Выдать или не выдать? Вот в чем вопрос

Для начала разберемся, всех ли работников нужно обеспечивать спецодеждой. Работодатель должен за счет собственных средств приобрести сертифицированную или декларированную спецодежду (обязательно возьмите у поставщика сертификат или декларацию соответствия) и бесплатно выдать ее сотрудникам, которые заняты на работахч. 2 ст. 212, ч. 1 ст. 221 ТК РФ; пп. 4, 8 Правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н (далее — Правила № 290н); приложение № 4 к Техническому регламенту 019/2011, утв. Решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878 (далее — ТР ТС 019/2011):

• <или>с вредными и (или) опасными условиями труда;
• <или>выполняемых в особых температурных условиях;
• <или>связанных с загрязнением.

А для того чтобы определить, трудятся ли сотрудники на таких рабочих местах, работодателю необходимо провести специальную оценку условий труда, причем в отношении всех сотрудников (кроме надомников и дистанционных работников)ст. 3, п. 3 ст. 7 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ (далее — Закон № 426-ФЗ). Если компания ранее делала аттестацию рабочих мест, то их спецоценку можно не проводить в течение 5 лет со дня окончания аттестациип. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ. При этом спецодежда также должна выдаваться, если результаты проведенной аттестации подтверждают такую необходимость.

Что будет, если не выдать спецодежду

С 1 января 2015 г. в КоАП введена новая ст. 5.27.1, предусматривающая ответственность за нарушение законодательства об охране труда. Покажем в таблице, что вам может грозить за выявленные нарушения.

Нарушитель	За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат декларированию соответствия (первый класс риска)ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ; примечание к ст. 5.27.1 КоАП РФ; п. 5.5 ТР ТС 019/2011	За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат обязательной сертификации (второй класс риска)ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ; примечание к ст. 5.27.1 КоАП РФ; п. 5.5 ТР ТС 019/2011	За повторное аналогичное правонарушениеч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Организация	<или>предупреждение; <или>штраф от 50 000 до 80 000 руб.	Штраф от 130 000 до 150 000 руб.	<или>штраф от 100 000 до 200 000 руб.; <или>приостановление деятельности на срок до 90 суток
ИП	<или>предупреждение; <или>штраф от 2000 до 5000 руб.	Штраф от 20 000 до 30 000 руб.	<или>штраф от 30 000 до 40 000 руб.; <или>приостановление деятельности на срок до 90 суток
Руководитель	<или>предупреждение; <или>штраф от 2000 до 5000 руб.	Штраф от 20 000 до 30 000 руб.	<или>штраф от 30 000 до 40 000 руб.; <или>дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет

Порядок выдачи и возврата спецодежды

Выдача

Выдавать спецодежду работодатель должен по типовым нормам, которые предусмотрены для его вида деятельностипп. 5, 14 Правил № 290н. Только если профессий или должностей ваших работников нет в соответствующих типовых нормах, спецодежда выдается по нормам для сквозных профессий (должностей) всех отраслей экономикиутв. Приказом Минтруда от 09.12.2014 № 997н.

А если и в этих нормах работодатель не найдет соответствующих профессий (должностей), тогда нужно руководствоваться типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых вашими сотрудниками работ.

Кроме того, работодатель может устанавливать и свои нормы выдачи спецодежды, но при условии, что они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми (например, обеспечивают более высокое качество защиты)п. 6 Правил № 290н. Собственные повышенные нормы нужно обязательно утвердить приказом (или иным локальным нормативным актом).

Также работодатель должен организовать учет выдачи спецодежды и контроль за этим процессом. Так, ее выдача фиксируется ответственным лицом в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Форма карточки приведена в приложении к правилам обеспечения спецодеждойп. 13 Правил № 290н; п. 61 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н (далее — Методические указания). При этом работники должны расписаться в получении спецодежды. Но на практике могут встречаться и другие способы учета ее выдачи и возврата, главное, чтобы этот процесс контролировался работодателем.

И еще. Работодатель должен не только своевременно выдавать работникам спецодежду, но и обеспечивать ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт и заменуч. 3 ст. 221 ТК РФ; п. 30 Правил № 290н.

Возврат СИЗ

Собственником спецодежды является работодатель, а работник только пользуется ею. Поэтому работник должен ее вернутьп. 64 Методических указаний:

• <или>при увольнении;
• <или>при переводе на другую работу, на которой ношение спецодежды не требуется;
• <или>по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой.

Если возвращенная спецодежда пригодна для дальнейшего использования (это должна определить комиссия по охране труда или при ее отсутствии — должностное лицо, уполномоченное работодателем) даже после окончания срока носки, она после стирки (или чистки, дезинфекции, ремонта) может быть вновь выдана работнику и использоваться дальше по назначениюп. 22 Правил № 290н.

