Место и значение объяснительной при оформлении прогула

Прогулом будет являться отсутствие сотрудника на своем месте в течение всего рабочего дня или 4 часов подряд. Документооборот и порядок действий при оформлении прогула определены ТК РФ и включают в себя:

1. Фиксация проступка. В связи с отсутствием сотрудника составляется акт, в котором указывается дата и время невыхода. Акт подписывается руководителем прогульщика и не менее чем двумя коллегами. При появлении работника его знакомят с актом под подпись или делают отметку об отказе подписаться.
2. В табеле проставляется НН (неявка по невыясненным обстоятельствам).
3. Руководство затребует у сотрудника письменные объяснения по факту нарушения дисциплины. На подготовку дается 2 рабочих дня.
4. При непредставлении объяснительной составляется соответствующий акт.
5. Независимо от того, представлена объяснительная записка или нет, руководство принимает решение о привлечении к ответственности или признании причин неявки уважительными.
6. При привлечении к ответственности выносится соответствующий приказ, который объявляется сотруднику. При увольнении за прогул оформляются необходимые документы, вносится запись в трудовую книжку.
7. В табеле делаются исправления. В случае отсутствия по причине, признанной уважительной, в табеле поставляется соответствующая отметка (например, Б — болел, ОЗ — отпуск без ЗП). При подтверждении прогула указывается ПР.

Объяснительная записка является единственным и основополагающим документом, который может спасти ситуацию и избавить сотрудника от выговора или даже увольнения. Единичный прогул является достаточным основанием для прекращения трудовых отношений. Рассчитывать, что администрация неправильно задокументирует нарушение, не приходится. К документам, составляемым при увольнении по вине сотрудника, руководство ототносится с повышенным вниманием.

Оформление объяснительной

Объяснительная записка составляется в произвольной форме с соблюдением общеустановленных правил делопроизводства. В правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, должность и ФИО прогульщика.

Ниже по центру указывается название документа: объяснительная записка или просто объяснительная. Далее приводятся объяснения по факту отсутствия на работе.

В объяснительной в обязательном порядке указываются даты отсутствия, пояснения даются по каждому дню отсутствия.

В конце документа проставляется подпись и текущая дата, прикладываются подтверждающие документы и доказательства.

Составить объяснительную можно на компьютере или написать собственноручно.

Готовый документ передается ответственному сотруднику отдела кадров или руководителю согласно установленному в компании порядку.

Объяснительные не делают в 2 экземплярах для проставления отметки о вручении.

Копию с отметкой о времени приема и указанием принявшего сотрудника целесообразно подготовить, если вы намерены судиться по поводу привлечения к ответственности за прогул.

Что и как писать

Учитывая, что за прогулы установлена ответственность вплоть до увольнения, к подготовке объяснительной необходимо отнестись со всей серьезностью.

От того что вы напишите, может зависеть дальнейшая работа в компании. Запись в трудовой книжке об увольнении за прогулы практически полностью исключит или затруднит возможность трудоустройства на новом месте.

Что и как писать, зависит от фактических обстоятельств и взаимоотношений с руководителем. Нередко лучше честно признать неуважительность прогула, доверительно побеседовать с руководителем и отделаться выговором или лишением премии, чем придумывать неправдоподобные истории в надежде избежать наказания.

Форс-мажор и уважительные причины

Об опоздании или невозможности явиться на работу необходимо предупреждать руководителя.

Если вы позвонили начальнику и сообщили о своем отсутствии или опоздании, объяснили объективность и уважительность причин, вопрос о прогуле в большинстве случаев подниматься не будет. После выхода на работу достаточно оформить дни отдыха без содержания или в счет отпуска.

Прогул возникнет в том случае, если причины неявки будут неизвестны. При их уважительности следует объяснить, почему руководство не было предупреждено по телефону о невозможности прийти на работу.

К уважительным относятся причины отсутствия, связанные со здоровьем работника или его близких. Внезапное резкое ухудшение самочувствия, госпитализация вас или вашей супруги (а), матери или отца объяснит и неявку на работу, и забытый дома в суматохе сотовый со всеми служебными номерами.

Форс-мажором может послужить крупное ДТП и разбитый в результате аварии телефон и т.д.

В жизни могут возникнуть самые фантастические обстоятельства, вынудившие совершить прогул. В таких случаях необходимо обеспечить доказательственную базу.

Например, представить медицинские документы, продемонстрировать поврежденный телефон и т.д.

Классический прогул

В случае прогула без уважительных причин значительно сложнее найти объяснения и избежать негативных последствий или смягчить их. Не стоит объяснять руководителю, что вы встретились со старым товарищем и всю ночь вспоминали с ним в кафе школьные годы. Никто не напишет в объяснительной, что познакомился с прекрасной девушкой и не смог с ней расстаться.

Для объяснения подобных прогулов придется привлекать воображение. Главное не забывать, что объяснить требуется не только неявку на работу, но и невозможность своевременно позвонить. Например:

1. Ввязался в драку и весь день просидел в полиции, пока не выяснилась невиновность. Телефон отобрали и не разрешали позвонить.
2. Полиция задержала для проверки документов, паспорта с собой не было, позвонить не разрешали.
3. Во время прогулки с собакой напал бультерьер и серьезно поранил питомца. Немедленно уехал к ветеринару, телефон с собой не взял.
4. Был на даче, в лесу, на рыбалке, сломалась машина, связи не было.
5. Застрял в лифте, связи не было.

При составлении своей версии следует учитывать, что руководитель может проверить правдивость. Чтобы этого не случилось, история должна выглядеть правдоподобно.

Для этого следует обратить внимание на мелкие детали: указать адрес ветеринара, отделения полиции и т.п.

Сен 15, 2017zakonadmnin Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

• +7 (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
• +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно! Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

• +7 (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
• +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

В процессе трудовой деятельности часто возникают ситуации, когда работник не присутствовал на своем трудовом месте без основательных причин, не поставив в известность начальство.

Актуальный вопрос, возникающий в такой ситуации: «Как написать объяснительную записку на работе за прогул?», какие указать причины пропуска, что бы защитить себя с юридической точки зрения и не допустить увольнения.

Что говорит закон?

Что это за документ?

Согласно юридической терминологии. прогул – это обстоятельство, когда член рабочего коллектива не явился на работу в течение дня или же более 4 часов подряд.

Указанные проступки квалифицируются как нарушение Трудового Кодекса, поскольку наносят вред производственному процессу и тянут за собой материальные убытки.

Хоть от подобного случая никто и не застрахован, но работник должен серьезно задуматься о последствиях подобных действий и том, каким образом их минимизировать.

Стоит учесть, что за подобное нарушение трудового законодательства предусмотрено увольнение.

Коллизия закона заключается в том, что в нем не указано, какие основания пропуска рассматриваются как уважительные. В результате, конфликты между начальником и сотрудником возникают довольно часто, при этом, каждый применяет свой аргумент.

Если подобная ситуация имела место быть и пропуск случился, сотрудник в обязательном порядке должен будет дать пояснения начальству в виде объяснительной записки.

Объяснительная записка о прогуле – административный документ, в котором дается пояснение причин неявки, невыполнение своих должностных обязанностей и других пунктов основных документов предприятия, регулирующих трудовые взаимоотношения.

В каких случаях требуется?

Если неявка была совершена, и этот факт стал известен руководству, оно вправе требовать написания письменного пояснения.

Установление факта неявки осуществляется подтверждением коллектива, начальника смены или отдела, актом неявки на работу члена рабочего коллектива, что становится веским аргументом для получения письменного пояснения. Юридически, начальник обязан обосновать, что неявка была действительно неуважительной.

Поскольку факт нарушения имел место быть, то руководство имеет полное право на получение письменного объяснения причин прогула от самого работника.

Стоит акцентировать внимание на том, что согласно трудовому законодательству, объяснительную записку руководство вправе требовать на протяжении месяца после осуществления дисциплинарного проступка.

Чем грозит работнику?

Решение про написание объяснений в письменной форме принимает сам сотрудник, то есть именно он решает, писать пояснение о своем проступке или нет. Если все же пропуск объясним аргументированными причинами, то их обязательно следует указать.

Трудовой кодекс регламентирует получение письменного пояснения как элемент процесса привлечения подчиненного к наказанию за невыполнение трудовой дисциплины. Следовательно, объяснительная за прогул и ее содержание выступает правовой основой для подтверждения факта нарушения и выбора способа наказания.

Дисциплинарное взыскание осуществляется не позже месяца после установления проступка, его наложение не позже полугода со дня совершения.

За одно нарушение положено одно взыскание. Если член коллектива уже получил за прогул выговор, то лишение премии или же увольнение недопустимы.

Обязателен ли?

Объяснительная записка является служебно-кадровым документом, в котором работник дает пояснение причин своего прогула.

Если имеются документы, подтверждающие или объясняющие причины, их в обязательном порядке следует добавить к записке.

Правовой акцент делается на то, что ТК не установлены причины прогула, рассматриваемые как уважительные. Следовательно, рассматривать пояснение и причины, как уважительные или не относящиеся к таковым, будет непосредственно начальник, то есть оценка будет сугубо субъективной.

Такая процедура оценки причин прогула вызывает, как правило, множество споров между работодателем и починенным.

Стоит знать, что написание пояснительной записки не является обязанностью работника, однако без его пояснений неявка будет квалифицирована как таковая безапелляционно. Другими словами говоря, шансов оспорить сокращение не будет.

Могут ли уволить без него?

Если член рабочего коллектива после неявки так и не вышел на работу, его могут рассчитать за систематические прогулы. Днем увольнения считается заключительный день его трудовой деятельности.

Если же сотрудник явился и продолжает работать, ему выдается письменное предупреждение про увольнение, датой остановки действия трудового договора принято считать дату приказа об расчете, после чего он обязан поставить подпись в личной карте о выдаче ему трудовой книжки на руки.

В варианте, когда сотрудник на работу так и не явился в день приказа о расчете, его копия и вызов прийти за трудовой высылаются заказным письмом на домашний адрес.

Как оформить прогул на работе? Узнайте из нашей статьи.

Как написать докладную за прогул? Смотрите .

Как составляется объяснительная за прогул на работе в 2019 году?

Форма и структура документа

Как грамотно написать? Объяснительная за неявку пишется в вольной форме и от руки. Стиль изложения должен быть деловым.

Структура документа должна содержать следующие элементы:

• в правом верхнем углу первой строчкой указывается наименование предприятия, его организационно-правовая форма, на следующей строчке должность и ФИО руководителя, которому предоставляется пояснение;
• посередине пишется наименование документа – объяснительная записка о неявке на работу;
• затем следует само пояснение причин в произвольной форме изложения;
• после — дата и подпись
• если есть документальное подтверждение уважительности причин отсутствия, на них ссылаются в тексте, делая приложение, добавляют к документу.

Что и как правильно написать?

Составление объяснительной записки за прогул имеет определенные рекомендации, с целью защиты прав и интересов самого работника:

• стиль изложения должен быть деловым, лаконичным и не иметь эмоциональной окраски;
• обязательным условием является наличие шапки документа, правильное наименование предприятия, должность, фамилия, имя, отчество того, кому адресовано пояснение;
• правильно указать название документа;
• исходящий номер и дата регистрации;
• должность, ФИО, подпись.

Причины, не являющиеся уважительными:

• неявка на рабочее место на протяжении дня или 4 часов;
• неявка без причин и не уведомление руководства об этом;
• факт пропуска зафиксирован и имеет документальное подтверждение.

Поправка: если неявка длилась ровно 4 часа, без единой дополнительной минуты – это не прогул; если у сотрудника нет личного рабочего места, а он находился на территории предприятия – это тоже не прогул; в случае, когда подчиненный по объективным причинам не смог вовремя сообщить о своем отсутствии, то такие обстоятельства могут считаться уважительными.

Законные причины:

• временная потеря трудоспособности;
• выполнение государственных обязанностей (например, член избирательного участка на выборах);
• донорство крови;
• задержание сотрудниками полиции, арест;
• сложные погодные условия и проблемы с транспортом;
• в случае задержки зарплаты более чем на две недели (работник должен уведомить начальника о невыходе в письменной форме);
• вызов в суд.

В результате пропуска по уважительной объективной причине, следует предоставить документальное подтверждение (больничный, повестку в суд, справку).

Где регистрируется?

После написания пояснительной записки он регистрируется в канцелярии или в отделе кадров и отдается секретарю руководителя или же непосредственно ему самому.

Сроки составления

Согласно трудового законодательства, работник должен написать и предоставить объяснительную записку о пропуске в течение 2 рабочих дней.

Образец (примеры и варианты)

Взирая на обстоятельства и причин неявки, законодательство рекомендует оформлять пояснительную записку конкретного содержания. Ниже представлены образцы пояснительных записок о неявке на работу.

По семейным обстоятельствам:

Пример объяснительной записки, связанной с семейными обстоятельствами

По состоянию здоровья:

Пример объяснительной записки, связанной с состоянием здоровья

Без уважительной причины:

Пример объяснительной записки, не подтвержденной какими-либо уважительными причинами

По иным основаниям:

Образец уведомления об увольнении за прогул вы найдете в нашей статье.

Прогул влечет за собой ответственность или нет? Узнайте .

Скачать форму акта о прогуле работника можно .

Часто задаваемые вопросы

В каких случаях лучше не составлять?

Если имеет место длительный пропуск без законных причин, возникает проблема с сокращением и привлечением к ответственности.

Пояснение причин начальник требует путем направления письма, даты отправки и получения часто разнятся со сроками, прописанными в законе, следовательно, проще оспорить сокращение в судебной инстанции.

Была неделя прогула. Стоит ли писать?

Согласно трудового законодательства, 7 дней относят к длительному прогулу, за которым следует увольнение. Объяснительную можно написать, указав причины. Кроме того, в объяснительной можно просить об оформлении периода пропуска в форме отпуска за свой счет.

Были пропущены дни перед больничным. За них нужно отчитываться?

Если имеют место пропуски рабочих дней перед больничным, за них так же придется написать пояснение, однако в этом случае больше шансов считать причины пропуска уважительными.

Таким образом, грамотный подход к написанию объяснительной записки может помочь сохранить рабочее место и минимизировать дисциплинарные взыскания, а возможно и избежать их.

Есть перечень обстоятельств, по которым трудоустроенного гражданина можно уволить без его согласия. К таковым относится существенное нарушение дисциплины и условий договора, в том числе и прогул. Чтобы предъявить претензии работнику и применить дисциплинарное наказание, руководству нужно зафиксировать выявленное нарушение документально. Потребуется объяснительная за прогул, позволяющая исключить веские основания отсутствия на рабочем месте.

Нужно ли с работника требовать объяснения при прогуле?

Объяснительная представляет собой документ, в котором отражается обоснование провинившегося сотрудника своего поступка. Работодатель вправе требовать от трудящегося предоставление бумаги указанного вида.

Важно учесть, что окончательное решение об оформлении пояснительной записки принимает работник. Он может как согласиться на ее составление, так и отказать в совершении данного действия.

Для того чтобы расследование, касающееся установления факта отсутствия сотрудника на рабочем месте, дало максимально точный результат, работнику рекомендуется при любых обстоятельствах составлять объяснительную записку.

Особенно это важно в том случае, если гражданин, нарушивший трудовую дисциплину, считает, что проступок был совершен по уважительной причине.

