Использование автомобиля в личных целях

1. Как составить заявление в прокуратуру на использование служебного автомобиля в личных целях.

1.1. Заявление пишется в произвольной форме. В «шапке» указываете — прокурору соответствующего района. Обязательно от кого, адрес (можно эл. почты) иначе анонимное обращение не будут рассматривать. В тексте излагаете обстоятельства происходящего и просите принять меры прокурорского реагирования.

1.2. Данные вопрос не относиться к компетенции прокурора, если сотрудник использует автомобиль в личных целях. То работодатель может привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудника.
ТК РФ Статья 192. Дисциплинарные взыскания
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.

2. Нужно ли заполнять путевой лист владельцу автомобиля такси при использовании его в личных целях? Благодарю.

2.1. Здравствуйте, Сергей!
Путевой лист Вам не нужен. Этот документ прежде всего необходим для списания топлива и учета времени водителя. То есть, путевой лист прежде всего интересен бухгалтерии Вашего предприятия, потом для налогово службы в случае проведения проверки (если расходы на топливо Вы относите на расходы).
Согласно Приказу Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 18.01.2017) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2008 N 12414)
III. Порядок заполнения путевого листа
9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

3. Как определить использование служебного автомобиля в личных целях. Например если выехал с работы и где-то возле магазина простоял один час в ожидании другого сотрудника которого надо забрать с собой это использование в личных целях или нет?

3.1. Доброго времени суток.
Если простоял в ожидании сотрудника, который выполнял рабочую функцию, а ваша обязанность — возить его — то это использование в служебных целях.
Если простояли в ожидании сотрудника, который просто ходил по магазинами или ваши обязанности не заключаются в извозе сотрудников — то использование в личных целях.
Но тут надо смотреть коллективный договор, должностную инструкцию и т.д и т.п.

4. Использование служебного автомобиля в личных целях. Посещение больницы на больничном листе. Какое наказание? Путевых листов нет.

4.1. Работодатель может оформить аренду автомобиля с последующим вычитание ГСМ из вашей зп. Если конечно не было умысла к неправомерному завладению автомобилем или иным транспортным средством без цели хищения.

5. В приказе руководителя на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях указана автомашина с одним госномером. А в путевом-автомашина с другим госномером. Принимаются ли расходы?

5.1. Доброго времени суток! Не можете принять в расходы по компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях того автомобиля, который не указан в приказе.

5.2. Здравствуйте, Ольга Николаевна! Нет, не принимается. Приказ нужно было изначально издавать без марки и номера машины. А теперь нужно издавать второй приказ.

5.3. Нет расходы приниматься не будут. Нужно менять приказ, чтобы номер машины был одинаковым и в приказе и в путевом листе. Тогда бухгалтерия пропустит платеж.

5.4. Здравствуйте! Госномера номера автомобилей должны совпадать, если списание расходов осуществляется на основании путевого листа, а не установленного норматива-1200 рублей.

5.5. Доброго времени суток! Нет, вам могут отказаться в выплате компенсации за использование автомобиля, так как путевой лист не соответствует действительности.

5.6. Доброго времени суток. Нет в этом случае, Вы не можете принимать данные расходы, потому что они не связаны с транспортным средством, а потому не сможете подтвердить эти расходы документально.

6. Использование служебного автомобиля бюджетной организации в личных целях, какую норму закона мы нарушаем?

6.1. Здравствуйте. Смотря что вы имеете в виду использования в личных целях и какой вид деятельности осуществляет ваша организация.

7. Что грозит работнику за использование служебного автомобиля в личных целях, без разрешения начальства (перевоз молочных продуктов)

7.1. Дисциплинарное взыскание — замечание или выговор, если организация понесла убытки — взыскание убытков

8. Как можно оформить правильно использования автомобиля служебного в личных целях водителей и заправка была тоже за счет водителя? И еще показания спидометра как раз больше чем по путевкам и по ГСМ предприятия. Заранее спасибо.

8.1. Здравствуйте.
Ответ на ваш вопрос подразумевает разработку правовой позиции и договора.
Такие вещи оказываются только на платной основе.

9. Нужен образец договора на возмещение затрат при использовании личного автомобиля в служебных целях.

9.1. Обратитесь к юристу очно для составления договора.

10. Вопрос по использованию служебного автомобиля в личных целях. Есть служебный автомобиль, использую в личных целях по доверенности (от юр.лица, подписанная руководителем, заверенная печатью организации). Несколько раз останавливали, смотрели, претензий не было. Последний раз (недавно) остановили и сотруднику ГАИ не понравилась моя доверенность. Он сказал, что доверенности уже год как отменили. Отпустил, но сказал, что доверенность не действительна. Знаю, что вроде бы как могу управлять транспортным средством по данной доверенности, но как отвечать сотрудникам ГАИ? На что ссылаться? Или они правы?.

10.1. Доверенности никто не отменял.

10.2. Управлять по доверенности можно, их никто не отменял, а теперь просто не обязательно ее иметь, ссылайтесь на ч. 4 ст.185.1. Удостоверение доверенности ГК РФ…
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

11. Как оформить долату директору за использование личного автомобиля в служебных целях.

11.1. Здравствуйте. Договор с ним составьте на компенсацию по ст. 188 ТК РФ

12. Использование грузового личного автомобиля в коммерческих целях.
Мы юридическое лицо. Можем ли мы привлекать владельца грузового автомобиля для перевозки своих товаров по Российской Федерации.
Если да, то какие документы нужно оформлять.
С уважением, Сергей Новосибирск.

12.1. Сергей Петрович, можете. Заключаете соответствующий договор аренды грузового автомобиля. Перевозки оформляются товарно-транспортными накладными.

13. Не знаю как написать заявление об использовании личного автомобиля в служебных целях-работаю в бюджетной организации.

13.1. Так и пишите, что б вам возместили затраты на покупку ГСМ, доплату за работу водителем и т.д. Нужно договорится в работодателем

14. Какое наказание предусматривается за использование служебного автомобиля в личных целях.

14.1. Выговор, замечание, увольнение. И могут взыскать расходы по эксплуатации авто

15. Как правильно оформить приказ об использовании личного автомобиля в служебных целях, в бюджетной организации, на период отпуска основного работника.

15.1. Составления данного документа услуга платная — вы можете обратиться с пакетом документов к любому юристу для составление приказа. Он должен соответствовать Постановлению Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»

16. В связи с использованием личного автомобиля в служебных целях, разъездной характер работы торгового представителя, можно вернуть компенсацию за использование личного транспорта за прошедший период.

16.1. Можно, но при услвоии, если данная возможность предусмотрена локальными актами вашей организации.

17. Я использую личный автомобиль в служебных целях. Для компенсации его использования у нас на фирме ввели путевые листы.
Нужно ли их заполнять вообще для такой коменсации с точки зрения налоговой? И если да, то надо ли это делать каждый день? Если не заполнить несколько дней, то можно ли получать фиксированную сумму в месяц? Или незаполнение нескольких дней, будет основанием для налоговиков отклонить законность начисления фиксированной суммы и они могут ее потребовать уменьшить, соразмерно незаполненным дням?

17.1. Путевой лист заполняется ежедневно, если только вы направлены в командировку.

18. Пожалуйста как узаконить использование директором личного автомобиля в служебных целях?

18.1. Подскажите пожалуйста как узаконить использование директором личного автомобиля в служебных целях?
Ирина, оформить договор аренды автомобиля.

19. Скажите при использовании личного автомобиля в служебных целях обязательно ли наличие водительских прав у собственника? У нас есть штатный водитель, но нет автомобиля, а у другого сотрудника есть автомобиль, сотрудник согласен на использование его в служебных целях, но у него нет права управления автомобилем, можно ли заключить доп. соглашение к трудовому договору и выплачивать компенсацию?

19.1. Здравствуйте, Татьяна!
В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, закон определяет, что имущество должно использоваться в интересах работодателя и использоваться работником. Поэтому допом к трудовому тут не обойтись.
Заключайте с ним договор аренды транспортного средства.

20. Нужно ли заполнять путевые листы при использовании личного автомобиля директора в служебных целях? Заключили с ним дополнительное соглашение на компенсацию расходов, издали приказ, сделали расчет амортизации, эту сумму будем компенсировать ежемесячно, еще прописали, что все расходы на обслуживание автомобиля, в. т.ч и ГСМ компенсирует фирма, израсходованные суммы директор подает в авансовом отчете, а нужны ли путевые листы не можем определится.

20.1. Ангелина!
Путевые листы нужны, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях и расход бензина.

21. Какое наказание за использование служебново автомобиля в личных целях.

21.1. Только дисциплинарное и материальное.

22. При получении компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях обязан ли работник для получения компенсации кроме прочих документов предоставить еще и путевые листы.

22.1. Если в организации этот вопрос не урегулирован внутренним документами, то нет.
С уважением, Стыхина Екатерина

23. Наша фирма выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях работнику, который пользуется им по доверенности. Автомобиль принадлежит другому работнику нашей же фирмы.
Компенсация выплачивается в пределах установленных норм. Должны ли мы уплачивать какие-либо налоги с суммы компенсации? Спасибо.

23.1. Компенсация за использование личного автотраспорта в пределах установленных норм налогами не облагается.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекса) освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Согласно ст.188 Трудового Кодекса РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
При этом Кодекс не уточняет, на каком вещном праве имущество «принадлежит» работнику (собственность, аренда, временное безвозмездное пользование).
Также законодатель не предусмотрел, что личный автомобиль должен быть на праве собственности у того, кому эта компенсация выплачивается.
Учитывая все эти обстоятельства, МНС РФ разъяснило, что для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке. (Письмо МНС РФ от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).

24. Какова сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях была в 2003 г.?

24.1. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92
«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 15 ноября 2002 г.) устанавливаются следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см включительно — 1200 руб./месяц
свыше 2000 куб.см — 1500 руб/месяц
Эти нормы применяются для целей налогообложения, а что касается трудовых отношений, то размер компенсации определяется по соглашению сторон.

25. Помогите, пожалуйста, компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях облагается подоходным налогом или нет.

25.1. Уважаемая Ирина!
Подоходным налогом облагаются доходы, а компенсация за использование автомобиля в служебных целях направлена на то, чтобы возместить расходы и износ транспорта.
С уважением, Пономарева Ирина Александровна.

26. Сообщите.
Как оформить использование личного автомобиля в целях частной фирмы?

26.1. Надо заключить договор аренды (передачи в пользование) Вашего автомобиля, где сторонами договора будут собственник автомобиля и представитель частной фирмы, предусмотрев срок аренды, стоимость, порядок возмещения стоимости ремонтно-восстановительных работ в случае аварии, порядок расчетов в случае устранения неисправностей автомобиля, риск случайной гибели, ответственность сторон за неисполнение своих обязательств и пр. стандартные условия, оговариваемые при заключении договора.

Решение № 12-93/2015 от 16 июня 2015 г. по делу № 12-93/2015

Кудымкарский городской суд (Пермский край) — Административное Дело № 12-93/2015

Р Е Ш Е Н И Е
по делу об административном правонарушении
16 июня 2015 года г. Кудымкар
Судья Кудымкарского городского суда Пермского края Чащина Ю.А., при секретаре Засухиной Т.В., рассмотрев в открытом судебном заседании в г. Кудымкаре административное дело по жалобе Главы администрации Кудымкарского муниципального района Пермского края Климова В.А. на Постановление мирового судьи судебного участка № 3 Кудымкарского судебного района Пермского края от 15 мая 2015 года в отношении:
Климова В.А., ДД.ММ.ГГГГ года рождения, уроженца и жителя , Главы Кудымкарского муниципального района — Главы администрации Кудымкарского муниципального района Пермского края, ранее к административной ответственности не привлекавшегося (сведения отсутствуют),
у с т а н о в и л:
Постановлением мирового судьи судебного участка № 3 Кудымкарского судебного района Пермского края от 15 мая 2015 года Глава Кудымкарского муниципального района — Глава администрации Кудымкарского муниципального района Климов В.А. привлечен к административной ответственности по ст. 19.1 КоАП РФ, ему назначено наказание в виде административного штрафа в размере 300 рублей.
Не согласившись с Постановлением мирового судьи, Глава Кудымкарского муниципального района — Глава администрации Кудымкарского муниципального района Климов В.А. обратился в Кудымкарский городской суд с жалобой, в которой просит Постановление от 15 мая 2015 года отменить и производство по делу прекратить за отсутствием состава административного правонарушения. Считает, что в его действиях отсутствует состав административного правонарушения, предусмотренный ст. 19.1 КоАП РФ, поскольку глава муниципального образования является высшим выборным должностным лицом муниципального образования, которому согласно ч. 1 ст. 40 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», п. 1 ст. 45 Устава муниципального образования «Кудымкарский муниципальный район» обеспечиваются условия для беспрепятственного осуществления своих полномочий.
В жалобе Климов В.А. также ссылается на то, что у главы района — главы администрации ненормированный рабочий день. Иная транспортная доступность, которая бы обеспечивала ему, как главе района, возможность реализации своих полномочий в условиях ненормированного рабочего дня, отсутствует. Служебное жилье в г. Кудымкаре на срок осуществления полномочий ему не представлено. Кроме того, Климов В.А. указал, что не является муниципальным служащим, в связи с чем положения Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» к нему не применимы.
В судебном заседании Глава Кудымкарского муниципального района — Глава администрации Кудымкарского муниципального района Климов В.А., его представитель Старцева Е.В. доводы жалобы поддержали по изложенным основаниям.
Кудымкарский городской прокурор Владимиров Р.В. с жалобой не согласился. При этом ссылался на то, что действующими нормативными актами гарантия транспортного обеспечения Главы Кудымкарского муниципального района в целях проезда от места жительства к месту осуществления своих полномочий и обратно не предусмотрена.
Изучив материалы дела, заслушав доводы лиц, участвующих в рассмотрении жалобы, прихожу к следующему выводу.
В соответствии со ст. 19.1 КоАП РФ самоуправство, то есть самовольное, вопреки установленному федеральным законом или иным нормативным правовым актом порядку осуществление своего действительного или предполагаемого права, не причинившее существенного вреда гражданам или юридическим лицам, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.
Из материалов дела следует, что 19 марта 2015 года Кудымкарским городским прокурором в отношении Главы Кудымкарского муниципального района — Главы администрации Кудымкарского муниципального района Климова В.А. вынесено Постановление о возбуждении дела об административном правонарушении, предусмотренном ст. 19.1 КоАП РФ.
Из Постановления следует, что Глава Кудымкарского муниципального района — глава администрации Кудымкарского муниципального района Климов В.А., в период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ (по настоящее время) систематически и в личных (неслужебных) целях (не связанных с исполнением должностных обязанностей) для осуществления поездок от места работы в Администрации Кудымкарского муниципального района по адресу: , до места постоянного проживания по адресу: и обратно к месту работы в Администрации Кудымкарского муниципального района по адресу: , использовал служебный автомобиль, то есть совершал поездки по направлению в утреннее и в вечернее время, что составляет 104 км ежедневно. Следовательно, Климов В.А. использовал в личных целях муниципальное имущество, предназначенное в силу ст. 50 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» для обеспечения деятельности муниципалитета — легковой автомобиль , состоящий на балансе Администрации Кудымкарского муниципального района.
Кроме того, согласно Постановлению о возбуждении дела об административном правонарушении, указанные поездки в личных целях в нарушение ст. 53 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», ст. ст. 65, 69 Бюджетного кодекса РФ осуществлялись за счет средств местного бюджета района, выделенных по смете на осуществление деятельности органа местного самоуправления.
В соответствии с путевыми листами в ДД.ММ.ГГГГ году пробег автомобиля по направлению в утреннее и вечернее время составил 7477 км, из которых на зимний период приходится 6220 км, на летний период — 936 км.
Сумма фактически затраченных бюджетных средств на приобретение ГСМ за ДД.ММ.ГГГГ год составила 33 859 рублей 18 копеек.
В ДД.ММ.ГГГГ году пробег автомобиля по направлению в утреннее время и в вечернее время составил 2497 км, из которых на зимний период приходится 312 км, на летний период 2185 км.
Сумма фактически затраченных бюджетных средств на приобретение ГСМ за ДД.ММ.ГГГГ года составила 11120 рублей 13 копеек.
Общая сумма бюджетных средств, фактически затраченных на поездки автомобиля в неслужебных целях в период ДД.ММ.ГГГГ годов составила 44 979 рублей 31 копейку.
Признавая Главу Кудымкарского муниципального района — Главу администрации Кудымкарского муниципального района Климова В.А. виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.1 КоАП РФ, мировой судья судебного участка № 3 Кудымкарского судебного района Пермского края исходил из того, что Климов В.А. в нарушение требований п. 5 ч. 3 ст. 12.1 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», ч. 4.1 ст. 36 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», а также ст. ст. 12, 14 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» использовал служебный автомобиль в личных (неслужебных) целях для поездок от места жительства в к месту работы в в утреннее и вечернее время в период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ.
С таким выводом согласиться нельзя.
В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-Ф3 «О противодействии коррупции» злоупотребление служебным положением, злоупотребление полномочиями, а также иное незаконное использование физическим лицом своего должностного положения вопреки законным интересам общества и государства в целях получения выгоды в виде денег, ценностей, иного имущества или услуг имущественного характера, иных имущественных прав для себя или для третьих лиц либо незаконное предоставление такой выгоды указанному лицу другими физическими лицами является коррупцией.
Согласно п. 5 ч. 3 ст. 12.1 Федерального закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» лица, замещающие муниципальные должности и осуществляющие свои полномочия на постоянной основе, не вправе использовать в неслужебных целях средства материально-технического, финансового и информационного обеспечения, предназначенные только для служебной деятельности.
В соответствии с ч. 4.1 ст. 36 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-Ф3 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации глава муниципального образования должен соблюдать ограничения и запреты и исполнять обязанности, которые установлены Федеральным законом «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами.
Статья 41 Устава муниципального образования «Кудымкарский муниципальный район», принятого Решением Земского Собрания Кудымкарского района от 15.12.2005 № 133 (ред. от 30.01.2015) закрепляет, что глава муниципального района является высшим должностным лицом Кудымкарского муниципального района и наделяется настоящим Уставом в соответствии с законодательством собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Глава муниципального района осуществляет свои полномочия на постоянной основе.
В силу требований п. 1 ст. 45 Устава муниципального образования «Кудымкарский муниципальный район» главе муниципального района в качестве гарантии обеспечиваются условия для беспрепятственного осуществления своих полномочий.
По смыслу законодательства такие гарантии представляют собой совокупность условий и средств (правовых, организационных, социальных и других), обеспечивающих реальную независимость выборного должностного лица местного самоуправления в целях беспрепятственного и эффективного осуществления своих полномочий.
Из материалов дела следует, что Климов В.А., являясь главой муниципального образования, использовал служебный транспорт для проезда от места жительства в д к месту работы в и обратно.
Поскольку следование к месту работы является необходимым условием осуществления Климовым В.А. полномочий Главы Кудымкарского муниципального района — Главы администрации Кудымкарского муниципального района, использование служебного автомобиля для таких поездок не может расцениваться в качестве неслужебного (личного) использования. В данной ситуации Климов В.А. преследовал цель создания условий для беспрепятственного осуществления своих должностных обязанностей. Доказательств иного материалы дела не содержат.
Беспрепятственное, независимое и эффективное осуществление полномочий главы муниципального образования не может быть поставлено в зависимость от места жительства Климова В.А., расписания движения общественного транспорта либо наличия у Климова В.А. личного автотранспорта.
При таких обстоятельствах, вывод об использовании Климовым В.А. служебного автомобиля в личных целях не основан на нормах права и не соответствует фактическим обстоятельствам дела.
Приведенные обстоятельства свидетельствуют об отсутствии в действиях Климова В.А. объективной стороны административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 19.1 КоАП РФ. Следовательно, правовые основания для привлечения данного должностного лица к административной ответственности отсутствуют.
Отсутствие состава административного правонарушения в действиях Климова В.А. в силу п. 2 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ является обстоятельством, исключающим производство по делу об административном правонарушении.
С учетом изложенного, Постановление мирового судьи судебного участка № 3 Кудымкарского судебного района Пермского края от 15 мая 2015 года в отношении Главы Кудымкарского муниципального района — Главы администрации Кудымкарского муниципального района Климова В.А. подлежит отмене с прекращением производства по делу на основании п. 3 ч. 1 ст. 30.7 КоАП РФ.
На основании изложенного, руководствуясь ст. ст. 30.1-30.8 КоАП РФ,
р е ш и л:
Постановление мирового судьи судебного участка № 3 Кудымкарского судебного района Пермского края от 15 мая 2015 года по делу об административном правонарушении, предусмотренном ст. 19.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, в отношении Главы Кудымкарского муниципального района — Главы администрации Кудымкарского муниципального района Климова Валерия Анатольевича отменить, производство по делу прекратить в связи с отсутствием в его действиях состава административного правонарушения.
Судья Ю.А. Чащина

Суд:

Кудымкарский городской суд (Пермский край)

Судьи дела:

Чащина Юлиана Александровна (судья)

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

• Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
• Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
• Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
• Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

• Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
• Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
• Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов. Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование. А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

• Уменьшение затрат каждой из сторон.
• Отсутствие строгого правового регулирования.
• Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
• Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

• Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
• Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
• Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.

В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

• Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
• Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
• Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.

Каков порядок использования работником служебного транспорта

сообщаем следующее: Порядок использования оформляется трудовым договором и локальными актами организации.

Для предоставления автомобиля необходимо:

— закрепить соответствующее положение в трудовом договоре (должностной инструкции);

— издать приказ о передаче автомобиля сотруднику;

— оформить акт приема-передачи.

Дополнительно право на автомобиль можно прописать в трудовом договоре и локальном акте.

Если поездки осуществляются по рабочим вопросам, то необходимо оформлять путевой лист и исполнять все требования Закона № 116-ФЗ, в том числе проходить предрейсовый осмотр.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

1. Статья: Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять служебным автомобилем?

«Любой сотрудник может управлять служебным автомобилем, если у него на руках есть:

• водительское удостоверение;
• свидетельство о госрегистрации транспортного средства;
• полис ОСАГО;
• приказ о передаче в пользование служебного автомобиля*.

Об этом говорится в п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса РФ и в п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090.

I. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем?

1. Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем.

2. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).*

Пример

Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Проведите инструктаж на рабочем месте для водителей, ознакомьте с инструкцией по охране труда для водителей.

4. Включите фамилию сотрудника в полис ОСАГО.

5. Проводите предрейсовый медосмотр сотрудника, управляющего автомобилем.

За отсутствие предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также организацию может наказать и трудовая инспекция (ст. 5.27КоАП РФ).

Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Водитель в установленных случаях обязан иметь его при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать для проверки (п. 2.1.1 ПДД).

6. Оформите путевой лист.

При проверке документов на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД, как правило, требуют предъявления водителем путевого листа при передвижении на служебном транспорте.

В нормативных актах требования к оформлению путевых листов предъявляются не только к автотранспортным предприятиям, но и к любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим автотранспорт.

Дополнительно к теме

О путевых листах

Сотрудники ГИБДД проверяют документы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, и порядка их заполнения. Они руководствуются требованиями:

• Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав);

• Правил дорожного движения РФ (далее — ПДД);

• приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ № 152).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. 2 Приказа № 152). То есть в нормативном акте речь идет не только об автотранспортных предприятиях, но и о любых юр. лицах и ИП, эксплуатирующих автотранспорт. Сотрудники ГИБДД считают обязательным соблюдение положений данного документа юр. лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили. И судебная практика это подтверждает (см., например, определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).

Запрещается перевозить пассажиров, багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. 9 Приказа № 152).

То есть согласно требованиям приведенных выше документов, если ни грузы, ни пассажиры, ни багаж автотранспортным средством не перевозятся, то и путевой лист может не оформляться.

На основании сказанного считаем, что при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обязательно обеспечены путевыми листами в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа.

Как правильно поступать, чтобы избежать штрафов? Оформляейте путевые листы во всех случаях, чтобы избежать ненужных разногласий и разбирательств с ГИБДД.

Это несложно, тем более, потому что путевой лист может быть оформлен на срок до 1 месяца (п. 10 Приказа № 152).

II. Надо ли доплачивать сотруднику, управляющему служебным автомобилем?

Предоставление служебного автомобиля может рассматриваться и как один из видов социальных гарантий работнику.

Доплачивать сотруднику надо, если он выполняет работу водителя — перевозит грузы или людей. Изучите трудовой договор работника или должностную инструкцию, если она является частью этого договора (ст. 57 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Если работник, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, выполняет дополнительно обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплата (ч. 1–2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ).

Если работник не возит грузы или людей, а только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей. Поскольку предоставление автомобиля не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает). А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику не положена.

Обратите внимание

Даже если работник возит какие-то грузы (например, торговый представитель — образцы) и в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат (письма Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897 и Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1).

Суды признают факт совмещения профессий и право работника на доплату в случаях, когда, например:

• в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкция;

• работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение);

• работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодателя;

• положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдела».

2. Ситуация: Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд

«Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые – только если водители возят пассажиров, например сотрудников организации, или опасные грузы*.

Организации, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовыемедосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Обязательные предрейсовые медосмотры организация должна проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя, кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Методические рекомендации по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителейтранспортных средств, утвержденные Минздравом и Минтрансом России, не делают никаких исключений для организаций, которые не оказывают услуг по перевозке пассажиров и грузов (письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32).

В то же время в законодательстве прямо предусмотрено, что обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Таким образом, предрейсовые медосмотры водителей проводить нужно в любом случае, даже если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд. А послерейсовые медосмотры водителей нужно проводить, только если они возят пассажиров, например руководителя организации или других сотрудников, или опасные грузы. Если же водители перевозят только корреспонденцию, то послерейсовые медосмотры проводить не нужно.

Подробнее о порядке проведения предрейсовых медосмотров в медпункте организации см. Как организовать предрейсовые медосмотры сотрудников».

3. Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

«Организация может использовать:

• унифицированные формы;
• самостоятельно разработанные путевые листы. Например: упрощенная форма путевого листа легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля с повременной или сдельной оплатой.

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано*.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Это предусмотрено пунктами 8, 9, 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н, пунктами 8, 12 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Порядок предрейсового контроля технического состояния транспортных средств утвержден приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141, который вступит в силу только 24 декабря. Но поскольку требование проставлять отметку о предрейсовом контроле в путевых листах прямо прописано в действующих приказах Минздрава и Минтранса, ставить ее нужно и до этой даты.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152)».

последний шаг!

Вы переходите на экспертный ресурс. Жду Вас. Не бойтесь! Мы тоже против Спама!

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?

Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.

Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.

Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:

• путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
• компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.

А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).

И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем. Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.

• К сведению! Если вы эксплуатируете служебные автомобили, то законодатель требует обеспечить безопасность дорожного движения (БДД). Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.

ЕСТЬ ЛИ РАЗНИЦА В КАКИХ ЦЕЛЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ.

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

Есть 3 (три) варианта для анализа:

• эксплуатация для личных целей;
• эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
• Эксплуатация для служебных целей.

Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).

Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).

Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно. Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.

Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.

Итак, начнем с того что спидометр на автомобиле крутится постоянно (если вы конечно не Кулибин, и не сделали отдельный тумблер на него). Километраж на спидометре и километраж в путевом листе служебного автомобиля должен быть одинаковым — это аксиома.

Также, к слову говоря, аксиомой является и то, что остаток в баке по путевому листу должен быть не больше чем объем бака автомобиля. Иначе встает вопрос, а где водитель возит излишки?

И теперь перед нами стоит задача: как сделать так, чтобы пробел в километраже по спидометру, который вы накрутили при личном использовании, не выпал из документооборота бухгалтерии, а также документооборота транспортного отдела.

Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в Пакете Готовых Шаблонов).

Да, да. В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях. Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).

Но, если вы думаете, что это все. То нет. Если речь идет о водителе, то мало каждый раз составлять акт приема-передачи автомобиля. Необходимо основание для его передачи, потому что акт является конечным документом при передаче автомобиля.

Таким документом является договор аренды (или субаренды если он уже в аренде). Вы спросите для чего он нужен? Здесь есть 2 (два) момента:

• момент выгоды для коммерческой организации;
• момент обеспечения БДД.

На счет коммерческой выгоды, вы должны понимать, что коммерческая организация не может работать себе в убыток, и даже не может работать безвозмездно, то есть в «0». Опять будут вопросы у налоговой. Поэтому возмездный договор аренды должен быть, хотя бы на минимальную символическую сумму.

На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).

• К сведению!
  Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100%. Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки.

ИТОГ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ.

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

• Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
• Договор аренды (субаренды);
• Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

НЕУЖЕЛИ ВСЕ ТАК ПЛОХО?

Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:

• Либо вы ставите табу на личное использование;
• Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
• Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.

• Внимание!
  У нас единственное в России обучение по БДД, которое проводится при нашей экспертной поддержке на базе собственного образовательного учреждения. Это дистанционное обучение по всей России с выдачей Диплома установленного образца. А также Бонусы от нас бесплатно.

ВЫВОД:

• Ситуация конечно интересная. Использование служебного автомобиля в личных целях практикуется везде. И, как правило, все действуют по второму варианту. А какой выберете вы? Жду комментариев.

…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение. Оставьте свой E-mail, чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.