Расходы на санитарно-гигиенические принадлежности: сборник вопросов-ответов

Забота, то есть внимание к другим людям, — это основа
хорошей жизни, основа хорошего общества.
Конфуций

Организации закупают чистящие и моющие средства, освежители воздуха, мыло, туалетную бумагу, бумажные полотенца, салфетки и другие средства гигиены. Предусмотрены ли нормы для таких расходов? Когда расходы на них – это расходы на охрану труда <1>, а когда — «социальные» выплаты работникам? Как эти расходы отразить в бухучете и для налога на прибыль? А что с «зарплатными налогами»? Вопросов немало, и на них есть ответы.

1. В офис закупили чистящие и моющие средства, средства гигиены (мыло, туалетную бумагу, бумажные полотенца, салфетки и др.). Предусмотрены ли нормы расхода (выдачи) их работникам офиса? Как оприходовать их в бухучете?

Нормы выдачи (расхода) чистящих и моющих средств, средств гигиены работникам офиса законодательством не предусмотрены. В бухучете они относятся к запасам и учитываются на сч. 10 «Материалы» <2>.

2. Работникам цеха закупаем мыло. Предусмотрены ли нормы его выдачи (расхода) для таких работников? Если да, то какие?

Да. Наниматель должен обеспечить смывающими средствами, к которым относится мыло, тех работников, которые заняты на работах: с вредными и (или) опасными условиями труда; связанных с загрязнением или осуществляемых в неблагоприятных температурных условиях. Мыло выдается бесплатно из расчета на одного работника в размере не менее 400 граммов в месяц <3>.

Для этого правила есть исключение. В организации могут быть санитарно-бытовые помещения (например, туалеты, душевые и др.), в которых мыло находится в свободном доступе для работников. В этом случае мыло им не выдается <4>.

3. Закупили чистящие и моющие средства, а также туалетную бумагу, жидкое мыло, бумажные полотенца, салфетки и др. Оприходовали их на сч. 10. Когда их можно списать в бухучете? Как оформить списание?

В бухучете такие материалы можно списать как по мере передачи с места (склад, кладовая), где они хранятся, так и по мере их использования. Выбранный порядок списания указывается в учетной политике <5>.

При их списании со сч. 10 надо оформить акт на списание материалов <6>. Форма этого акта не утверждена. Организация разрабатывает ее сама и закрепляет ее применение в учетной политике. Такая форма должна содержать сведения, обязательные для указания в первичных учетных документах <7>.

4. Работникам в цеху оборудовали душевые кабины, комнату приема пищи. Закупаем моющие (чистящие) средства, средства гигиены (мыло, салфетки и др.). Как в бухучете отразить их списание? Можно ли такие расходы учесть при расчете налога на прибыль? А что со страховыми взносами в ФСЗН и Белгосстрах, подоходным налогом?

Расходы на моющие (чистящие) средства, средства гигиены в данном случае включаются в расходы на охрану труда работников <8>. В бухучете такие расходы относятся к условно-постоянным косвенным общепроизводственным затратам (сч. 25 «Общепроизводственные затраты»). Согласно учетной политике их либо включают в себестоимость продукции (сч. 20 «Основное производство» и др.), либо относят к управленческим расходам (субсч. 90-5 «Управленческие расходы») <9>.

При расчете налога на прибыль расходы на охрану труда учитываются в затратах <10>.

Практика сейчас такова, что с выплат социального характера для работников надо начислить страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах. Когда организация несет расходы на охрану труда работника, она ему ничего не выплачивает. Страховые взносы она не начисляет <11>. Такой же подход и для подоходного налога <12>.

5. Взяли в аренду несколько этажей в офисном здании, на которых размещены санузлы. Для них покупаем чистящие (моющие) средства, туалетную бумагу, мыло, бумажные полотенца, салфетки, освежители воздуха и др. Приходуем на сч. 10. При их списании возникают следующие вопросы:

— как списание отразить в бухучете;

— можно ли расходы на них учесть при расчете налога на прибыль;

— надо ли начислить страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах, подоходный налог?

При списании таких материалов необходимо уделить особое внимание документальному оформлению. В данном случае расходы направлены на создание работникам нормальных условий труда в офисе. Полагаем, что их можно отнести к расходам на охрану труда при условии, что связь с такими расходами видна по документам <13>. Перечень этих документов законодательством не утвержден. Организация сама определяет его состав. Отметим, что одного акта на списание материалов тут недостаточно. Он подтверждает только их списание в бухучете. Понадобятся еще документы. Ими, к примеру, могут быть положение или приказ об охране труда вместе с утвержденной сметой расходов. При разработке сметы следует руководствоваться разумным подходом и закладывать в нее рациональные, экономически обоснованные расходы. В смете целесообразно перечислить наименование, количество и (или) стоимость приобретаемых моющих (чистящих) средств, средств гигиены. При их списании в акте на списание материалов целесообразно дать ссылку на это положение (приказ) об охране труда вместе с утвержденной сметой расходов.

В бухучете расходы на охрану труда в данном случае относятся к управленческим расходам, при налогообложении прибыли учитываются в затратах <14>. Страховые взносы и подоходный налог по расходам организации не начисляются <15>.

6. Для работников оборудовали тренажерный зал вместе с душевыми кабинами и санузлами. Несем определенные расходы, а именно: на туалетную бумагу, мыло, освежители воздуха, моющие (чистящие) средства и др. Как такие расходы отразить в бухучете? А что с налогом на прибыль?

В данном случае расходы организации на туалетную бумагу, мыло и др., используемые в душевых кабинах и санузлах тренажерного зала, с производственной необходимостью для организации и охраной труда работников связать достаточно проблематично. Поэтому полагаем, что они носят социальный характер и отражаются в бухучете на субсч. 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности». При расчете налога на прибыль они не участвуют <16>.