Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Как оформить увеличение оклада?

27.07.2014

Очень популярный вопрос в кадровой области: как правильно оформить увеличение окладов работникам?

Оклады работников устанавливаются в штатном расписании. Поэтому нужно внести изменения в штатное расписание, отразив в нем новые повышенные оклады. Изменения в штатном расписании (новое штатное расписание) утверждаются приказом в порядке, принятом у конкретного работодателя. Приказ регистрируется в соответствующем журнале учета, например, в журнале регистрации приказов. Нередко утверждение нового штатного расписания (с новыми окладами) согласно уставу организации допускается только при условии принятия об этом решения общим собранием участников организации. Такие требования могут быть установлены в отношении заработной платы руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера. Загляните в устав Вашей организации. Не исключено, что у Вас установлены особенности утверждения нового штатного расписания и внесения изменений в него. Если это так, то нужно их соблюсти.

Новое штатное расписание регистрируется в установленном у работодателя порядке.

При необходимости изменения размеров окладов отражаются в других локальных нормативных актах работодателя, например, в положении об оплате труда. С изменениями в локальных нормативных актах работников знакомят в установленном у работодателя порядке.

Согласно ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника) обязательно указываются в трудовом договоре с работником. Соответственно изменение размера оклада нужно отразить в трудовом договоре.

Мы уже писали, что в редких случаях работники не соглашаются на увеличение оклада (когда в связи с ростом доходов они теряют какие-то социальные льготы). Но в большинстве случаев возражений со стороны работников в вопросах увеличения оклада работодатель не встречает.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Таким образом, после утверждения нового штатного расписания готовятся дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками (соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора).

Соглашение с каждым работником оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), если большее количество экземпляров не предусмотрено для данного работодателя.

Подписанные сторонами соглашения регистрируются в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации соглашений к трудовым договорам с работниками.

Получение работником экземпляра соглашения следует подтвердить подписью работника на экземпляре соглашения, остающемся на хранении у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «Экземпляр соглашения мною получен».

В некоторых организациях также принято издавать приказ об изменении определенных сторонами условий трудовых договоров с работниками, но Трудовой кодекс РФ не обязывает это делать. Если приказ издан, то он регистрируется в установленном у работодателя порядке, в соответствующем журнале регистрации.

Обращаем Ваше внимание, что если оклады увеличиваются в связи с индексацией заработной платы, то порядок оформления может быть установлен нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя (в зависимости от категорий работников и работодателей). Согласно ст. 134 ТК РФ «обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы включает индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения производят индексацию заработной платы в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, другие работодатели – в порядке, установленном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами». При оформлении повышения окладов в этом случае следует учитывать особенности порядка, установленного перечисленными документами.

Новички нередко спрашивают: нужно ли изменение окладов отражать в личной карточке работника (унифицированная форма № Т-2)? Форма № Т-2 предусматривает указание оклада в разделе «III. Прием на работу и переводы на другую работу». Для случаев изменения оклада, не связанных с приемом на работу и переводом на другую работу, граф для обязательного указания оклада не установлено. Если в Вашей организации все-таки сочтут нужным сведения об окладе фиксировать в карточке № Т-2, то это можно сделать в разделе «Х. Дополнительные сведения».

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему. Образцы и формы.

Рекомендуем: Книга «Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель. Том 1» Книга предназначена по большей части новичкам в кадровом делопроизводстве, но будет весьма полезна и опытным специалистам со стажем, ведущим кадровую работу в организациях и у предпринимателей. В первом томе подробно рассказывается об оформлении различных кадровых документов, о приеме работников на работу, переводах на другую работу и иных изменениях условий трудового договора (по соглашению сторон и по инициативе работодателя), перемещениях работников на другое рабочее место, об отстранении от работы, поручении работнику дополнительной работы в порядке совмещения должностей (профессий), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, касается защиты коммерческой тайны работодателя и персональных данных работников. Аннотация. Содержание книги Заказать книгу >>

Примеры обоснований для написания

Составить служебную записку вправе каждый сотрудник. Необходимость увеличения размера оклада может быть связана с наступлением определенных факторов.

Примеры обоснований для повышения размера заработной платы:

• достижение отличительных результатов в ходе выполнения должностных обязанностей;
• повышение объема работ;
• инфляция, рост цен на потребительские товары и услуги;
• проведение перерасчета зарплаты всех работников (индексация);
• аттестация сотрудника. В том числе принятие гражданина на работу по итогам успешного прохождения испытательного срока;
• расширение должностных полномочий, увеличение обязанностей;
• прохождение сотрудником аккредитации, в ходе которой повысилась его профессиональная классификация.

Служебная записка должна составляться в тех случаях, когда работодатель самостоятельно принял решение повысить сотруднику зарплату.

В основном такое желание появляется у руководителей после того, как работник добивается определенных успехов в процессе осуществления своей трудовой деятельности на конкретном предприятии.

Важно — аргументы, приводимые в записке, должны быть адекватными и обоснованными. Не стоит пытаться перехвалить себя — начальство не оценит такого поступка.

Перед составлением служебки необходимо еще раз подумать, действительно ли были достигнуты успехи в работе, или нет. Как и когда лучше прочить повышения зарплаты?

Служебную записку можно заменить заявлением или ходатайством, которые оформляются по тем же правилам.

Как написать служебку на увеличение зарплаты?

Технология составления служебной записки во многом зависит от причины, по которой возникла необходимость увеличения размера оклада сотрудника.

При написании служебки важно руководствоваться именно этим фактором.

Обстоятельство, которое сподвигло работника к оформлению бумаги, должно подробно в нем излагаться.

Ниже представлены особенности написания по различным основаниям.

При принятии положительного решения относительно увеличения зарплаты издается приказ по такому образцу.

Образец в связи с увеличением объема работ сотрудника

Оформление служебки об увеличении заработной платы по причине повышения объема выполняемых работ не имеет четких правил и унифицированной формы для заполнения.

В большинстве случае технология и правила составления таких бумаг закрепляется внутренним локальным актом.

Служебная записка может составляться несколькими способами — путем написания от руки и оформления в печатном виде.

При написании необходимо воспользоваться чистым листом бумаги формата А4.

В процессе оформления документа следует придерживаться общепринятых норм.

Они подразумевает отражение в нем информации следующего типа:

• сведения об организации — точное название;
• ФИО и должность адресата;
• ФИО и должность сотрудника, составившего документ;
• наименование бумаги;
• основная часть. В ней отражается непосредственная просьба работника. Максимально подробно описывается причина, по которой возникла необходимость увеличения оклада, приводятся обоснования просьбы о повышении;
• дата написания;
• подпись лица, составившего документ, ее расшифровка.

Помимо этого, в записке можно указать величину оклада, действующую на момент составления служебной записки.

При желании указывается желаемый размер заработной платы.

Если документ оформляется в связи с увеличением объема работ, важно доказать факт наличия этого обстоятельства.

При наличии подтверждающей документации ее необходимо оформить в виде приложений.

Их, в свою очередь, следует пронумеровать и описать в записке.

К примеру, таким документом может являться соглашение на обслуживание какого-либо дополнительного предприятия.

Важно доказать, что сотрудник не только успешно справляется с выполнением своей работы, но и берет дополнительную.

Следует аргументированно указать, что трудовая деятельность специалиста стала дороже.

Скачать образец служебки об увеличении зарплаты по причине повышения объема работ –word.

По причине инфляции и роста цен

Одной из причин необходимости повышения зарплаты является рост цен на услуги и товары общего потребления, а также инфляция.

При составлении записки, оформление которой обусловлено указанными причинами, необходимо ссылаться на официальные источники.

Коэффициент инфляции устанавливается на государственном уровне.

При написании служебки важно указать ссылки на соответствующие нормативные акты и достоверные сведения.

Рост цен может наблюдаться не по всей стране, а в отдельных регионах.

Если служебная записка составляется по этой причине, следует постараться доказать, что повышение зарплаты позволит обеспечить должный уровень жизни сотрудника.

Скачать образец служебной записки в связи с инфляцией –word.

После испытательного срока

Во многих предприятиях для утверждения специалиста на должность последнему назначается испытательный срок.

Заработная плата, выплачиваемая сотруднику в данном периоде времени, в большинстве случаев меньше той, которую он будет получать после стажировки.

Увеличение зарплаты в данном случае — материальное стимулирование сотрудника.

Если внутренней документацией компании определен порядок проведения этого действия, по окончанию испытательного срока сотрудник должен предоставить руководителю служебную записку с просьбой увеличения его оклада.

Что такое индексация зарплаты

Ежегодная инфляция обесценивает зарплату каждого работника, если не происходит ее увеличение соразмерно уровню инфляции. В этом случае покупательская способность заработной платы снижается. Чтобы компенсировать потери из-за инфляции, в законодательстве прописаны условия индексирования оплаты труда, действующие для оплаты работы каждого сотрудника, оформленного в организации официально (по трудовому договору).

Следует различать повышение зарплаты в организации по инициативе самого работодателя и индексацию заработной платы, проводимую во всех организациях как коммерческих, так и некоммерческих (включая бюджетные).

• Индексация — повышение уровня заработной платы сотрудника в связи с ростом цен на потребительские товары. Рост цен напрямую зависит от инфляции в стране.
• Повышение зарплаты — форма финансовой мотивации сотрудников, которая зависит исключительно от инициативы и финансовых возможностей работодателя, законодательно не регламентируется.

Если в коммерческой организации оплата труда складывается из небольшого утвержденного оклада и значительной премиальной (бонусной) части, работодатель вправе, согласно внутреннему нормативному акту, индексировать только окладную часть, а бонусную оставить без изменений.

Закон об индексации заработной платы

В ст. 130 ТК РФ сказано, что индексация является государственной гарантией, которая предусмотрена для каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, независимо от того, является ли работодатель бюджетной или коммерческой организацией.

Согласно ст. 134 ТК РФ индексация заработной платы необходима для поддержания ее ценности, так как с ростом цен на продовольственные товары и услуги снижается уровень жизни сотрудника при сохранении постоянной заработной платы.

• В бюджетных организациях индексация проводится согласно Трудовому кодексу (ТК РФ) и примерно равна уровню инфляции за прошлый год.
• В остальных (в том числе коммерческих) работодатель повышает зарплату сотрудникам на основании коллективного договора, соглашения или локальных нормативных актов (приказов).

Согласно ФЗ № 79 от 27.07.2004 оклады гражданских служащих индексируются каждый год. Решение об увеличении оклада госслужащих принимается президентом по представлению правительства РФ. Зарплата госслужащих индексируется в соответствии с законом о бюджете субъекта РФ на соответствующий год с учетом роста инфляции и потребительских цен (п. 11 ст. 50)

Помимо индексации зарплат всех бюджетных организаций индексация производится в каждом субъекте РФ в соответствии с законодательством конкретного субъекта государства (п. 12 ст. 50).

Как проводится ежегодная индексация заработной платы

В письме Минтруда от 24.12.2018 «Об индексации зарплаты» дается разъяснение относительно ее проведения. Из ст. 134 ТК РФ следует, что индексация оплаты труда направлена на повышение уровня реального содержания зарплаты при росте цен на товары и услуги.

В законодательстве РФ не содержится единого способа индексации зарплаты. Правила индексации зависят от источника финансирования конкретной организации и определяются внутренними нормативными актами для коммерческих организаций или законными и подзаконными нормативными актами для государственных служб и учреждений.

Увеличение минимальной оплаты труда (МРОТ) также является основанием для изменения оклада сотрудника. Зарплата сотрудника, работающего полный рабочий день, не может быть ниже МРОТ:

• в 2018 году МРОТ составил 11163 рублей;
• в начале 2019 вырос до 11280 рублей.

Индексация производится путем увеличения текущего оклада на определенный коэффициент, рассчитанный на основании роста инфляции, увеличения прожиточного минимума, МРОТ или роста цен.

Коэффициент индексации в конкретной организации можно узнать двумя способами:

• размер проиндексированного (большего) оклада делится на доиндексированный (меньший);
• зарплата сотрудника после индексации, включающая все надбавки и премии, делится на сумму выплат до индексации.

Индексация зарплаты в 2019 году

В коммерческих организациях индексация проводится согласно локальному акту (соглашение об оплате труда, положение об индексации, коллективный договор). Если такого акта в организации нет, во избежание административной ответственности, его необходимо разработать и утвердить.

ТК РФ не предусматривает особых требований к индексации зарплат сотрудников коммерческих организаций, поэтому работодатели могут самостоятельно выбирать способ и условия индексации.

По сообщению Росстата, инфляция за 2018 год составила 4.3%. Исходя из этого показателя пособия и прочие социальные выплаты в 2019 году увеличены соразмерно инфляции. Помимо инфляции может приниматься во внимание индекс потребительских цен по стране в целом (либо в конкретном регионе) и рост прожиточного минимума.

В бюджетных организациях коэффициент индексации зависит от конкретного направления:

• В 2019 году зарплата бюджетникам, которые не вошли в Указ Президента РФ № 597 от 7 мая 2012 г., будет проиндексирована с 1 октября на 4,3%.
• Работникам бюджетных сфер, которые вошли в «майские указы», будет индексироваться в соотношении со средней заработной платой в соответствующем регионе до уровня, прописанного в указе:
  • преподавателям и мастерам производственного обучения образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, работников учреждений культуры — до средней заработной платы в регионе;
  • врачам, преподавателям образовательных учреждений высшего профессионального образования и научных сотрудников до двухсот процентов от средней заработной платы в регионе.

На сколько будет расти средняя зарплата в конкретном регионе, настолько власти должны индексировать зарплату указанным категориям работников. Точный размер и сроки повышения не называются, у каждого региона своя схема повышения.

Пример расчета индексации

Если зарплата сотрудника составляет 26000 рублей и при посещении магазина на один и тот же набор продуктов в 2018 году он тратил 1300 рублей, из-за роста цен в 2019 году покупатель потратит уже 1500 рублей, так как увеличение зарплаты не производилось, покупательская способность снизилась, ведь он теперь может посетить магазин только 17 раз, а не 20, как в прошлом году. Целью индексации является ликвидация этой разницы.

Пример индексации оплаты труда по месяцам и за год на процент инфляции в период с сентября по декабрь 2018.

Допустим, оклад сотрудника — 20000 рублей, а инфляция за сентябрь составила 0.2%, соответственно зарплата должна быть проиндексирована на коэффициент роста цен за сентябрь.

ЗПи = ЗП + ЗП x Kи / 100,

где:

ЗП — месячная оплата труда до изменения;

ЗПи — месячная оплата труда после изменения;

Ки — коэффициент индексации за выбранный период.

Инфляция в сентябре 2018 года составила 0.2%, в октябре — 0.3%, в ноябре — 0.4%, в декабре 0.8%, а за весь 2018 год инфляция составила 4.3%.

Проведем расчет на основании примера:

• ЗПи за сентябрь: 20000 + 20000 x 0.2 / 100 = 20040 рублей;
• ЗПи за октябрь: 20000 + 20000 x 0.3 / 100 = 20060 рублей;
• ЗПи за ноябрь: 20000 + 20000 x 0.4 / 100 = 20080 рублей;
• ЗПи за декабрь: 20000 + 20000 x 0.8 / 100 = 20160 рублей;
• ЗПи за 2018 год: 20000 + 20000 x 4.3 / 100 = 20860 рублей.

В государственных организациях индексация происходит ежегодно, в коммерческих порядок индексации зарплаты сотрудников прописан в локальных нормативных актах. Работодатель сам выбирает, как индексировать выплаты — ежегодно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.

Документы при проведении индексации

Индексация заработной платы изменяет условия трудового договора и должна прописываться в локальных нормативных актах. В акте, соглашении или коллективном договоре предусмотрен порядок индексации зарплаты с учетом инфляции, а также указывается:

• когда она будет проводиться;
• виды выплат, которые будут индексироваться (оклады, премии, доплаты);
• на основании чего выбран коэффициент.

Во многих организациях размер надбавок, премий и бонусов рассчитывается в процентном соотношении от основного оклада, поэтому в нормативных документах может указываться увеличение только основной части заработной платы, а дополнительные выплаты меняются пропорционально окладу.

После издания соответствующего локального акта, создается приказ об индексации, который вносит изменения в штатное расписание в связи с изменением окладов. Также работодатель заключает с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору о новом размере заработной платы, поскольку величина оклада является его существенным условием.

Индексация — это право или обязанность работодателя

Коммерческому работодателю стоит знать, что необходимо индексировать зарплату каждого сотрудника, оформленного по трудовому договору. Периодичность проведения работодатель определяет сам, но в организации должны присутствовать локальные нормативные акты, в которых указаны условия, размер и периодичность пересчета оплаты труда.

Согласно ст. 130 ТК РФ индексация заработной платы является гарантией государства, соответственно это не право, а обязанность каждого работодателя.

Если длительное время (больше года) работодатель не производит индексацию заработной платы в соответствии с коллективным трудовым договором, локальными нормативными актами или соглашениями, его действия расцениваются как нарушение трудового законодательства. Для проверки любой сотрудник может запросить соответствующий приказ, содержащий условия индексации.

Согласно ст. 62 ТК РФ, чтобы убедиться в неправомерности действий работодателя, относительно проведения индексации заработной платы, работнику нужно в письменной форме запросить документ, в котором указывается периодичность и размер индексации заработной платы. Работодатель обязан предоставить требуемый документ в течение 3-х рабочих дней с момента поступления заявления.

Есть ли штраф, если индексация не производится

Периодичность индексации заработной платы не бюджетной организации прописывается в коллективном трудовом договоре, либо других внутренних нормативных актах компании. За несоблюдение условий коллективного договора, соглашения или нормативных актов в организации работодатель может быть подвергнут административной ответственности.

Виды ответственности указаны в кодексе об административных правонарушениях. ст. 5.27 (КоАП РФ):

• 1000-5000 рублей — штраф должностного лица (должностное лицо — лицо, уполномоченное выполнять в организации функции руководителя, либо организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции);
• 1000-5000 рублей — штраф лица, ведущего предпринимательскую деятельностью без образования юрлица (индивидуальные предприниматели);
• 30000-50000 рублей — штраф юридического лица.

При повторном правонарушении (компания ранее была уличена в не проведении индексации заработной платы для сотрудников, оформленных по трудовому договору) предусмотрены штрафы:

• 10000-20000 рублей — штраф должностного лица или дисквалификация (запрет занимать руководящую должность) на срок от 1 года до 3-х лет;
• 10000-20000 рублей — штраф лица, ведущего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;
• 50000-70000 рублей — штраф юридического лица.

При несоблюдении работодателем условий индексации оплаты труда, прописанных во внутренних нормативных документах компании, сотрудники могут обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру.