План вхождения в должность

УТВЕРЖДАЮ Директор по персоналу ООО «Содействие» ____________ _______________ __ ____________ 2012 г. ПЛАН ВХОЖДЕНИЯ В ДОЛЖНОСТЬ Сандецкой Ольги Витальевны, инспектора по кадрам отдела кадров ————————————————————————— Ф.И.О. сотрудника, должность ___________________________________________________________________________ Ф.И.О. наставника, занимаемая должность ___________________________________________________________________________ Ф.И.О. руководителя подразделения ___________________________________________________________________________ Срок наставничества ————————————————————————— ¦ N ¦ Перечень мероприятий ¦ Время ¦ Метод ¦ Отметка о ¦ ¦п/п¦ ¦ ¦ выполнения ¦ выполнении ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦27 августа 2012 г. ¦ +————————————————————————-+ ¦ 1 ¦Доведение должностной ¦ 8.30 — ¦ ¦ ¦ ¦ ¦инструкции ¦ 10.00 ¦ ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦ 2 ¦Изучение локальных ¦ 10.00 — ¦Самостоятельно¦ ¦ ¦ ¦нормативных актов ¦ 17.30 ¦ ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦28 августа 2012 г. ¦ +————————————————————————-+ ¦ 1 ¦Изучение ТК РФ ¦ 8.30 — ¦Самостоятельно¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 13.00 ¦ ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦ 2 ¦Изучение приказов по кадровой ¦ 14.00 — ¦Самостоятельно¦ ¦ ¦ ¦работе ¦ 17.30 ¦ ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦29 августа 2012 г. ¦ +————————————————————————-+ ¦ 1 ¦Изучение приказов по кадровой ¦ 8.30 — ¦Самостоятельно¦ ¦ ¦ ¦работе ¦ 17.30 ¦ ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦30 августа 2012 г. ¦ +————————————————————————-+ ¦ 1 ¦Изучение методических ¦ 8.30 — ¦Самостоятельно¦ ¦ ¦ ¦рекомендаций по работе с ¦ 17.30 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кадрами ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦31 августа 2012 г. ¦ +————————————————————————-+ ¦ 1 ¦Практическая работа по ¦ 8.30 — ¦ Под ¦ ¦ ¦ ¦оформлению сотрудника на ¦ 13.00 ¦ руководством ¦ ¦ ¦ ¦работу ¦ ¦ наставника ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦ 2 ¦Практическая работа по ¦ 14.00 — ¦ Под ¦ ¦ ¦ ¦составлению и оформлению ¦ 15.30 ¦ руководством ¦ ¦ ¦ ¦проектов приказов ¦ ¦ наставника ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦ 3 ¦Практическая работа по ¦ 15.30 — ¦ Под ¦ ¦ ¦ ¦оформлению личного дела ¦ 17.30 ¦ руководством ¦ ¦ ¦ ¦сотрудника ¦ ¦ наставника ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦3 сентября 2012 г. ¦ +————————————————————————-+ ¦ 1 ¦Практическая работа по ¦ 8.30 — ¦ Под ¦ ¦ ¦ ¦подготовке документов о ¦ 17.30 ¦ руководством ¦ ¦ ¦ ¦переводе, увольнении, ¦ ¦ наставника ¦ ¦ ¦ ¦заключении трудового договора ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦4 сентября 2012 г. ¦ +————————————————————————-+ ¦ 1 ¦Практическая работа по ¦ 8.30 — ¦ Под ¦ ¦ ¦ ¦увольнению сотрудника ¦ 13.00 ¦ руководством ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ наставника ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦ 2 ¦Практическая работа по ¦ 14.00 — ¦ Под ¦ ¦ ¦ ¦оформлению и подготовке ¦ 17.30 ¦ руководством ¦ ¦ ¦ ¦личного дела для сдачи в архив¦ ¦ наставника ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦5 — 6 сентября 2012 г. ¦ +————————————————————————-+ ¦ 1 ¦Изучение и оформление ¦ 8.00 — ¦ Под ¦ ¦ ¦ ¦необходимых документов по ¦ 17.30 ¦ руководством ¦ ¦ ¦ ¦курируемым подразделениям ¦ ¦ наставника ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦7 сентября 2012 г. ¦ +————————————————————————-+ ¦ 1 ¦Изучение и оформление ¦ 8.00 — ¦ Под ¦ ¦ ¦ ¦необходимых документов по ¦ 15.00 ¦ руководством ¦ ¦ ¦ ¦курируемым подразделениям ¦ ¦ наставника ¦ ¦ +—+——————————+———+—————+————-+ ¦ 2 ¦Прием зачетов по допуску к ¦ 15.00 — ¦ Под ¦ ¦ ¦ ¦самостоятельному выполнению ¦ 6.15 ¦ руководством ¦ ¦ ¦ ¦должностных обязанностей ¦ ¦ наставника ¦ ¦ —-+——————————+———+—————+————— СОГЛАСОВАНО Начальник отдела кадров ________________ ____________ 2012 г.

Вступление директора в должность: первые 100 дней

Шаг 1. Заблаговременно составьте план действий

Обсудите регламент взаимодействия с акционерами. Заранее обговорите с ними круг вопросов, по которым согласовываете свои действия, и вопросы, по которым у вас полная свобода в рамках полномочий.

Ознакомьтесь с показателями, по которым вас будут оценивать. Сведите полученную информацию в один документ. Это может быть отдельный лист в виде набора показателей и плана первоочередных мероприятий для достижения целей. Заранее составленный документ станет вашей путеводной звездой.

Шаг 2. Если сфера бизнеса для вас новая, изучите основы

Остановитесь на таких аспектах.

1. Изучите нормативную базу.
2. Познакомьтесь с текущими контрактами компании. Выясните этапы выполнения работ, статус расчетов, закрытых обязательств, сроки окончания работ по контракту и по факту, риски.
3. Сформируйте реестр платежей для контроля за движениями денежных средств и возможными кассовыми разрывами.
4. Определите потенциальные источники привлечения финансирования.
5. Проверьте договорную базу (заключенные компанией и действующие договоры или контракты, исполнение обязательств по которым еще не прекращено) и финансовый контроль за исполнением обязательств как со стороны компании, так и со стороны заказчиков.
6. Проведите инвентаризацию оборудования.
7. Обсудите с владельцами конкурентную нишу компании на рынке, основные планы и преимущества компании.
8. Ознакомьтесь с бизнес-процессами, найдите в них узкие места.

Получить уважение в новом коллективе непросто, с этой задачей вам помогут справиться знания, которые вы получите на курсе «MBA-Intensive: Стратегический менеджмент в условиях кризиса» от Школы генерального директора.

Шаг 3. Подготовьте карьерную историю о себе

Вступление директора в должность и первая встреча с сотрудниками – как смотрины перед свадьбой.

Расскажите о себе, вашей карьере и для чего пришли. О своем опыте говорите с точки зрения результатов, основных достижений, развития. Опишите будущее компании как одного из лидеров в своем сегменте. Ваша цель – создать позитивный образ предстоящих перемен.

Не устраивайте мероприятие в формате «вопрос-ответ». Тактические решения только формируются, поэтому обсуждать детали нет смысла.

Например, сотрудники спрашивают, как вы собираетесь решить проблему с клиентом N, который хочет снизить для себя стоимость продукта. Отвечайте: «Я постараюсь выстроить работу так, чтобы подобные вопросы решались быстро и эффективно на всех уровнях ответственных лиц».

Шаг 4. Ищите в коллективе единомышленников

Определите неформальных лидеров и встретьтесь с каждым лично. Я напрямую спросил о них у руководителей и старожилов. Ваша задача – синхронизировать цели неформальных лидеров с глобальными целями компании.

Для начала узнайте об их карьерных планах, семье и увлечениях. Так вы поймете мотивацию, а интерес к личной жизни со стороны руководителя создаст доверительные отношения. Затем дайте понять, что предстоящие перемены нужны не только для развития компании, но и для достижения личных целей сотрудников.

Не говорите, что будет легко, однако не забывайте воодушевлять людей. Пусть конечная цель амбициозна, но при этом она должна быть реальной и достижимой. Так вы сформируете команду единомышленников, готовых к развитию и переменам.

Тест: За что вас ненавидят сотрудники

Даже хорошие менеджеры могут тормозить выполнение задач, лишать сотрудников мотивации и делать их неспособными к поиску нестандартных решений. Пройдите тест от редакции журнала «Генеральный директор» и узнайте, за какие качества вас не любят подчиненные.

Пройти тест

Шаг 5. Ищите пересечение интересов с клиентами из своего прошлого

Проинформируйте своих прежних партнеров и контрагентов о новой работе. Ищите, чем вы можете быть полезны друг другу. Параллельно назначайте встречи с действующими ключевыми клиентами. Люди с тревогой относятся к переменам, поэтому обозначьте преемственность партнерских отношений и настройте клиентов на взаимовыгодную работу. В моем случае нашлись знакомые в банковской сфере, которые готовы были предоставить новой компании финансовые продукты на выгодных условиях.

Шаг 6. Убедитесь, что говорите с коллективом на одном языке

Совместно с HR-службой создайте понятную систему коммуникации, отчетности и оценки работы. Например, я столкнулся с тем, что мои приказы и распоряжения доводили только до уровня руководителей среднего звена. Дальше коммуникация не работала: руководители отделов не информировали подчиненных о моих распоряжениях или искажали их. Проблему решили так. HR-служба составила план встреч с сотрудниками для разъяснения важных изменений. Этот процесс стал традицией: собираем сотрудников раз в месяц (иногда внепланово из-за значимых изменений в компании). Чтобы сформировать у сотрудников правильную картину происходящего, потребовалось разъяснить им взаимосвязь между общей стратегией компании и частными решениями или приказами. Сотрудник должен ощущать причастность к конечному результату.

• Как стать директором: правила восхождения к вершинам

Шаг 7. Оцените бюджет компании

Разберитесь, какие затраты есть у компании, из чего формируется и как распределяется прибыль. Для оценки бюджета я анализировал показатели, указанные в качестве приоритетов акционерами. Помимо бухгалтерской анализирую управленческую отчетность. У нас она включает:

• данные по воронке продаж;
• ключевые показатели привлечения клиентов;
• расходы на рекламу и продвижение;
• расходы на инвестиции в технологии и IT;
• расчет эффективности проектов.

Шаг 8. Найдите общий язык с конкурентами и регуляторами рынка

Конкуренты, партнеры и регуляторы рынка хоть и находятся вовне, но все равно влияют на ваш бизнес. Донесите информацию, что теперь вы возглавляете компанию.

Некоторых я приглашал на деловой обед.

Для этого отправлял персональное поздравление с ближайшим праздником, небольшой сувенир, письмо о готовности к сотрудничеству и преемственности в отношениях. Других приглашал на презентацию по случаю запуска новых продуктов или нового проекта.

Шаг 9. Поддерживайте имидж и здоровье

Ваша задача – создать и поддерживать положительный персональный бренд.

Отредактируйте профили в соцсетях в соответствии с новой должностью. Я, например, сообщил на своей странице о важных для себя изменениях в трудовой деятельности. Публиковал ссылки на тематику нового направления деятельности, размещал посты по этой теме. Личным заявлениям сегодня доверяют больше, нежели официальным пресс-релизам. Следите за собой.

Первые месяцы вступления в должность – это стресс для нового директора. Найдите ближайший к работе спортцентр. Занятия спортом помогут поддерживать тело и разум в тонусе.

Шаг 10. Не спешите

Не проводите глобальные изменения в первые дни работы после вступления в должность, даже если проблемы очевидны. Это лишь усугубит ситуацию. Не показывайте, что вы здесь самый умный. Пока вы должны быть самым внимательным. То же самое относится и к команде: «пуская кровь», вы продемонстрируете не авторитет, а импульсивность.

Рассказывает практик

Илья Рубцов, Руководитель по развитию цифрового бизнеса Промсвязьбанка, Москва

Я возглавлял десять компаний, как собственных, так и дочерних структур крупных холдингов. Рекомендую обратить внимание на четыре аспекта.

Реальные деньги. Отследите наличие денег на счете и обеспечьте их защиту, чтобы ни бухгалтеры, ни прошлый директор не могли их увести. Определите, когда и сколько денег нужно выплачивать в течение ближайшей пары недель, пока будут проходить формальные процедуры по смене директора в налоговой инспекции и банке. Возможно, придется пользоваться электронной подписью прежнего руководителя для выплаты зарплаты сотрудникам и проведения критичных платежей поставщикам.

Расходные документы. Если у госорганов возникнут вопросы по обоснованию налогов, вам придется представить подтверждающие документы. По опыту скажу, что вопросы возникают к обоснованности расходов для получения вычета по НДС и уменьшения налога по прибыли. Отсутствующие документы – один из возможных признаков незаконной деятельности прежнего руководства. А разбираться с госорганами придется уже вам.

Отчетность. Проконтролируйте, чтобы отчеты готовили и подавали в срок.

Формальные процедуры по смене директора. Подайте документы в налоговую и банки, где открыты счета компании. Заблокируйте электронные подписи прежнего руководителя. Отзовите старые и подготовьте новые доверенности на сотрудников.