11. Службова записка.

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1. Адресат {Керівникові проекту «Україна дітям» Висоцькому А. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант (кафедра історії та культури української мови; до­цента кафедри філософіїКозачука С. В.)

3. Назва виду документа {Доповідна записка; Пояснювальна за­писка; Рапорт).

4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Доповідна записка — це документ на ім’я керівника установи, у яко­му повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням — внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини — описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині розкриті пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

Взірець рапорту з резолюцією:

Бойку Г. М. Ректорові Національного

Підготувати проект наказу педагогічного університету

до 15.07.2010 імені М.П. Драгоманова

підпис академікові АПН України

02.07.2010 професору Андрущенкові В.П.

директора Інституту історичної освіти

професора Сушка О. О.

РАПОРТ

Доводжу до Вашого відома, що для завершення організаційної роботи в приймальній комісії, формування особових карток і підготовки індивідуальних планів студентів першого курсу Інституту історичної освіти старший викладач кафедри культури української мови Підкамінна Людмила Володимирівна розпочинає роботу з 07 серпня 2010 року.

Директор Інституту проф. О.О. Сушко

Пояснювальна записка — 1) це документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи; 2) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту), в якому обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, призначення, актуальність і новизна).

Пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації, у деяких випадках — з ініціативи підлеглого.

Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи, оформлю­ють на стандартному аркуші, що виходить за межі установи — на бланку і реєструють.

Рапорт

У этого термина существуют и другие значения, см. Раппорт (значения). Командир принимает рапорт, (ОКСВА). Командующий ВДВ Колмаков принимает доклад, 2004 год.

Ра́порт (от фр. rapport, rapporter — доносить, докладывать) — донесение, официальный устный или письменный доклад (сообщение) от нижестоящего к вышестоящему, преимущественно в военном деле, при обращении к начальникам (командирам) в процессе служебной деятельности о чём-либо, а также о выполнении взятых на себя обязательств.

Рапорт может содержать отчёт о проделанной работе или обращение к начальству.

В морском словаре «Рапорт» — документ, подаваемый в таможню государства прибытия судовладельцем или его агентом при прибытии судна в порт с указанием подробных данных о составе на судне грузов, пассажиров, последнем порте погрузки и месте выгрузки грузов и пассажиров.

В служебном документе — рапорте, военнослужащим доносятся командиру (начальнику), по устанавливаемой форме, вопросы связанные с выполнением служебных обязанностей, несением службы и другие. В виде рапорта оформляются также просьбы, предложения и заявления военнослужащих.