Инвойс для экспорта – это специальный документ, который применяется в международной коммерческой деятельности. Он предоставляется покупателю продавцом и содержит наименования товаров, количество единиц и стоимость, по которой они будут в дальнейшем переданы конечному покупателю. В инвойсе также учитываются технические особенности продукции, информация об отправителе и получателе, условия осуществления поставки.

Факт выписки инвойса подтверждает, что у покупателя возникает обязанность внесения оплаты за товар в рамках оговоренных условий. На территории России или Украины подобный инвойсу документ не применяется. По этой причине инвойс применяется только в ситуациях с международными поставками разного типа продукции. По характеристикам инвойс напоминает «счет на оплату».

Выписку документа осуществляет экспортер товаров одновременно с осуществлением отгрузки. Бумага направляется иностранным покупателям и служит основанием для осуществления денежного перевода. При согласовании в контракте предварительного авансового платежа экспортеры составляют проформу-инвойс. Составление документа выполняется на любом понятном для каждой из сторон языке. Наиболее распространенный вариант – английский.

Что такое коммерческий инвойс?

Коммерческий инвойс или счет-фактура – это документальное подтверждение сделки. Бумага отправляется иностранному покупателю вместе с отгруженным со склада товаром. В документе обязательно указывается перечень торговых позиций, количество единиц, стоимость и ряд других характеристик продукции. Также прописываются условия сделки, персональные данные импортера и отправителя груза.

Оригинальный инвойс, а также пять дополнительных копий следует прилагать к отправлению. Специальный экземпляр документа рекомендуется помещать внутрь упаковки. Коммерческий инвойс может применяться в качестве накладной на подлежащий перевозке товар. Одна из ключевых функций данного документа – определение величины таможенных сборов за импорт товаров. Исходя из приведенной в инвойсе информации проводятся расчеты НДС, который уплачивает импортер.

Для коммерческого инвойса допускается применение разных видов форматов. Чаще всего в международной деятельности применяется специальный корпоративный инвойс отправителя на основе выписанного им бланка. При отсутствии корпоративного бланка допускается использование фирменного бланка. Печать может осуществляться на стандартном листе бумаги.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс представляет собой предварительный документ, который продавец товаров высылает в ряде ситуаций: часть характеристик продукции или итоговая стоимость пока не согласованы до конца. После утверждения стоимости товаров в рамках двустороннего контракта высылается коммерческий инвойс. Также проформа-инвойс применяется в случаях, если контракт предусматривает перечисление со стороны покупателя авансового платежа.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс почти идентичные документы. Основная разница заключается в указании предварительных данных при составлении проформы. Документ носит преимущественно информационный характер и обеспечивает для покупателя возможность разобраться с тем, какую сумму в итоге необходимо будет внести при расчете за товары.

Инвойс-проформа применяется в ситуациях, когда установить точный вес товара перед погрузкой на транспортное средство невозможно. Примером являются сыпучие грузы и материалы. Таможенным органам в такой ситуации предоставляется проформа-инвойс, на основании которого позднее формируется коммерческий инвойс с точными данными, если таковые указаны в рамках заключенного контракта.

Какие сведения указываются в инвойсе?

При заполнении инвойса необходимо указывать только самые точные и достоверные сведения о продукции. Предусмотрены стандарты внесения данных в документы, которые помогают избежать ошибок и дальнейших проблем при прохождении таможни. В инвойс включаются следующие данные:

• Фамилия и инициалы, адрес отправителя грузов. Также обязательны номер телефона и имя контактного лица.
• Фамилия и инициалы, адрес получателя груза. Указывается страна назначения, почтовый индекс, контактные данные ответственного лица для связи.
• Проставляется дата.
• Отметка с номером инвойса или заказа в ситуациях, если это применимо.
• Фамилия и инициалы, адрес импортера товаров в том случае, если он не является прямым получателем продукции. Дополнительно указывается номер контактного лица.
• Подробное описание каждого предмета в партии. Указывается исходный материал, сфера применения, проставляются коды ТН ВЭД, страна производства и отправления продукции.
• Вносятся сведения о количестве единиц товаров в партии, итоговая стоимость каждого из имеющихся предметов. С целью таможенного оформления предметов или образцов, которые не представляют коммерческой ценности, следует отмечать фактическую рыночную стоимость.
• Указывается цена осуществления транспортировки и объявленная стоимость всего груза.
• Общая цена груза с отметкой валюты.
• Причины осуществления экспорта товаров, к которым относятся пересылка, продажа, ремонт и т.д.
• Основные условия сделки Инкотермс, в рамках которых устанавливается уровень сборов, которые включены в итоговую стоимость инвойса.
• Общий вес и число мест отправления груза.
• Печать, дата и подпись стороны отправителя продукции.

Данные пункты являются обязательными, которые необходимо включать в стандартное описание, однако сюда можно также вносить ряд других сведений о товаре. Конечная сумма должна указываться в той валюте, которая указана в заключенном двустороннем контракте на поставку продукции. Предусмотрена ситуация, при которой покупатель осуществляет оплату товаров не в той валюте, которая была предварительно обозначена условиями контракта. В такой ситуации в инвойсе необходимо указать наименование валюты, курс обмена, на какое число будет пересчитана общая сумма сделки.

Сведения о наименованиях использованных товарных позиций, стоимости и общем количестве вносятся на основе имеющихся в контракте данных. В процессе выполнения отправки товара с территории России при указании стоимости продукции и валюты выбранных цен применяется ОК 014-2000- (Общероссийский классификатор валют). В самом документе следует добавлять дату составления, подпись стороны продавца.

В подготовленной заранее главе выделяются все условия осуществления поставки товаров на основе классификатора INCOTERMS-2010. Соответствующие нормы прописаны в рамках Инкотермс. Там же указан регламент возможных затрат и рисков между сторонами покупателя и поставщика. В разделе «Условия платежа» следует вносить реквизиты финансовой организации, к числу которых относятся номер счета, наименование и расположение, персональный SWIFT-код, специальный номер корреспондентского счёта, время оплаты и другие необходимые сведения.

Проверка данных при заполнении

Следует обращать внимание, что информация об отправителе и получателе в инвойсе и накладной должна полностью совпадать. Прилагать инвойс необходимо на любые отправления, которые не относятся к документам. Это касается буклетов, книг, персональных удостоверений и аттестатов, дипломов и т.д., а также документы, общий вес которых превышает 5 кг. Заполнение инвойса выполняется строго на английском языке. Исключением из данного правила является подготовка отправлений в Молдову, Беларусь, Украину или Казахстан.

Юридическое лицо обязательно должно иметь печать и подписи генерального директора, а также уполномоченного лица. Для физических лиц используется подпись стороны отправителя на документе. При необходимости внесения большого количества данных, таблица в листе увеличивается и переносится на другой лист. Проставление печатей и подписей обязательно для каждой страницы.

Отправление электронных носителей требует предоставления специального гарантийного письма. Обязательным требованием является полнота сведений в инвойсе. Вносится максимально полная и развернутая информация о грузах без общих названий категорий. Исключено использование сокращений и аббревиатур. Указывается маркировка, наименование, исходный материал продукции.

Что такое инвойс и для чего он нужен

В любом случае он должен содержать:

1. список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.
2. те же данные об организации – получателе,
3. реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

Вид и язык счетов должен соответствовать вашему фирменному стилю и тому сообщению, которое вы хотели бы донести. Счёт должен соответствовать дизайну вашей визитки, фирменному бланку, рекламному слогану и даже цветам вашего сайта. К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Правила заполнения инвойса при импортной поставке товара

При покупке иностранного товара, продавец выставляет счет для оплаты, называемый INVOICE.

В практике внешнеэкономической деятельности устоялось транскрипционное название — ИНВОЙС.Существует документ под названием проформа-инвойс.

Данный документ выпускается продавцом, как предварительный счет для внесения предоплаты за товар. Но с товаром следует документ, являющийся окончательным счетом, под названием инвойс.Инвойс является основным документом для подтверждения стоимости товара таможенным органам.

И от правильности его заполнения напрямую зависит его достоверность и значимость при контроле заявляемой таможенной стоимости. Ниже приведены основные сведения, которые обязательно должны присутствовать в инвойсе:

• дата и номер инвойса
• реквизиты продавца и покупателя с реквизитами банковских счетов
• условия поставки товара, в соответствии с действующей редакцией INCOTERMS
• условия и сроки оплаты товара
• номер и дата контракта и спецификации, в соответствии с которыми поставляется товар
• наименование товара, его артикулы, серийные номера и прочая значимая информация
• код товара в соответствии с
• количество товара, его вес и стоимость
• страна происхождения товара
• наименование производителя товара
• подпись продавца с указанием ФИО и должности лица, подписавшего документ
• печать продавца

Наличие указанных данных контролируется таможенными органами при таможенном оформлении.Инвойс желательно оформлять на фирменном бланке продавца. Подписывать инвойс должен человек, подписавший контракт.

В случае различия подписей, таможенный орган потребует предоставить документ, подтверждающий право лица, подписавшего инвойс, на такие действия.Таможня принимает все документы на русском языке, поэтому от вас потребуют перевод инвойса. Избежать этого возможно, составив двуязычный вариант документа.Постарайтесь убедить своего контрагента в необходимости неукоснительного выполнения приведенных нами рекомендаций к заполнению инвойса. Этим вы избежите многих проблем на таможне.Удачного Вам прохождения таможенного контроля!Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе .Бесплатная консультация по телефону:+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)Внимание!

В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Коммерческий инвойс

— это счет, который продавец выписывает покупателю.

Экспортер должен выписать инвойс одновременно с отгрузкой товаров и направить его иностранному покупателю. Инвойс является основанием для перечисления денег и свидетельствует о том, что у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

Инвойс используется на таможне для обоснования фактурной стоимости товара (стоимости товара по контракту), расчета и декларирования таможенной стоимости. Для перечисления иностранным покупателем аванса экспортер может выписать проформу-инвойс, в которой указываются предварительные данные для осуществления платежа.

Выписанный позднее коммерческий инвойс содержит уже точные фактические данные, полученные на основе сведений о произведенной отгрузке товаров. Инвойс составляется на языке, понятном для обоих партнеров, как правило, на английском.

В инвойсе обязательно указываются наименование организации-экспортера и ее юридический адрес, данные о наименовании товара, количестве и цене за единицу, базовые условия поставки, определенные по Международным правилам толкования торговых терминов «Инкотермс». Эти же данные записаны и в контракте.

Общую сумму товара к оплате указывают в валюте, установленной контрактом. Для обозначения валюты используют буквенный код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют ОК 014-2000, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 N 405-ст.

В графе «Условия платежа» фиксируются банковские реквизиты: номер счета, наименование и адрес банка, номер корреспондентского счета, а также срок оплаты и другие данные, необходимые для осуществления платежа.

В гл. 21 НК РФ и Правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, при осуществлении экспортных операций не установлен особый порядок составления и регистрации счетов-фактур.

Законодательно предусмотрено, что при получении авансов по экспортным операциям счет-фактура не выписывается. В остальных случаях при реализации товаров (работ, услуг) на экспорт счет-фактура составляется, и он регистрируется в общеустановленном порядке (п. 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ).