Добровольное возвращение

Часто происходит так: работник уволился, а за ним остался долг. Переплата отпускных при увольнении — что делать с налогами и документами администрации, знают не все руководители фирм.

Предположительно бывший подчинённый может сам вернуть деньги. Если подобная операция происходит с авансом, то дополнительные корректировки по страхованию не нужны, поскольку с аванса взносы не могут быть начислены. Если же налог удержан, то деньги, которые перечислены, могут быть возвращены только на расчётный счёт или приняты в счёт последующей оплаты в бюджет. Если же налоговый период истёк, то по сотруднику производится уточнённая справка.

Если денежный эквивалент был возвращён предприятию добровольно человеком, то взаиморасчёты с сотрудником проводить не нужно, поскольку с этих денег уже был удержан налог.

Бухгалтер, в свою очередь, должен сторнировать их начисление в отчёте для налоговой инспекции и провести аннуляцию расходов. В этом случае образованию переплаты по страховым взносам не нужно удивляться. Корректировки по их начислению должны быть учтены в обязательном порядке в текущий период в отчётах в ФСС, дальнейшие платежи позволять отрегулировать образовавшуюся переплату.

Если же по сотруднику образовалось отрицательное значение в связи со снятием отпускной наличности, то службы не смогут принять такой отчёт у компании. Следовательно, корректировке подлежит именно предыдущий отчёт, а не текущий.

Уточнённая справка создаётся с текущей датой отчёта, но старым номером. Переплата, которая образовалась, может быть возвращена фирме несколькими способами:

• На расчётный счёт предприятия.
• Учитываться при начислении будущих платежей в бюджет государства.

Пример (списание переплаченной уволенному работнику заработной платы): сотрудник коммерческого предприятия Иванов С. К. взял отпуск на 2 недели, при этом не отработав положенного периода. В этом случае начисленные отпускные будут составлять 10 тыс. рублей, НДФЛ (10 тыс. рублей *13%) удерживается и поступает на счёт государства. На руки гражданин Иванов получает 8700 рублей (10 тыс. р. — 1300 р.).

При этом все отчёты бухгалтером уже произведены. По возвращении из отпуска сотрудник увольняется. Отпускные он возвращает в кассу предприятия.

Бухгалтеру необходимо сделать иные проводки, в которых расход по зарплате сотруднику должны быть аннулированы. После принятия отчёта налоговая инспекция вынесет решение 1300 рублей учесть при последующих платежах в бюджет.

Иск в суд

Проблема, когда уволенному сотруднику переплатили зарплату, как списать и возместить деньги, фирме волнует многих руководителей.

Если же решить денежный вопрос не выходит полюбовно, то решение принимает суд, а деньги перенаправляются со счётом 70 на счёт 73. Если возврат наличности должен быть осуществлён работником предприятию, то работать необходимо с пунктами 51 и 50. А вот противоположный исход событий предполагает возврат наличности со счётом под номером 73 на 70.

Если решение суда происходит в пользу человека, который трудился на предприятии, то в налоговом отчёте расходы такого плана будут аннулированы. Если же предприятие выиграло дело, то сумма должна аннулироваться ещё и в бухгалтерии.

Страховые взносы при победе сотрудника считаются правомерно оплаченными, и переплаченную сумму не нужно будет возвращать. Корректировать отчёты не нужно.

Что касается НДФЛ, то при победе компании учётное решение такое же, как в добровольном возвращении наличности сотрудником, а вот при решении в пользу работника налог можно считать удержанным, и корректировать документы нет необходимости.

Долг прощён фирмой

Самым простым выходом из сложившейся ситуации станет тот, где фирма попросту прощает долг бывшего служащего.

К примеру, причиной появления долга стал неотработанный аванс, дебетовое сальдо останется до момента списания наличности.

Если же должен сотрудник деньги из-за перерасходованного отпуска, то не избежать сторнирования проводки по начисленным отпускным, тем самым исключив сумму в расходах налоговой. До момента списания дебетовое сальдо также не изменится.

О правомерности уплаченных страховых взносов из суммы отпускных сотрудника и говорить не стоит. Отчётность и учёт не корректируются.

Налоговый платёж в такой ситуации правомерно удержан из отпускных и должен быть перечислен в бюджет. Корректировать документы также не нужно. Если же из аванса, который не был отработан подчинённым, компанией не был удержан НДФЛ, то после списания долга налоговая инспекция должна быть уведомлена о невозможности взыскания долга. Сообщение подкрепляется справкой.

Задолженность может быть списана не позднее трехгодичного срока. Бухгалтером производится проводка:

• Кредит 70 дебет 91
• Задолженность списывается согласно истечению срока давности.

Случается, что после ухода сотрудника с места работы обнаруживается недоплата. Причин дополнительного начисления денег может быть несколько:

• Ошибка в начислении, которая произошла ранее.
• Начисление премии за прошедший период работы.

В первом случае производится перерасчёт денег в пользу служащего, меняются страховые взносы. Все изменения отражаются обязательно в бухгалтерских и налоговых отчётах. Работника уведомляют о перерасчёте, и ему выплачивается недостающая сумма.

Если же фирма начисляет годовые и квартальные премии сотрудникам, то недостающую выплату работнику можно включить в доход служащего за год. Уточнения могут быть поданы в государственные организации по причине ранее сданной отчётности.

>Излишне выплаченная заработная плата: действия работника и работодателя

Действия работника

Когда придется вернуть

Закон суров к работодателю. Излишне выплаченная вам зарплата может быть взыскана только в исключительных случаях. Таковыми статья 137 Трудового кодекса признает

• счетную ошибку;
• доказанную вину работника в невыполнении норм труда или простое;
• неправомерные действия работника, направленные на получение «лишних» денег, что должно быть установлено судом.

Какая ошибка считается счетной?

Законодательство не содержит определения счетной ошибки. Однако Определение Верховного суда от 20.01.2012 г. N 59-В11-17 гласит, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчетом.

Таким образом, вернуть переплату вам придется в том случае, если бухгалтер сложил два плюс два и получил пять.

Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Таким образом, вам не придется отдавать «лишнюю» зарплату в случае механической ошибки при вводе данных в бухгалтерскую программу, сбоев в работе бухгалтерской программы, опечаток и описок в финансовых документах, а также неправильного применения законодательства или нормативно-правовых актов организации.

В частности, вам не придется расставаться с денежками, если:

• оплачен отпуск большей продолжительности, чем положено, в результате сумма отпускных оказывается завышенной;
• при расчете среднего заработка бухгалтер учел премию, начисленную после расчетного периода, и т.п.;
• вы получили зарплату два раза;
• вам выплатили и отпускные, и зарплату за время отпуска;
• бухгалтер начислил надбавку, которая вам не установлена;
• вам случайно выплатили премию без соответствующего распоряжения руководства.

Что значит «доказанная вина»?

Если работодатель, уже после выплаты зарплаты, узнал, что во время оплаченного периода вы ничего не делали, или делали, но неправильно – излишне выплаченную зарплату также придется вернуть. Но лишь в том случае, если факт невыполнения нормы или простоя признан органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. В противном случае работодателю придется доказывать вашу вину в суде.

Какие действия считаются неправомерными?

Если в ошибке, приведшей к излишней выплате зарплаты, виноваты вы – например, именно вы целенаправленно ошиблись при вводе данных в бухгалтерскую программу – работодатель может подать на вас в суд и доказать, что ваши действия были направлены на получение не полагающихся ему сумм.

Когда возвращать не надо

Во всех остальных случаях проблема переплаты вас не касается. Об этом прямо говорит пункт 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ, согласно которому не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения «заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки».

Также вы можете оставить денежки себе, если истек срок давности – а приказ об удержании так и не был издан. Согласно статье 137 ТК РФ, .

Однако если вы и дальше рассчитываете работать в этой организации и строить там карьеру – подумайте. Может, стоит вернуть излишки добровольно?

Действия работодателя

Ограничения при удержании

Даже в том случае, когда работодатель имеет право взыскать излишне выплаченную зарплату с сотрудника, существует ряд ограничений.

Во-первых, сделать это можно только с согласия работника. Если работник против – то придется идти в суд. При этом в статье 137 ТК РФ не говорится, как должно быть оформлено согласие работника – устно или письменно. Во избежание недоразумений, лучше зафиксировать согласие письменно.

Во-вторых, согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Значит, период удержания может растянуться на несколько месяцев. По соглашению сторон возможно возмещение ущерба с рассрочкой платежа – например, работник будет отдавать не по 20%, а по 10% ежемесячно. В такой ситуации работник подписывает обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Если работник уволится до окончания выплат – работодатель сможет взыскать остаток задолженности через суд.

Оформляем удержание

После того, как согласие работника получено, работодатель издает приказ об удержании излишне выплаченной суммы. Издать приказ нужно не позднее месяца после обнаружения выплаты. Работника знакомят с приказом под роспись.

После этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника.

Удержание с уволившегося сотрудника

Уволившемуся работнику необходимо направить уведомление о выявленной ошибке и предложение вернуть излишне полученную сумму. В уведомлении нужно указать, что, если бывший сотрудник не вернет излишне выплаченную ему сумму, работодатель обратится в суд.

Если бывший сотрудник отказался возвращать деньги, работодателю необходимо обратиться в районный суд. В ходе разбирательства работодателю придется доказать факт совершения счетной ошибки или вины работника.

К заявлению нужно приложить копии и оригиналы следующих документов:

• трудового договора с бывшим работником;
• документов по расчету и выплате заработной платы;
• акта о выявленной ошибке;
• уведомления, направленного работнику, с предложением вернуть излишне выплаченную сумму.

Удержание суммы ущерба с виновного лица

Если излишняя зарплата не подлежит возврату работником, работодатель вправе взыскать ущерб с бухгалтера, совершившего ошибку. Действия работодателя в этом случае зависят от того, заключен ли с виноватым сотрудником договор о материальной ответственности.

Причиненный работниками ущерб возмещается в порядке, приведенном в статье 248 Трудового кодекса. Так, если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.

При этом ни Трудовой кодекс, ни какой другой нормативный акт в настоящее время не предусматривают конкретный срок, в течение которого работодатель обязан произвести окончательное установление размера ущерба.

Если установленный для издания приказа (распоряжения) срок истек, взыскание ущерба может быть произведено только с согласия виновного работника или посредством направления обращения (иска) в суд.

Также только с согласия работника или в судебном порядке может быть взыскан ущерб, размер которого превышает средний месячный заработок работника.

>Если сотруднику переплатили зарплату и он уволился

Переплата зарплаты

Иногда возникают случаи, когда у работника образуется долг перед фирмой. Например, если он не отработал аванс, который был ему выплачен. Также бывают ситуации возникновения задолженности перед компанией при увольнении сотрудника, полностью отгулявшего отпуск до окончания года. Можно ли удержать эти средства из зарплаты?

Иногда случается так, что работнику в результате ошибки выплачивается большая сумма, чем полагается. Давайте последовательно разберем, как действовать в ситуации, если выявлен просчет. Сначала нужно сообщить о таком факте руководителю предприятия. Для этого можно составить докладную записку. Затем, не откладывая в долгий ящик, необходимо подготовить уведомление для сотрудника. В документе нужно указать причину переплаты, а также ее сумму. В бумаге обязательно нужно отметить, что всему виной счетная ошибка. Предложите работнику вернуть сумму к такому-то сроку. Не лишним будет упомянуть, что в противном случае деньги фирма может удержать из зарплаты. Ознакомить с этим документом сотрудника необходимо под роспись. Однако следует помнить, что нельзя удерживать за один месяц более чем 20 процентов от оклада.

Уволенному работнику неправильно рассчитали зарплату: что должен сделать бухгалтер

Если суд выиграет компания, бухгалтер сделает проводки:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
– 17 400 руб. – отпускные возвращены Петровым по решению суда;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 44
– 20 000 руб. – сторнированы отпускные Петрова;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 70
– 2 600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ.
В налоговом учете аннулированы расходы в сумме 20 000 руб.
Кроме того, в случае победы работодателя бухгалтер отразит излишне удержанный и уплаченный налог на доходы в сумме 2 600 руб. в уточненной справке 2-НДФЛ. Переплату в размере 2 600 руб. он зачтет в счет будущих платежей в бюджет.

Налог на доходы физических лиц, удержанный из суммы отпускных и перечисленный в бюджет, тоже становится излишне уплаченным. Если отчетность за соответствующий год уже сдана, налог надо отразить в уточненной справке по форме 2-НДФЛ. Номер уточнения должен совпадать с номером исходной справки, а дата будет текущей. Правила заполнения уточненной формы 2-НДФЛ изложены в письме ФНС России от 13.08.14 № ПА-4-11/15988 (см. «ФНС сообщила, как заполнить уточненную справку 2-НДФЛ при возврате налога работнику»).

Как удержать у сотрудника излишне выплаченную зарплату

В этих случаях уменьшение заработка сотрудника на излишние выплаты – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки уточненных деклараций. Это одно из удержаний по инициативе администрации, которое организация произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ). Сумму выплат сотруднику в месяце корректировки включите в расчет зарплатных налогов и взносов с учетом удержаний.

• излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);

• доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);

• ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Переплата уволенному сотруднику — что делать

Работодатель должен уведомить о факте переплаты уволившегося работника, который может вернуть излишне полученную сумму в добровольном порядке. Если бывший работник при наличии обстоятельств, перечисленных в ч. 4 ст. 137 ТК РФ, не возвращает деньги, организация вправе обратиться в суд за взысканием излишне выданной суммы в результате счетной ошибки, допускается (ст. 137 ТК РФ). Сложность в том, что законодательство не содержит толкования понятия «счетная ошибка», а в суде придется представить доказательства того, что ошибка была именно счетной и не было недобросовестности со стороны работодателя или его бухгалтера, который рассчитывал выплату. Кроме того, не подлежат возврату деньги, предоставленные как средство для существования. Сюда относится неосновательно выплаченная заработная плата и приравненные к ней платежи (пенсии, пособия, стипендии и др.) при условии, что их выплата не явилась результатом счетной ошибки или недобросовестности со стороны получателя (например, представления ложных сведений о стаже работы, наличии иждивенцев, тех или иных льгот и др.). Например, судьи Волго-Вятского округа не поддержали иск компании к гражданину о взыскании с последнего в пользу организации неправомерно увеличенной и полученной заработной платы. При этом служители Фемиды указали, что и ст. 137 Трудового кодекса, и п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса не допускают взыскания с работника излишне выплаченной заработной платы (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 27.05.2011 по делу N А29-13535/2009 и от 24.05.2011 по делу N А29-407/2010).

Работодатель может взыскать излишне уплаченную сумму с главного бухгалтера, если на него возложена полная материальная ответственность. Для заместителей руководителя организации и главного бухгалтера трудовыми договорами может быть установлена полная материальная ответственность (ч. 2 ст. 243 ТК РФ).

Какие излишне выплаченные работнику суммы можно удержать из — его зарплаты

Здесь все просто. Согласия работника не требуется. Нужно лишь посчитать переплаченные отпускные, издать приказ (распоряжение) об удержании в произвольной форме, ознакомить с ним работника под роспис ь статьи 22, 130, 137 ТК РФ . А затем удержать задолженность из «увольнительных» выплат. Но максимум, что можно вычесть, — 20% от причитающихся работнику сумм (после удержания НДФЛ, ведь сумма налога работнику не причитается), если это единственное удержани е ст. 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

• неотработанные авансы в счет зарплаты. Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный;
• неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы, в том числе выданные при направлении в служебную командировк у Письмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ ;
• выплаты при невыполнении норм труда или просто е статьи 155, 157 ТК РФ . Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд и суд установит вину работника в простое или недоработк е Определение Московского облсуда от 15.12.2011 № 33-25895 ;
• суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки. Причем это необязательно зарплата. Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними. Так же считают и специалисты Роструда.