Объяснения должны быть предоставлены в течение 2 дней с момента выдвижения требования со стороны работодателя. Объяснительная прикладывается к докладной записке начальника подразделения.

Процедура объявления выговора за прогул.

Как написать записку о неявке на работу без уважительной причины?

При написании объяснительной важно соблюдать правильную структуру документа. Составлять записку можно в произвольной форме.

Важно стараться излагать мысли максимально четко, каждая фраза должна быть написана лаконично, присутствие эмоциональной окраски высказываний недопустимо.

В шапке записки указывается стандартная информация. К таковой относится:

• наименование получателя — должность руководителя, название компании;
• организационно-правовая форма учреждения.

Полное название бумаги указывается в середине следующей строки.

В основной части отражается сущность документа:

• подробное объяснение причины, по которой сотрудник отсутствовал на рабочем месте;
• исходящий номер;
• инициалы и должность составителя;
• дата передачи документа работодателю;
• подпись составителя.

Если у гражданина есть бумаги, которые могут выступить в качестве доказательства того, что прогул обусловлен уважительной причиной, их необходимо приложить к объяснительной. Факт присутствия такой документации отражается в тексте.

Специалист, который принял объяснительную, присваивает ей регистрационный номер. Сделать это может лицо, ответственное за совершение действий такого характера — сотрудник канцелярии, отдела кадров, секретарь или непосредственный руководитель нарушителя.

Образцы и примеры текста по поводу невыхода

Написание объяснительной не представляет собой особых сложностей. Важно грамотно изложить все обстоятельства, при которых был совершен проступок в виде отсутствия на работе и не пытаться уйти от ответственности незаконным путем. Для наглядности предлагаем рассмотреть примеры оформления текста записки с объяснениями причин прогула.

Пример текст об отсутствии без уважительной причины:

Директору компании “Байкал”

Чернышеву А.А.

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте

Я, Еремина Ирина Николаевна, 15 мая 2018 года отсутствовала на рабочем месте по личным обстоятельствам. Документального обоснования своего поступка не имею.

17.05.2018 Специалист отдела кадров, Еремина И.Н.

Особенности оформления объяснительной зависят от конкретной ситуации. Возможен вариант прогула, при котором в дальнейшем сотрудник сможет доказать факт наличия уважительной причины. Объяснительная при этом будет выглядеть иначе.

Пример текста, когда причина отсутствия – уважительная:

Руководителю отдела маркетинга

Угловой М.М.

Объяснительная о прогуле

Я, сотрудник отдела маркетинга, Дмитриев В.С. отсутствовал 17 мая 2018 года на рабочем месте по причине попадания в аварию автобуса, на котором я ехал на работу. В результате столкновения я получил многочисленные ушибы, в связи с чем сотрудниками скорой помощи был госпитализирован в больницу. Больничный, оформленный в учреждении, к объяснительной прилагаю.

Что делать, если сотрудник отказывается объяснять?

При нарушении трудовой дисциплины работодатель должен в письменном виде запросить от работника объяснение причины проступка. Предоставлять объяснительный документ или нет — сотрудник решает самостоятельно.

Требование бумаги — обязанность руководителя, но ее написание — не обязанность трудящегося гражданина. Это правило установлено 193 статьей ТК РФ. Работодатель не вправе объявить дисциплинарное взыскание без предварительной попытки выяснения обстоятельств совершения проступка.

Если в течение 2 дней с момента обращения работодателя к нарушителю последний не объясняет причин отсутствия, руководящее лицо составляет специальный акт об отсутствии на работе. В нем отражается факт отказа сотрудника от оформления объяснительного документа.

Несмотря на то, что предоставление документации указанного характера является необязательным действием, пренебрегать его выполнению не рекомендуется.

Все дело в том, что отказ от написания записки рассматривается как признание своей вины.

При отказе от оформления пояснительного документа работодатель не вправе назначать сотруднику штрафные или другого вида санкции.

После получения объяснений от работника принимается решение о дисциплинарном взыскании и составляется приказ о наказании.