные и иные документы ее партнеры вправе самостоятельно обратиться с соответствующим запросом непосредственно в орган, регистрирующий юридические лица. В отношении коммерческих организаций таким органом является Федеральная налоговая служба России в лице своих территориальных подразделений (п. 5.3.1 постановления Правительства РФ от 30.09.2004 N 506).
На каждое зарегистрированное юридическое лицо ведется регистрационное дело, в котором содержится вся необходимая информация как в электронном виде, так и на бумажных носителях. В совокупности все эти сведения составляют Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). В частности, в ЕГРЮЛ содержатся сведения о наименовании, местонахождении организации, сведения об учредителях, о руководителе юридического лица и другая предусмотренная законом информация. Также в ЕГРЮЛ содержатся решения уполномоченных органов юридического лица, устав, изменения к нему, которые требуют государственной регистрации или уведомления регистрирующего органа (в частности, о назначении руководителя общества).
Общий порядок получения сведений из ЕГРЮЛ установлен Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ). Содержащиеся в ЕГРЮЛ сведения и документы о конкретном юридическом лице представляются в виде выписки из ЕГРЮЛ, копии документа (документов), справки об отсутствии запрашиваемой информации. Срок предоставления из ЕГРЮЛ сведений и документов не должен превышать пяти дней со дня получения регистрирующим органом соответствующего запроса (п.п. 1-3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ). Предоставление сведений из ЕГРЮЛ является платным (п. 1 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).
Сведения, полученные из ЕГРЮЛ, позволяют убедиться в том, действительно ли то или иное юридическое лицо создано, т.е. обладает необходимой правоспособностью, чтобы быть участником сделок. А сведения реестра о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, в значительной степени снижают риск заключения договора неуполномоченным лицом.
Необходимо учитывать, что в соответствии с п. 89 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, годовая бухгалтерская отчетность организации является открытой для заинтересованных пользователей: банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков и других, которые могут ознакомиться с годовой бухгалтерской отчетностью и получать ее копии с возмещением затрат на копирование. Организация должна обеспечить возможность для заинтересованных пользователей ознакомиться с бухгалтерской отчетностью.
Таким образом, по нашему мнению, организация не вправе отказать своему контрагенту, обратившемуся с соответствующим запросом, в предоставлении годовой бухгалтерской отчетности.
В тоже время обращаем внимание, что речь в указанной норме идет именно о годовой отчетности, а не об отчетности на последнюю отчетную дату. Предоставлять ли бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату, организация вправе решать самостоятельно.
При этом контрагент вправе обратиться за предоставлением годовой бухгалтерской отчетности также в органы статистики. В соответствии с п. 5.10 постановления Правительства РФ от 02.06.2008 N 420 «О Федеральной службе государственной статистики» в обязанности Росстата входит обеспечение заинтересованных пользователей данными бухгалтерской отчетности юридических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории РФ. Предоставление бухгалтерской отчетности заинтересованным пользователям производится на платной основе по договору (п. 3 постановления Правительства РФ от 21.04.1995 N 399 «О совершенствовании информационной системы представления бухгалтерской отчетности»).
Отметим также, что иногда организации просят от своих контрагентов копии паспортов, например, генерального директора, подписывающего договор от имени общества. В этой связи необходимо учитывать, что они содержат персональные данные указанных лиц, а передача таких данных является обработкой (распространением) персональных данных в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ). Обработка персональных данных может осуществляться в рассматриваемой ситуации только с письменного согласия субъектов персональных данных (ст. 6, 9 Закона N 152-ФЗ), которое должно включать в себя ряд обязательных реквизитов, указанных в п. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ. Поэтому организация не вправе предоставлять копии паспортов без согласия их владельцев.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бахтина Анастасия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Кузьмина Анна

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *