Как нормировать расход канцтоваров в офисе?
Расходование канцтоваров во многом зависит от специфики деятельности конкретных организаций или отделов.
Бухгалтерия учреждения систематически контролирует поступление и расходование мягкого инвентаря, находящегося на складе и в местах хранения, а также сверяет данные учета инвентаря с записями, которые ведутся на складе. Расходование во многом зависит от специфики деятельности конкретных организаций или отделов. Отсутствие же строгой отчетности по такой «мелочевке» приводит к её неэкономному использованию, а порой и удовлетворению собственных нужд сотрудников в канцелярских принадлежностях за счет компании. Использование принципов нормирования при закупке канцтоваров позволит, прежде всего, сэкономить финансовые средства (порой довольно значительные).
А в некоторых случаях — даже упростить процесс контроля деятельности сотрудников. Для того, чтобы определить нормы расхода канцтоваров в компании, можно использовать несколько способов: — анализировать внутреннюю статистику по расходованию типовых канцелярских принадлежностей; — использовать рекомендованные нормы расхода канцтоваров для учреждений, в применении к своей организации; — создавать заявки-обоснования на нестандартные или новые наименования.
Опираться на рекомендованные нормы расхода канцтоваров для бюджетных учреждений могут организации, чья деятельность близка к деятельности таких учреждений.
Например, это юридические и консультационные фирмы, компании, чья деятельность связана с метрологией и стандартизацией, и т.д. Наименование показателя Единица измерения Норма на одного работника в год Ручка шариковая (длина линии письма 2000 м) шт.
4 Стержень шариковый (длина линии письма 2000 м) шт. 12 Карандаш графитный механический, HB шт. 4 Книга канцелярская, 96л.лин.оф.(тв. лам. обл), А4 шт. 1 Линейка пластиковая масштабная шт. 1 Корректор-ручка на эмульсионной основе, 10 мл. шт. 1 Синтетический ластик для карандаша и шариковых ручек шт.
4 Скотч, 18 х 10 м шт. 1 Ножницы офисные, 150 мм шт. 0.5 Блокнот на пружине сверху, А-5, 48л. шт. 2 Ежедневник датированный, А-5 шт.
1 Календарь настольный перекидной шт. 1 Папка пластиковая, A4, с боковым зажимом шт. 3 Скоросшиватель пластиковый, A4 шт.
12 Степлер с загрузкой 100 скоб (скобы №24; 26) шт. 0.25 Клей ПВА, 100 гр. флак. 2 Клей-карандаш, 36 г.
шт. 1 Факс-бумага, 210мм х 25м рулон 0.2 Бумага офисная, A4, 500л.
упак. 0.5 Фломастеры (уп. 6 шт.) упак. 1 Скрепки никелированные, 28 мм упак. 2 Набор маркеров, текст., 4 шт. упак. 1 Файлы А-4 глянцевые (100 шт.) упак. 1 Набор канцелярский, 14 предм. шт. 1 Анализ внутренней статистики расходования необходимо проводить по достаточно большому временному периоду. Как правило, за такой период берется год или, минимум, полгода.
Для ведения учета расходования канцтоваров проще всего составить одну или несколько связанных таблиц Excel. В них указываются дата, наименование и объем закупленных канцелярских принадлежностей, остаток по каждому наименованию на конец отчетного периода (например, месяца или квартала).
Также для контроля расходования канцелярских товаров необходимо учитывать, когда, сколько и каких наименований было выдано отделам или сотрудникам. С помощью подобных таблиц можно легко проанализировать общую динамику расхода канцелярских принадлежностей по наименованиям и разницу расхода по отделам.
Если раньше такая статистика в компании не велась, за основу можно взять нормы расхода канцтоваров для бюджетных учреждений. Другой вариант создания начальной базы для нормирования расхода канцтоваров — сбор заявок на все, а не только новые или нестандартные наименования.
При этом можно попутно сделать сравнительный анализ потребности в канцелярских принадлежностях у разных отделов. Если чьи-то заявки вызывают вопросы, предоставившие их лица должны обосновать или откорректировать запрошенные объемы.
Чтобы вовремя обеспечить компанию нужными канцтоварами, важно установить конечный срок подачи заявок.
Как правило, это середина месяца или последний месяц квартала, в зависимости от установленной периодичности закупки таких товаров.
Нормы расходования канцтоваров
Можно составить и другие таблицы, которые облегчат учет и позволят проводить регулярный анализ.
При анализе стоит обращать внимание на следующее:
- насколько существенна разница в расходовании канцтоваров по разным отделам и чем это вызвано
- какова динамика расходования канцтоваров каждого наименования и/или группы и с чем это связано
Если статистики нет совсем, то необходимо срочно начинать вести учет. А пока статистика накапливается, можно пользоваться вторым методом. Т.е. собирать заявки с отделов и анализировать их.
Необходимо сравнивать текущие заявки с заявками этого же отдела за прошлые периоды. Если в них наблюдаются существенные различия – они должны быть обоснованы. Также анализ должен состоять в сравнении между собой заявок от разных отделов.
Если два отдела имеют примерно одинаковую штатную численность и выполняют близкие функции (например, отдел труда и заработной платы и планово-экономический отдел), то их потребность в канцтоварах не должна существенно различаться.