При этом работодатель должен позаботиться о том, чтобы работники были уведомлены о порядке сдачи (возврата) спецодежды. Для этого можно:

• <или>прописать в положении о СИЗ порядок возврата спецодежды и ознакомить с ним под личную подпись работников;
• <или>прописать в трудовых договорах условие о возврате работодателю спецодежды либо ее стоимости при увольнении.

Возврат спецодежды нужно также отразить в личной карточке учета выдачи СИЗп. 13 Правил № 290н.

Как учесть затраты на спецодежду

Порядок списания стоимости спецодежды на затраты должен быть отражен в учетной политике как для бухгалтерских, так и для налоговых целей.

В бухгалтерском учете

Если стоимость одной единицы спецодежды (без учета НДС) будет более 40 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) и срок ее службы превышает 12 месяцев, то спецодежда соответствует признакам основных средствпп. 4, 5 ПБУ 6/01. Тогда расходы на ее приобретение списываются через амортизациюп. 17 ПБУ 6/01.

Под единицей спецодежды понимается не комплект (скажем, куртка, брюки, нательное белье, ботинки и т. д.), выданный одному работнику, а каждая вещь (или пара — для обуви, перчаток и т. п.).

В случае если стоимость спецодежды ниже установленного лимита (40 000 руб. или иного), она учитывается в составе материально-производственных запасовп. 5 ПБУ 6/01; пп. 11, 13 Методических указаний. А дальше нужно обратить внимание на срок службы спецодежды, установленный типовыми нормами выдачипп. 21, 26 Методических указаний:

• <если>он не превышает 12 месяцев, то вы можете списывать стоимость спецодежды на расходы:

• <или>единовременно в момент ее выдачи сотрудникам;
• <или>равномерно в течение срока ее службы;

• <если>он более 12 месяцев, то расходы на спецодежду признаются только равномерно в течение срока ее использования.

Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической выдачи ее работникамп. 13 Правил № 290н.

При этом движение спецодежды, которая учитывается в составе МПЗ, оформляйте такими проводками:

Дт	Кт
На дату принятия к учету
Приобретенная спецодежда принята к учету	10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком спецодежды	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
НДС принят к вычету (при выполнении определенных условий)	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
ВАРИАНТ 1. При единовременном списании — на дату выдачи работникам
Спецодежда выдана работникам	20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)	10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
ВАРИАНТ 2. При равномерном списании
На дату выдачи работникам
Спецодежда выдана работникам	10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»	10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
Ежемесячно равными долями в течение срока носки
Отражено погашение части стоимости спецодежды	20 «Основное производство» (08, 23, 25, 44)	10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
В случае выбытия (например, порчи или утраты) — на дату выбытия
Списана остаточная стоимость спецодежды	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

В налоговом учете

НДС. Компания может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, еслиподп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ:

• поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;
• есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;
• работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, то на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не нужноподп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующееПисьма Минфина от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763, от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8:

• вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнением, требующих предоставления спецодежды и спецобуви, подтверждены результатами проведенной специальной оценки условий труда (или аттестацией рабочих мест по условиям труда)ст. 3, п. 3 ст. 7 Закона № 426-ФЗ;
• спецодежда выдается в пределах типовых норм или по повышенным нормам, которые утверждены компанией.

Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:

• <если>ее стоимость (без учета НДС) более 40 000 руб. за единицу и срок ее использования более года, тогда спецодежда признается амортизируемым имуществом и ее стоимость погашается путем начисления амортизациип. 1 ст. 256, п. 1 ст. 259 НК РФ; Письмо Минфина от 16.04.2009 № 03-03-06/1/244;
• <если>одно из условий признания имущества амортизируемым не будет выполняться (например, стоимость менее 40 000 руб. или срок использования — 12 месяцев или меньше), тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываются по мере выдачи ее работникам на усмотрение организацииподп. 3 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ:

• <или>единовременно в полной сумме;
• <или>равномерно в течение всего срока эксплуатации специальной одежды.

С 1 января 2016 г. амортизируемым будет признаваться имущество стоимостью более 100 000 руб.п. 7 ст. 2, п. 4 ст. 5 Закона от 08.06.2015 № 150-ФЗ Вряд ли какая-либо спецодежда будет «дотягивать» до такой стоимости, поэтому порядок списания затрат на спецодежду через амортизацию, скорее всего, станет неактуальным.

УСНО. Если компания применяет «доходно-расходную» УСНО, то она может учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость спецодеждыподп. 1, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ:

• <или>как материальные расходы (когда спецодежда не признается амортизируемым имуществом);
• <или>как расходы на приобретение основных средств (при стоимости более 40 000 руб. и сроке эксплуатации более 12 месяцевп. 4 ст. 346.16 НК РФ).

Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при расчете налога на прибыль (необходимо проведение спецоценки условий труда и соблюдение норм выдачи). К ним добавится еще одно — затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщикуп. 2 ст. 346.17, подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работникам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не является вознаграждением за труд. А это значит, что стоимость выданной спецодежды (как в пределах типовых норм, так и сверх них) не подлежит обложению:

• НДФЛст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 31.08.2009 № 03-04-06-01/226 (п. 2), от 08.08.2012 № 03-04-06/9-227;
• страховыми взносамич. 1 ст. 7, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 (п. 3).

Если работник не вернул спецодежду

Материальная ответственность работника

А вот если работник не вернет (или по своей вине испортит) спецодежду, то это фактически является причинением ущерба работодателю, который придется возместитьст. 238, ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Его размер должен определить работодатель исходя из стоимости спецодежды с учетом степени ее износа на день причинения ущерба (к примеру, на дату увольнения работника)статьи 246, 247 ТК РФ. Кроме того, в компании должен обязательно вестись учет выдачи спецодежды. Ведь чтобы доказать размер ущерба, нужны сведения об остаточной стоимости спецодежды на дату увольнения, о сроках носки спецодежды, о степени ее годности на момент выдачи (то есть выдана ли новая спецодежда или бывшая в употреблении)Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 09.02.2015 № 33-1150/15, А-12.

Правда, работодателю до принятия решения о возмещении ущерба работниками нужно соблюсти определенную процедуру: провести с помощью специально созданной комиссии проверку, чтобы выяснить причины возникновения ущерба, и получить письменные объяснения от работниковст. 247 ТК РФ. И если сумма ущерба не будет превышать среднемесячный заработок работника, то работодатель по своему распоряжению (обычно выпускается в форме приказа) может удержать ее из зарплаты виновного работника даже без его согласияст. 248 ТК РФ; Определение Санкт-Петербургского горсуда от 30.01.2012 № 33-1070/2012. Только не забудьте, что работника нужно под личную подпись ознакомить с приказом о взыскании ущерба.

Если же работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, работодатель может требовать возмещения ущерба только через судч. 2 ст. 248 ТК РФ.

Налоговые последствия для работодателя

НДС. Если работник при увольнении договорился с работодателем, что он не будет возвращать спецодежду и при этом работодатель удержит ее стоимость из зарплаты, тогда к работнику переходит право собственности на эту спецодежду. Такая передача права собственности на возмездной основе есть не что иное, как реализация товара, которая облагается НДС в общеустановленном порядкеПисьмо Минфина от 09.07.2013 № 03-07-11/26420. НДС придется начислить и при безвозмездной передаче, когда работодатель не будет требовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодеждыабз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

А вот если, несмотря на требования, работник просто не вернул спецодежду и компания хочет взыскать причиненный тем самым ущерб, то должна быть соблюдена процедура взыскания ущерба (то есть документы нужно оформить так, чтобы они подтверждали именно причинение убытков работодателю). В таком случае оснований для начисления НДС не будет, ведь компенсация убытков не связана с реализациейст. 232 ТК РФ; Постановление 7 ААС от 18.06.2010 № 07АП-4338/10.

НДФЛ и страховые взносы. Если работник при увольнении не вернул спецодежду и работодатель не будет взыскивать с него ее стоимость, то компании нужно начислить работнику НДФЛ с дохода, полученного в натуральной формеп. 1 ст. 210, п. 1 ст. 211 НК РФ. Также придется начислить и страховые взносыч. 6 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 3 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Правда, есть решение суда в пользу организации, когда инспекции не удалось доказать, что к бывшим работникам перешло право собственности на спецодежду и у них возник доход, даже при отсутствии документов об изъятии спецодежды при увольненииПостановление ФАС ЗСО от 04.02.2014 № А27-6103/2013.

***

По общему правилу спецодежду работодатель должен приобретать за счет собственных средствст. 212 ТК РФ. А известно ли вам, что такие затраты (или хотя бы их часть) вам может компенсировать ФСС РФподп. «г» п. 3 Правил, утв. Приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее — Правила № 580н)? Правда, живые деньги от Фонда вы не получите, но сможете уменьшить на возмещаемую сумму свои страховые взносы «на травматизм» за текущий год (то есть уплатить взносов меньше, чем начислили)п. 2 Правил № 580н; п. 2 ч. 1 ст. 7 Закона от 01.12.2014 № 386-ФЗ.

Для получения возмещения нужно до 1 августа текущего года в территориальный орган ФСС по месту своей регистрации представить заявление (в бумажном или электронном виде), а также комплект документов, утвержденный Минтрудомп. 4 Правил № 580н.

Если ФСС примет решение о возмещении ваших расходов на приобретение спецодежды, тогда:

• вы обязаны отчитаться перед территориальным органом Фонда об использовании средств и представить документы, подтверждающие ваши расходып. 12 Правил № 580н;
• начисленные взносы «на травматизм» вы можете учесть в расходах для целей налога на прибыль в полном объеме;
• полученная помощь ФСС не учитывается в прибыльных доходах, а стоимость спецодежды, на которую уменьшаются взносы «на травматизм», — в расходахПисьмо Минфина от 24.09.2010 № 03-03-06/1/615 (п. 2); Постановление ФАС ЗСО от 25.03.2013 № А27-9150/2012.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Охрана труда / компенсации»: