Как округлять зарплату

Просто так округлять зарплату бухгалтер не может. Для этого необходимо издать распоряжение руководителя компании. Однако одного приказа также будет недостаточно. Если директор единолично принимает решение об округлении выплаты работнику, то это означает, что он в одностороннем порядку меняет одно из условий трудового договора (57 ТК РФ). Работник в этом случае имеет полное право обратиться в трудинспекцию с жалобой.

Чтобы бухгалтер мог это делать на законных основаниях, необходимо составить соглашение между работником и работодателем (72 ТК РФ). Составляется оно в письменном виде в качестве допсоглашения к трудовому договору.

Порядок начисления и выплаты заработной платы в компании может быть закреплен не трудовом договоре, а, например, в коллективном договоре или положении об оплате труда. В этом случае в этих документах необходимо предусмотреть возможность о округлении выплаты.

При внесении изменений в условия договора необходимо соблюдать основное требование трудового законодательства: новые условия не должны быть хуже условий, предусмотренных ТК РФ. Соответственно, округлять зарплату можно только в сторону увеличения, то есть в пользу получателя.

Округление в меньшую сторону будет говорить о том, что компания начисляет работнику меньше положенной ему зарплаты. В этом случае работодателю грозит штраф (5.27 КоАП): 30 000 – 50 000 рублей.

Для того, чтобы внести изменения в трудовой договор с работником заключают допсоглашение. Изменения можно указать следующим образом: «При начислении заработной платы расчетная сумма округляется до полных рублей. Округление производится в пользу работника».

Важно! Работник имеет право отказаться от выплаты зарплаты в полных рублях. Работодатель в этом случае не может в одностороннем порядке изменить условия трудового договора и обязан продолжать выплату зарплаты с копейками.

Порядок округления показателей по зарплате

При расчете среднего заработка используются величины, которые также не всегда получаются целыми. Например, число дней отпуска, неотгулянного работником, коэффициент индексации и календарные дни, которые у работника приходятся на отработанное время.

Для расчета неиспользованных дней отпуска продолжительность отпуска делят на 12 месяцев и умножают число месяцев, отработанных работником полностью, после этого вычитают число дней отпуска, которые работник уже отгулял. При расчете количества дней, положенных работнику за каждый отработанный месяц получается такое значение: 28 дн / 12 мес = 2,33333…. Какие в этом случае использовать правила? Специальных правил для такого случая нет, поэтому принято округлять до двух знаков после запятой, но не до целого значения. Хотя более точный расчет получается если после запятой остается больше знаков. Но итоговый показатель округлить нужно обязательно, причем до сотых, а до целого значения. Например, работник трудился в компании 5 месяцев, соответственно, ему положен отпуск 12 дней, а при расчете мы получим значение 28 дн/ 12 мес х 5 мес = 11,6666….. При этом округлять следует всегда в большую сторону, для того, чтобы не ущемлять положение работников. Например, если при расчете неотгулянных дней получилось бы значение 11,3333…., то округлять его нужно до 12, а выплата компенсации за 11 дней будет ухудшать положение работника и приведет к наложению штрафа на компанию.

Если в организации происходит повышение окладов работникам, то их пересчитывают с учетом коэффициента. Коэффициент можно округлить либо до второго знака после запятой, либо после четвертого, либо вовсе не округлять. Округляя коэффициент можно значительно изменить конечный результат. Предположим, что работнику повышают оклад с 23 000 до 33 000 рублей. При индексации зарплаты на коэффициент, округленный до 1,4348 мы получим зарплату 33 000 рублей, а если коэффициент будет равен 1,43, то зарплата составит лишь 32 890 рублей. В этом случае применят округление лучше до четырех знаков после запятой.

Расчет отпускных

При расчете отпускных к учету принимают расчетный период, в течение которого работник мог быть на больничном, в отпуске или командировке. Такие периоды из расчетного исключаются, а для расчета календарных дней, которые приходятся на отработанное время применяют следующую формулу: 29,3, деленное на число календарных дней в неполном месяце, умноженное число дней этого месяца, приходящееся на отработанное время. Если месяц отработан полностью, то берется значение 29,3. Такой показатель показывает среднее число дней в месяце, без учета праздничных дней. Если учесть, что в течение года 14 праздничных дней, то мы получим значение 29,3, то есть 365 в году минус 14 дней праздника, поделенное на количество месяцев в году, то есть на 12:

(365 – 14) / 12 = 29,25 дней

Это значение округлили до 29,3.

Что же касается округления календарных дней, которые приходятся на время работы, то для более точного расчета это значение лучше округлять да 4-х знаков после запятой. Если рассмотреть калькулятор по расчету пособий онлайн на сайте ФСС, то он округляет средний дневной заработок только до двух знаков после запятой. Соответственно, решить как именно округлить значение среднедневного заработка компания может самостоятельно. Кроме того, округление среднего заработка до двух знаков после запятой может быть предусмотрено и бухгалтерской программой. Поэтому, при округлении ошибки нет, однако это не означает, что это значение можно округлить до целого числа. Округлить можно только итоговый показатель и только до двух знаков после запятой.

Может ли в штатном расписании оклад быть указан с копейками?

• Конец отсрочек по онлайн‑кассам: кто должен применять ККТ с 1 июля и какое оборудование выбрать?
• Переход на онлайн‑кассы 1 июля 2019 года: кто получит новую отсрочку
• Налогоплательщик «закрыл ИП»: вправе ли инспекция провести выездную проверку за период после утраты статуса ИП?
• ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать
• Нужно ли пробивать чек при поступлении на расчетный счет средств от физлица?
• Переход на онлайн‑кассы с 1 июля 2019 года: кто получит новую отсрочку
• С 30 апреля в 26 регионах при заполнении платежек на уплату налогов и взносов надо указывать новый номер УФК
• Стоит ли вступать в ИПБ и получать аттестат главного бухгалтера?
• ФНС обновила показатели для расчета вероятности выездной проверки
• Нужно ли ИП без работников применять ККТ с 1 июля 2019 года при розничной торговле?
• Срок проведения проверки прошел, но ИФНС требует пояснения за 2016 год: как ответить?
• Нужно ли ООО на УСН (доходы минус расходы) выделять НДС в КУДиР?
• Новый профстандарт «Бухгалтер»: какие требования к профессии он вводит и кто обязан его применять
• ФНС сообщила, по каким признакам можно выявить подозрительного учредителя у потенциального контрагента
• Кассовый чек: какие реквизиты он должен содержать и в каком формате их указывать
• Налоговая прислала требование с кодом ошибки 9 по декларации по НДС: что делать?
• Нужно ли коммерческим организациям перечислять декретные выплаты на карту «МИР»?
• Как исправить ошибку в расчете 6-НДФЛ?
• Сроки выплаты зарплаты за апрель, ошибка в трудовом договоре, доплата за совмещение: обзор новых разъяснений от Роструда
• Обязано ли предприятие пользоваться личным кабинетом налогоплательщика?

>
Как округлять дни, рубли и копейки при расчетах с сотрудниками, ничего не нарушая

Зарплату, отпускные и пособия начисляйте с копейками

Все, что вы начисляете работникам, следует округлять до целой копейки на том основании, что в России принята денежная система единиц в рублях и копейках. То есть округлять до полных рублей зарплату, отпускные или пособие не нужно.

Важная деталь

В больничном листе сумму дневного заработка нужно отражать с точностью до двух знаков после запятой.

Но есть один нюанс. Расчет тех же отпускных представляет собой длинную цепочку вычислений. И возникает вопрос: нужно ли округлять каждый промежуточный результат? Скажем, среднедневной заработок.

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Конечно, лучше всего посчитать с точностью до копейки только итоговую сумму. И именно ее вписать в расчетно-платежную ведомость, записку-расчет отпускных или больничный лист. Такой же алгоритм расчета пособий ФСС РФ предполагал в своем письме от 30 октября 2007 г. № 02-10/08-10635.

Однако сейчас в программе на сайте fss.ru в разделе «Калькулятор пособий» среднедневной заработок округляется до двух знаков после запятой. И само собой, в больничном листе сумму дневного заработка в любом случае нужно отразить с точностью до двух знаков.

Кроме того, правила округления уже могут быть заложены в той программе, которую используете лично вы. И если в ней, например, предусмотрено округление того же среднедневного заработка до двух знаков после запятой, вы можете так это и оставить. Никакой ошибки в этом нет (см. комментарий специалиста из ФСС РФ).

Разъясняет Татьяна Ильюхина, начальник отдела Правовового департамента ФСС РФ

При расчете пособий вы вправе округлять и дневной заработок, и итоговую сумму

— Общий порядок расчета пособий прописан в Федеральном законе от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ. Кроме того, конкретные особенности подсчета разобраны также в специальном Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375. Однако никаких правил округления в этих документах не прописано. Поэтому, какой методики придерживаться в данном вопросе, каждая компания вправе решить самостоятельно. Так, при расчете пособия по временной нетрудоспособности вы можете округлить значение среднедневного заработка, например, до двух знаков после запятой. Или округлить уже конечный результат. В обоих случаях никаких претензий со стороны проверяющих из Фонда социального страхования к вам быть не должно. Но округлять расчетные суммы до целого рубля, разумеется, не нужно.

Покажем возможную разницу в сумме пособия на конкретном примере.

Пример: Какая разница в сумме больничных может возникнуть из-за округлений

Сотрудник ООО «Пионер» Свиридов И. С. болел с 19 по 25 сентября 2013 года включительно (всего семь календарных дней). Общий страховой стаж Свиридова — семь лет.

Проверить расчет работникам
rz.glavbukh.ru

Семь лет меньше восьми, Свиридову полагается пособие в размере 80 процентов среднего заработка. Посчитаем его величину.

Расчетный период — 2011—2012 годы.

В 2011 году сотрудник заработал 276 000 руб., что меньше лимита в 463 000 руб. На 2012 год приходится 366 818,18 руб., что также меньше лимита в 512 000 руб.

Общий его заработок, с которого были уплачены взносы в ФСС РФ, составил 642 818,18 руб.

Вариант 1. Округляем на каждом этапе
Среднедневной заработок работника бухгалтер рассчитал так:
642 818,18 руб. : 730 дн. = 880,57 руб.

Отсюда сумма дневного пособия будет равна:
880,57 руб. × 80% = 704,46 руб.

А в итоге работнику нужно начислить:
704,46 × 7 дн. = 4931,22 руб.

Вариант 2. Округляем только на последнем этапе
Бухгалтер рассчитал сумму пособия так:

642 818,18 руб. : 730 дн. × 80% × 7 дн. = 4931,21 руб.

Как видите, разница в размере больничных в данном примере составила всего 1 копейку.

Взносы и НДФЛ перечисляйте в полных рублях

Взносы следует перечислять во внебюджетные фонды без копеек. Округлять надо по стандартным правилам математики: остаток до 50 коп. отбросить, а 50 коп. и более округлить до рубля (ч. 7 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Осторожно!

Взносы, как и НДФЛ, следует перечислять в полных рублях. Исключение — взносы на страхование от несчастных случаев.

Подчеркнем: копейки надо отбросить именно при уплате взносов. В отношении того, каким образом начислять эти платежи, в Законе № 212-ФЗ ничего не сказано. Между тем и форму РСВ-1 ПФР, и форму-4 ФСС нужно заполнять в рублях и копейках. Как итог, округление при уплате неизбежно ведет к «копеечным» проблемам. Ведь если перечислять взносы в полных рублях, разницы неизбежно возникнут между теми значениями, которые отражены в зарплатной отчетности. При этом ни о какой недоимке речи в данном случае идти не может (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 17-4/264).

Суммы взносов на страхование от несчастных случаев следует перечислять в ФСС РФ в рублях и копейках. Так что в данном случае никаких расхождений не возникает.

Несколько слов о том, как начислять взносы по каждому сотруднику. Так как страховые взносы являются персональными, то начислить их на общий доход всего персонала компании нельзя. Необходим учет по каждому сотруднику. А поскольку в отчете перед ПФР и ФСС нужны копейки, вести персонифицированный учет также следует в рублях и копейках. Подтверждает это и рекомендованная форма карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (утверждена совместным письмом ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П).

Что касается НДФЛ, то его нужно удерживать и перечислять в полных рублях. На этот счет есть прямое указание в пункте 4 статьи 225 Налогового кодекса РФ.

Четыре основных правила округления

9678 руб. 40 коп. Все выплаты работникам округляют до рублей и копеек. И выдают также с копейками

4,67 дн. Дни оставшегося отпуска округляют до двух знак��в после запятой в самом конце расчета

4703 руб. Взносы и НДФЛ платят в целых рублях, кроме взносов на травматизм. Но начислять взносы нужно с копейками

1,1654 У коэффициента индексации зарплаты лучше оставлять побольше знаков после запятой. Для точности

Дни неиспользованного отпуска округляйте до двух знаков после запятой

Количество неиспользованных дней отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле:

За каждый полный отработанный месяц работнику полагается 2,33333… дня (28 дн. : 12 мес.). Если, конечно, отпуск в вашей компании составляет стандартные 28 календарных дней. Какие правила округления использовать? Официальных правил и тут нет. Поэтому обычно подсчитанную итоговую величину берут с двумя знаками после запятой. Хотя чем больше знаков после запятой, тем точнее.

Если же руководство компании решит округлить количество дней до целых единиц, то делать это нужно не по правилам арифметики, а в большую сторону. Ведь организации не имеют права ухудшать положение работников. То есть выплатить компенсацию, скажем, не за 9,33 дня, а за 9 дней нельзя. Если уж округлять, то до 10 дней (письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17).

Важная деталь

При расчете дней неиспользованного отпуска надо округлять только итоговый показатель.

При этом округлять надо итоговый показатель. Предположим, сотрудник отработал три месяца. Значит, ему полагается ровно 7 дней отпуска (28 дн. : 12 мес. × 3 мес.). А вовсе не 6,99 дн., которые получатся, если мы просто возьмем 2,33 дн. и умножим этот показатель на 3.

В коэффициенте индексации зарплаты оставляйте больше знаков после запятой

При повышении в организации окладов любой средний заработок (за исключением пособий) нужно рассчитывать с учетом коэффициента пересчета. Это обязательно, только если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала или структурного подразделения). Пересчитывать нужно только те выплаты, которые начислены до повышения.

При этом коэффициент индексации вы можете округлять как до второго знака, так и до третьего, четвертого и т. д. Либо даже не округлять вообще.

В нашем «Безошибочном расчетчике зарплат» (находится по адресу rz.glavbukh.ru) мы округляем до четырех знаков. Ведь чем больше знаков после запятой, тем точнее. А округление только до второго знака может привести к искажениям в несколько десятков рублей.

Приведем простой пример. Зарплата работника выросла с 16 000 руб. до 23 000 руб. Если округлять коэффициент до двух знаков, то получится 1,44. Умножаем этот показатель на 16 000 руб., получаем 23 040 руб., что больше нынешнего оклада на 40 руб.

Если же использовать правила округления до четырех знаков, выйдет 1,4375. Умножаем на 16 000 руб., выходит ровно 23 000 руб.

А можно при начислении зарплаты ее округлять?

Потому что нигде не написано потому и нельзя.
НДФЛ можно, так это прямо в НК и сказано.
В большую можете, а вот в меньшую — ущемление прав работников. А этого низя делать. Если он возмутится, то суд поддержит токо его. Даже на если на 0.01 коп.
Ответ вам будет дан такой же как сказано ниже
«Налоговый вестник», 2005, N 7
Вопрос: Работник, который был занят на работах с вредными условиями труда и имел право на дополнительный отпуск — 12 рабочих дней, подал заявление об увольнении. На момент увольнения он отработал в счет дополнительного отпуска 1 месяц и 20 дней. Правильно ли мы рассчитали количество подлежавших компенсации календарных дней отпуска: 14 : 12 x 2 = 2,3 = 2,0 (с учетом округления по правилам арифметики)?
Ответ: С 1 февраля 2002 г. все ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в календарных днях. Поэтому при расчете компенсации за неиспользованные дни дополнительного отпуска, установленного в рабочих днях, они должны учитываться как календарные дни. Таким образом, количество календарных дней отпуска, исходя из которого были произведены расчеты, определено верно — 14.
Согласно п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930, которые в соответствии со ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей настоящему Кодексу, при увольнении работника, проработавшего в организации 11 месяцев, ему выплачивается полная компенсация за неиспользованный отпуск, а менее 11 месяцев — пропорциональная компенсация.
В соответствии с п. 35 вышеуказанных Правил при исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Поскольку в последнем календарном месяце рабочего года работник проработал в организации не менее половины месяца, он имеет право на компенсацию за 2 месяца рабочего года, что тоже определено верно.
Но законодательством не предусмотрено округление количества календарных дней, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск. Если производить округление календарных дней, то это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника.
Поэтому в приведенной в вопросе ситуации 2,3 календарных дня дополнительного отпуска нельзя округлить до 2 календарных дней.
Н.З.Ковязина
Зам. начальника отдела
Минздравсоцразвития России
Подписано в печать
03.06.2005