Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Из статьи Вы узнаете:

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки. Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

• оплата дней, проведенных в командировке;
• суточные;
• возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

• СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
• ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
• Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
• Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя. В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб., дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

• Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
  • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
  • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
• Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
  • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
• Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
  • 230 дн. (245 – 10 – 5)
• Средний заработок за рабочие дни командировки:
  • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
• Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
  • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
• Итого оплата дней командировки:
  • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

• за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
• за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

• не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
• выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

• для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
• для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
• для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

• на проезд до места назначения и обратно,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы на оплату услуг связи,
• сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
• сборы за выдачу (получение) виз,
• расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:

• 700 руб. в день для командировок по РФ;
• 2500 руб. в день для командировок за границу.

! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

• расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
• расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов

Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.

В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

• В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;

• В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
  • суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:

• на дату утверждения авансового отчета – если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;
• на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

Порядок возмещения работнику бюджетного учреждения расходов на служебную командировку

Статья опубликована в журнале «Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях» № 10 Май 2014 год.

Т.С. Синельникова, Е. В. Мельникова,эксперты

службы правового консалтинга ГАРАНТ

В целях производственной необходимости многие бюджетные учреждения направляют своих работников в служебные командировки. В статье рассмотрено, вправе ли бухгалтерия на основании документов, представленных работником, возместить ему расходы за перелет.

Ключевые слова: бюджетное учреждение, командировки, билеты, посадочный талон.

В целях производственной необходимости многие бюджетные учреждения направляют своих работников в служебные командировки. Иногда работник командируется в другой город на один день. При этом он осуществляет проезд воздушным транспортом. Несмотря на то, что нередко аванс на командировочные расходы работнику не предоставляется, в соответствии с нормами законодательства по возвращению из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить проездные документы.

Так как в последнее время широкое распространение получил способ заказа билетов на самолет через Интернет, то в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом работник представил электронный билет, распечатанный самим работником по электронной почте, а не билет на бланке строгой отчетности. Посадочный талон в данном случае отсутствует. Рассмотрим, вправе ли бухгалтерия на основании данных документов возместить работнику расходы за перелет?

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На основании ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

В настоящее время действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение).

Командированный сотрудник, вернувшись из командировки, в течение 3-х рабочих дней обязан представить работодателю (п. 11 и 26 Положения, п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П):

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке в письменной форме, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту работы транспортом общего пользования возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения).

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 № 117 «О внесении изменений в Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 8 ноября 2006 г. № 134» в п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Соответственно, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

К обязательным для предоставления работодателю документам, подтверждающим транспортные расходы, также относится посадочный талон, который выдается при регистрации на авиарейс и подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 № 16-15/071659@).

Вместе с тем, как указано в этих письмах, подтверждением расходов на проезд могут являться и другие документы, удостоверяющие пребывание работника в командировке и косвенно подтверждающие факт перелета. Такими документами могут быть, например:

• командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны;
• счета гостиницы;
• отметки таможенного органа о пересечении государственной границы РФ и пр.

Кроме того, в подтверждение расходов на оплату проезда, в случае приобретения электронного билета с использованием банковской карты, работник должен представить работодателю документ, подтверждающий списание средств с его счета за купленный авиабилет. Это могут быть следующие документы:

• выписка банка;
• квитанция банкомата;
• слип (квитанция электронного терминала);
• другие документы, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

При приобретении электронного билета третьим лицом дополнительно потребуется расписка или письмо владельца карты с подтверждением того, что произведенные им расходы возмещены работником учреждения (см. письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Если расходы произведены с банковской карты супруга (супруги) работника, то в этом случае достаточно будет приложить копию свидетельства о браке.

Если посадочный талон по каким-либо причинам был утерян, его могут заменить:

• дубликат;
• копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица;
• справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Об этом сказано, например, в разъяснениях Минэкономразвития Республики Коми от 17.07.2013.

К сведению: компенсация, выплаченная сотруднику в возмещение произведенных им затрат на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, может быть включена в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (НК РФ). При этом должны соблюдаться требования об экономической обоснованности и документальном подтверждении указанных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В письме ФНС России от 18.08.2009 № 3-2-06/90 отмечено, что первичным документом, на основании которого принимаются к учету расходы на командировку, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя) с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные расходы, которые должны быть надлежащим образом оформлены.

Следует отметить, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов сотруднику организации является факт осуществления затрат именно командированным лицом (см. письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Поэтому в случае, когда расходы оплачены с использованием банковской карты работника, к авансовому отчету нужно приложить квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и другие документы, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

При этом согласно разъяснениям финансового ведомства маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе должна быть представлена одновременно с посадочным талоном (см. письма Минфина России от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 24.11.2011 № 03-03-07/55, от 06.07.2011 № 03-03-07/25, от 13.12.2010 № 03-03-06/4/123, от 16.08.2010 № 03-03-07/27, от 27.07.2010 № 03-03-07/25).

Аналогичное мнение высказано и в письме УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 № 16-15/059203@, однако с уточнением, что если посадочный талон по каким-либо причинам был утерян, факт перелета косвенно смогут подтвердить и другие документы, удостоверяющие факт пребывания работника в командировке, а именно:

• приказ о направлении работника в командировку;
• счета гостиницы;
• отметки таможенного органа о пересечении государственной границы РФ и т.д.

Данная позиция налогового органа также нашла свое подтверждение и в разъяснениях Минфина России, несмотря на свою противоположность вышесказанной. В частности, расходы на приобретение электронных билетов работником могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, т.е. имеются документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание в месте командирования и иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке (см., например, письма Минфина России от 01.07.2010 № 03-03-07/23, от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 № 03-03-07/3, от 21.08.2008 № 03-03-06/1/476).

Данное мнение также косвенно отражено в постановлениях Восьмого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2011 № 08АП-7487/11 и Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.07.2009 № 20АП-2112/2009.

По мнению экспертов, учреждение может признать в составе затрат расходы на проезд работника в командировку в связи с наличием косвенных подтверждений, имеющих документальное выражение того, что работник осуществлял междугороднее (международное) перемещение, а именно приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны, а также отчет о выполненной работе в командировке.

Высказанная экспертами позиция о возможности учета расходов на авиаперелет в целях исчисления налога на прибыль организаций в рассматриваемой ситуации также косвенно подтверждается Минфином России в письмах от 26.04.2012 № 03-03-04/1, от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57.

Если претензий со стороны налоговых органов все же избежать не удастся, то, по мнению экспертов, следует обратиться к авиаперевозчику за архивной справкой, содержащей необходимую для подтверждения полета информацию (Ф.И.О. пассажира, направление и номер рейса, дату вылета, стоимость билета), так как такая справка может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету для целей налогообложения в случае утери подлинников проездных документов (см. письма Минфина России от 29.08.2013 № 03-03-07/35554, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 № 03-03-07/33, от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Таким образом, по мнению экспертов, несмотря на то, что электронный билет распечатан на бумаге, он является документом, подтверждающим стоимость перевозки работника по указанному в нем маршруту. При этом отсутствие посадочного талона не является препятствием для возмещения расходов работнику за приобретенный им авиабилет.

Список литературы

• Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ.
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ.
• О внесении изменений в Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 8 ноября 2006 г. № 134: приказ Минтранса России от 18.05.2010 № 117.
• Об особенностях направления работников в служебные командировки (вместе с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки): постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
• Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006 № 134.
• Письмо Минфина России от 21.08.2008 № 03-03-06/1/476.
• Письмо Минфина России от 04.02.2009 № 03-03-07/3.
• Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168.
• Письмо Минфина России от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384.
• Письмо Минфина России от 01.07.2010 № 03-03-07/23.
• Письмо Минфина России от 27.07.2010 № 03-03-07/25.
• Письмо Минфина России от 16.08.2010 № 03-03-07/27.
• Письмо Минфина России от 13.12.2010 № 03-03-06/4/123.
• Письмо Минфина России от 06.07.2011 № 03-03-07/25.
• Письмо Минфина России от 21.09.2011 № 03-03-07/33.
• Письмо Минфина России от 24.11.2011 № 03-03-07/55.
• Письмо Минфина России от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11.
• Письмо Минфина России от 27.02.2012 № 03-03-07/6.
• Письмо Минфина России от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57.
• Письмо Минфина России от 26.04.2012 № 03-03-04/1.
• Письмо Минфина России от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.
• Письмо Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187.
• Письмо Минфина России от 29.08.2013 № 03-03-07/35554.
• Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 № 16-15/059203@.
• Письмо УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 № 16-15/071659@.
• Письмо ФНС России от 18.08.2009 № 3-2-06/90.
• Письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876.
• Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации: положение Банка России 12.10.2011 № 373-П.
• Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2011 № 08АП-7487/11.
• Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.07.2009 № 20АП-2112/2009.

Особенности направления работников в командировку.

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):

• сохранить за работником место работы (должность);

• выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);

• в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;

• возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.

Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п. 2 Положения № 749, которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:

• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

• работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);

• работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):

• на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;

• на работников, имеющих детей-инвалидов;

• на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Нормы возмещения командировочных расходов.

Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729. Приведем их:

Вид расходов	Нормы возмещения командировочных расходов*
	При наличии подтверждающих документов	При отсутствии подтверждающих документов
Оплата проезда	Не выше стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда; б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса; г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)	В размере минимальной стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда; б) водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа
Суточные выплаты	100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке
Оплата найма жилого помещения	Не более 550 руб. в сутки	12 руб. в сутки

* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).

Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1<, либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов).

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен п. 7 Положения № 749.

Учет командировочных расходов.

КВР и КОСГУ для отражения расходов по командировке

С 01.01.2019 правила применения бюджетной классификации РФ устанавливаются приказами Минфина РФ № 132н и № 209н (далее – Порядок № 132н и Порядок № 209н).

Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, с названной даты прекратили свое действие.

Согласно Порядку № 132н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, как и в 2018 году, следует производить в отношении работников государственных (муниципальных) учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». А вот при выборе кодов КОСГУ необходимо учитывать следующие новшества, предусмотренные Порядком № 209н:

Вид расходов	Подстатья КОСГУ
	В 2018 году	В 2019 году
Расходы на выплату суточных	212 «Прочие выплаты»	212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме»
Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы	212 «Прочие выплаты»	226 «Прочие работы, услуги»
Расходы по найму жилых помещений	212 «Прочие выплаты»	226 «Прочие работы, услуги»
Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя	212 «Прочие выплаты»	226 «Прочие работы, услуги»
Компенсация за использование в командировке личного транспорта	212 «Прочие выплаты»	222 «Транспортные услуги»

Как видим, неизменным остался лишь порядок применения КОСГУ в отношении расходов на выплату суточных – они по-прежнему относятся на подстатью 212. Правила учета иных командировочных расходов изменились. Это обусловлено тем, что в международной статистической практике соответствующие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. Поэтому законодатели решили операции по возмещению расходов, связанных со служебными командировками (на проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), а также по выплате компенсации за использование личного транспорта в командировке перенести из подстатьи 212 «Прочие выплаты» (2018 год) в статью 220 «Оплата работ, услуг» (2019 год) КОСГУ (см. Письмо Минфина РФ от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Что касается расходов, понесенных учреждениями в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они аналогично правилам, действовавшим в 2018 году, относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в бухгалтерском учете по подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

Корреспонденции счетов по учету командировочных расходов

В силу изменений, произошедших в порядке применения кодов КОСГУ, расходы, связанные со служебными командировками, отражаются в соответствии с инструкциями № 162н, № 174н, № 183н следующими корреспонденциями счетов:

1. Расчеты по командировке наличными деньгами:

Казенные учреждения		Бюджетные учреждения		Автономные учреждения
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Выданы работнику под отчет из кассы учреждения денежные средства…
…на выплату суточных
1 208 12 567	1 201 34 610	0 208 12 567	0 201 34 610	0 208 12 000	0 201 34 000
…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов
1 208 26 567	1 201 34 610	0 208 26 567	0 201 34 610	0 208 26 000	0 201 34 000
Выдана работнику из кассы учреждения компенсация за использование в командировке личного транспорта
1 208 22 567	1 201 34 610	0 208 22 567	0 201 34 610	0 208 22 000	0 201 34 000
Возвращены работником неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданные…
…для выплаты суточных
1 201 34 510	1 208 12 667	0 201 34 510	0 208 12 667	0 201 34 000	0 208 12 000
…для оплаты проезда, найма жилых помещений и других расходов
1 201 34 510	1 208 26 667	0 201 34 510	0 208 26 667	0 201 34 000	0 208 26 000

1. Расчеты по командировке в безналичном порядке:

а) с применением зарплатных карт работников:

Казенные учреждения		Бюджетные учреждения		Автономные учреждения
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Перечислены на зарплатную карту работника подотчетные суммы…
…на выплату суточных
1 208 12 567	1 304 05 212	0 208 12 567	0 201 11 610	0 208 12 000	0 201 11 000 0 201 21 000
…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов
1 208 26 567	1 304 05 226	0 208 26 567	0 201 11 610	0 208 26 000	0 201 11 000 0 201 21 000
Перечислена на зарплатную карту работника компенсация за использование в командировке личного транспорта
1 208 22 567	1 304 05 222	0 208 22 567	0 201 11 610	0 208 22 000	0 201 11 000 0 201 21 000

б) с применением расчетной (дебетовой) карты учреждения:

Казенные учреждения		Бюджетные учреждения		Автономные учреждения
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Перечислены на расчетную (дебетовую) карту учреждения подотчетные суммы…
…на выплату суточных
1 210 03 561	1 304 05 212	0 210 03 561	0 201 11 610	0 210 03 000	0 201 11 000
1 208 12 567	1 210 03 661	0 208 12 567	0 210 03 661	0 208 12 000	0 210 03 000
…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов
1 210 03 561	1 304 05 226	0 210 03 561	0 201 11 610	0 210 03 000	0 201 11 000
1 208 26 567	1 210 03 661	0 208 26 567	0 210 03 661	0 208 26 000	0 210 03 000
Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, перечисленные…
…для выплаты суточных
1 201 23 510	1 208 12 667	0 201 23 510	0 208 12 667	0 201 23 000	0 208 12 000
1 304 05 212	1 201 23 610	0 201 11 510	0 201 23 610	0 201 11 000	0 201 23 000
…для оплаты проезда, найма жилых помещений и других расходов
1 201 23 510	1 208 26 667	0 201 23 510	0 208 26 667	0 201 23 000	0 208 26 000
1 304 05 226	1 201 23 610	0 201 11 510	0 201 23 610	0 201 11 000	0 201 23 000

1. Оплата командировочных расходов в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров):

Казенные учреждения		Бюджетные учреждения		Автономные учреждения
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Произведена в рамках заключенных договоров (контрактов) оплата…
…проездных билетов
1 302 22 834	1 304 05 222	0 302 22 834	0 201 11 610	0 302 22 000	0 201 11 000 0 201 21 000
…найма жилого помещения
1 302 26 834	1 304 05 226	0 302 26 834	0 201 11 610	0 302 26 000	0 201 11 000 0 201 21 000
Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения
1 201 35 510	1 302 22 734	0 201 35 510	0 302 22 734	0 201 35 000	0 302 22 000
Выданы оплаченные проездные билеты под отчет работнику из кассы учреждения
1 208 22 567	1 201 35 610	0 208 22 567	0 201 35 610	0 208 22 000	0 201 35 000

1. Принятие к учету командировочных расходов:

Казенные учреждения		Бюджетные учреждения		Автономные учреждения
Приняты к учету расходы…
…на выплату суточных
1 109 xx 212 1 401 20 212	1 208 12 667	0 109 xx 212 0 401 20 212	0 208 12 667	0 109 xx 212 0 401 20 212	0 208 12 000
…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов
1 109 xx 226 1 401 20 226	1 208 26 667	0 109 xx 226 0 401 20 226	0 208 26 667	0 109 xx 226 0 401 20 226	0 208 26 000
…на выплату компенсации за использование в командировке личного транспорта, проездных билетов
1 109 xx 222 1 401 20 222	1 208 22 667	0 109 xx 222 0 401 20 222	0 208 22 667	0 109 xx 222 0 401 20 222	0 208 22 000

Следует отметить, что в настоящее время Минфином подготовлены изменения Инструкции № 183н, которые планируется внедрить с 01.01.2019. Согласно им автономные учреждения будут указывать в 24 – 26-м разрядах номера счета коды КОСГУ аналогично бюджетным учреждениям.

Бюджетное учреждение культуры направило в командировку на 5 дней группу работников из 10 человек. Из кассы им выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам. Все расходы отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности, операции проведены в рамках выполнения государственного задания.

В бухгалтерском учете учреждения согласно Инструкции № 174н отражены следующие корреспонденции счетов: