Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Факт

В гарантийных письмах от имени юридического лица всегда должны быть нужные реквизиты и подпись руководителя.

Обязательные реквизиты для юридического лица:

• Наименование организации и его реквизиты
• Необходимые контактные данные
• Суть обращения в письме
• Дата подписания
• Печать организации, а также подпись ответственного лица

Это тоже важно знать: Расторжение договора в одностороннем порядке, согласно ГК РФ Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Реквизиты для физических лиц:

• ФИО
• Паспортные данные и адрес проживания
• Суть обращения в письме
• Подпись

Полезно узнать, какие документы нужны чтобы открыть ИП в 2019 году, а также узнайте, можно ли тратить уставной капитал ООО?

Оформление документа

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени юридического лица, оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Образцы написания документов-гарантий

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).

Факт

Образец гарантийного письма об оплате

Гарантийное письмо о выполнении работ (составляется аналогично, но гарантии предоставляются на выполнение определенного вида работ в определенный срок)

Факт

Образец гарантийного письма о выполнении работ

Важно

Такой документ, как гарантийное письмо можно использовать не только для урегулирования взаимоотношений между юридическими лицами, его можно использовать и во взаимоотношениях физических лиц.

Дополнительно рекомендуется прочитать информацию о том, как составить письмо о возврате товара, а также как правильно написать претензию?

Видео-инструкция «Гарантийное письмо»

Подпишитесь на свежие новости

Печать на документе: какую ставить

Согласно печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте . Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.

Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.

Какие бывают печати?

• Гербовые. Согласно государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

  Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

• Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.

И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.

• Печать структурных подразделений, а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).

Каким документом закрепляются печати в организации?

В каждой организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем и имеет следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении

В инструкции также определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

В инструкции также должен быть закреплен перечень печатей, который включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати (разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается);

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности организации.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.

Оттиск печати проставляется только на правильно оформленных и подписанных документах.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.

Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

Где ставится печать?

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати организации):

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

Заключения и Отзывы на авторефераты.

Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

Исполнительные листы.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников , имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Переписка с заграничными представительствами.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т. д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Узнайте как правильно оформить утверждение документов>>

Узнайте как работать с документами «Для служебного пользования»>>

Что должно быть в рекомендательном письме?

И если соискатель при подаче резюме предоставит потенциальному начальству рекомендательное письмо с предыдущего места работы,возможно, именно этот факт- а подчас только он -и сыграет в его пользу.

Для чего?

Рекомендательное письмо на сегодняшний день является аналогом очень распространенной характеристики с места работы, но в отличие от неевсегда содержит только положительные сведения о соискателе.

Еще не так давно работодатели относились к таким документам скептически, ведь подход к составлению документа был чисто формальным: есть шаблон-работал хорошо или плохо, приходил вовремя или нет,и подпись начальства. К тому же таким документам особо не доверяли, так как сами работодатели не хотели делиться сведениями о бывшем сотруднике.

На сегодняшний день ситуация кардинально изменилась. Неудачное рекомендательное письмо может полностью испортить общее впечатление и лишить вас возможности получить желаемую должность. Перед тем как нанять сотрудника на должность либо пригласить его на собеседование,профессиональный HR-менеджер обязательно займется наведением справок о кандидате, чтобы оградить себя от непрофессиональных работников.

Обязательная проверка рекомендаций — одно из основных правил работы рекрутеров и менеджеров по персоналу. Методики проверки рекомендаций внекоторых компаниях разрабатываются специальнодля полной оценки соответствия кандидата необходимым требованиям. Вопросы, которые кадровикиобычно задают бывшим работодателям, касаются точности заполнения кандидатом анкеты, круга его обязанностей на прежнем рабочем месте, его профессиональных достижений. Следует отметить, что в анкетах существует специальная графа, где нужно указать координаты тех, кто дает рекомендации. Интересуются также, истинна ли причина увольнения «по собственному желанию», а еще — личнымикачествамикандидата, пытаютсярасширить сведения о его личностных качествах, потенциале. В общем, рекомендательные письма ставят своей целью подтвердить квалификацию желающего устроиться на работу.

Поэтому,перед тем как увольняться с предыдущего места работы,сотруднику следует обратиться к работодателю с просьбой дать рекомендацию, которая пригодится, когда он найдетновое место.

Чаще всего работодателю некогда заниматься составлением рекомендаций,и поэтому самому работнику будет проще самостоятельно составить текст документа илисправку о той работе, которую он выполнял на предприятии, обязанностях и,конечно, успешно реализованных проектах.

Что должно содержать письмо-рекомендация?

Рекомендательное письмо, как правило, пишется на бланке организации — последнего места работы соискателя новой должности, подписывается руководителем этой организации или его заместителем. Если рекомендательное письмо составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, не имеющим права подписывать письма на бланке организации, то оно составляется на листе обычной бумаги, а подлинность подписи руководителя подразделения подтверждается руководителем службы делопроизводства (секретарем организации) с обязательным проставлением печати.

Поскольку рекомендательное письмо — это индивидуальный отзыв о кандидате, нельзя говорить о жесткой структуре этого письма, но соблюдать условия написания делового письма все-таки необходимо. Не стоит в рекомендательном письме писать общие фразы, а если необходимо привести конкретные примеры деятельности работника, то упоминать нужно только те, которые действительно показывают, что соискатель достоин вакансии, которой добивается.

Рекомендательное письмо обычно состоит из нескольких разделов. Первый — введение, в нем в сжатой форме подтверждается факт работы рекомендуемого лица в компании с указанием периода работы.

Далее сообщаются сведения о рекомендуемом лице: образование, уровень подготовки, квалификация, опыт работы, деловые и личностные качества. При этом следует указать, какие функции выполняло рекомендуемое лицо, каких результатов добилось, какими чертами характера или способностями обладает (особенно если эти способности могут быть полезны работодателю в той организации, куда соискатель стремится попасть).

В характеристике следует отказаться от таких общих слов, как «надежный», «компетентный», «добросовестный» и т.д., лучше приводить конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, а также эти самые примеры надежности и компетентности. Можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний, трудолюбие, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества. Например: самостоятельно освоил программное обеспечение; самостоятельно и успешно проводил интервью с кандидатами на вакансии; эффективно руководил подчиненными и т.п. Здесь же можно сравнить работу рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично,и соответственно причины ухода из организации.

А в заключительной части указываются контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав письмо, захочет уточнить некоторые детали.

Указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, подписывающего письмо. Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывается дата составления рекомендации. Формально подпись не требует заверения печатью организации.

Кстати

Рекомендательные письма могут составляться не только для частных лиц, но и для организаций-партнеров. Составляется этот документ похожим образом. В письме должен указываться период времени сотрудничества с компанией, предоставляемые услуги и их качество, как зарекомендовала себя компания в работе, итоги совместных проектов, чем отличается компания-сотрудник от конкурентов — лояльность, оперативность, приемлемые условия, профессионализм и уровень квалификации кадров. Благодарности по итогам работы, пожелания успеха тоже будут к месту. Такой документ должен быть оформлен на официальном бланке организации и подписан уполномоченным лицом.

Мнения

Марина Сищук, инспектор отдела кадров ОАО ИПК «Приамурье»:

— Срекомендательными письмами я не сталкивалась, хотя предприятие государственное и немаленькое. Рекомендательные письма даются сотрудникам по их личной просьбе и обычно претендующим на высокие, серьезные должности, а у нас в основном рабочие. Таких просьб не поступало давно и сотрудники, которые трудоустраивались к нам,таких документов не предоставляли. А вот характеристики периодически даем. Только если у бывшего сотрудника нет особых достижений, характеристика составляется более сдержанная.

Елена Саломатова, начальник отдела кадров ИД «Амурская правда»:

— В связи со спецификой кадров к нам,как правило,не приходят с рекомендательными письмами. Журналиста в основном характеризуют его опубликованные материалы, работы, фотографии. Конечно, если наши сотрудники уезжали в другие города,мы составляли рекомендательные письма. В таком документе обычно отмечаются творческие успехи, деловые качества, которые характеризуют сотрудника как хорошего профессионала.

Печать на бланке учреждения

Если на бланке предусмотрено место для печати, то ее необходимо поставить.

Если порядок оформления исходящей корреспонденции не утвержден на локальном уровне, а форма не содержит специального места для печати, то проставлять ее не нужно.

Проставление печати на бланках документов обязательно, только если это прямо предусмотрено в самой форме или в указаниях по ее заполнению. На необходимость ее оттиска обычно указывает наличие в документе аббревиатуры «М.П.» в специально отведенном для этого месте.

Например, такой реквизит присутствует в унифицированных формах следующих документов:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист», «Системы Главбух».

Статья. Печати учреждения: особенности применения.

«Печать обязательна.

Согласно пункту 4 статьи 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ, некоммерческая организация должна иметь печать со своим полным наименованием на русском языке. Поскольку бюджетное учреждение является такой организацией, то требование о наличии печати распространяется и на него.*

Разновидности печатей учреждения.

У учреждения может быть несколько разных печатей: основная и дополнительные.

К основной печати предъявляются следующие обязательные требования. Она должна быть круглой формы. В ней отражаются:

При необходимости дополнительно в печати можно указать название учреждения на любом другом языке или его сокращенное наименование, ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), ОГРН (основной государственный регистрационный номер), любые иные реквизиты. Что касается права использования в печатях изображения герба РФ, то его имеют учреждения, наделенные государственными полномочиями. Согласно статье 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации», герб помещается только на печатях федеральных государственных органов власти, иных госорганов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, органов, осуществляющих госрегистрацию актов гражданского состояния.

То есть гербовую печать могут использовать, например, образовательные учреждения с госаккредитацией, которые выдают документы государственного образца о полученном образовании.

Отметим, что изображение герба на печати должно располагаться в центре.

Таким образом, использование государственного герба России на печатях юридических лиц, не наделенных государственно-властными полномочиями, является неправомерным.

К дополнительным печатям, используемым в учреждении, относятся:

Дополнительные печати могут быть квадратной, круглой, прямоугольной, треугольной, овальной форм. Порядок пользования такими печатями устанавливается учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами и с учетом специфики документирования его деятельности (письмо Минфина России от 18 ноября 2011 г. № 03-02-07/1-397).

Они находятся у работников учреждения, отвечающих за их использование и сохранность. Ответственное лицо в данном случае назначается приказом руководителя учреждения. Также в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника может быть прописано, что он должен хранить конкретную печать.

Порядок хранения печатей надо регламентировать.

Законодательством РФ не установлено ограничений по количеству печатей, в том числе и по печатям структурных подразделений. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 8 октября 2010 г. № КГ-А40/11421-10 указал, что юридическое лицо вправе иметь более одной печати.

Если печатей в учреждении несколько, то, чтобы избежать путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, рекомендуется издать приказ или утвердить положение или инструкцию, регламентирующие вопросы применения печатей в учреждении. В таком положении (инструкции) также целесообразно прописать порядок хранения печатей.

Когда нужна печать.

Проставление печати на бланках документов обязательно, только если это прямо предусмотрено в самой форме или в указаниях по ее заполнению. На необходимость ее оттиска обычно указывает наличие в документе аббревиатуры «М.П.» в специально отведенном для этого месте.

Например, такой реквизит присутствует в унифицированных формах следующих документов:

• товарной накладной (форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132);
• акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
• акта о приостановлении строительства (форма № КС-17 утверждена постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100);
• командировочного удостоверения (форма № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
  • полное фирменное наименование учреждения (на русском языке);
  • местонахождение данного юридического лица.
  • печати структурных подразделений (например, отдела кадров, бухгалтерии, канцелярии);
  • иные печати, имеющие узкое функциональное назначение, – они содержат дополнительную надпись, указывающую на вид печати (например, «Для счетов», «Для справок»).
• товарной накладной (форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132);
• акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
• акта о приостановлении строительства (форма № КС-17 утвержденапостановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100);
• командировочного удостоверения (форма № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

А вот порядок проставления печати на трудовом договоре при его подписании законодательно не урегулирован. В статье 57 Трудового кодекса РФ приведены реквизиты, без которых договор между работодателем и сотрудником будет не действителен, но такого реквизита, как печать, среди них нет. Поэтому трудовой договор должен считаться заключенным (действительным) и без нее. Однако в силу сложившейся практики при заключении трудового договора целесообразнее поставить печать.*

Разберемся, какой печатью должны заверяться некоторые документы.

При увольнении работника из учреждения оттиск печати нужно проставить под последней записью в трудовой книжке (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Роструд в письме от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1 указал, что наличие в трудовой книжке печати кадровой службы или другой печати работодателя, содержащей информацию о его наименовании и местонахождении, фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника у данного работодателя.

Следовательно, записи в трудовой книжке могут заверяться любой печатью учреждения, которая содержит информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и его местонахождении. Например, печатью отдела кадров для документов.

Подпунктом 4 пункта 28 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н, предусмотрено, что отсутствие в налоговой декларации (расчете), представленной на бумаге, печати учреждения является одним из оснований для отказа в ее приеме. При этом налоговые декларации должны заверяться основной печатью учреждения. Никакие другие печати для этого использовать нельзя. Такие разъяснения дает Минфин России (письмо от 18 ноября 2011 г. № 03-02-07/1-397). Любую печать нужно ставить на документе так, чтобы оттиск был четким и текст на нем был ясно виден. При этом должны легко читаться подпись лица, завизировавшего документ, и ее расшифровка. Рекомендуем использовать для оттиска печати водостойкую штемпельную краску».